Contexte :
Une Entreprise, leader international dans la promotion immobilière et le développement des villes durables, est une multinationale qui crée des villes à grande échelle et à usage mixte en suivant une approche à long terme. Via sa filiale au Sénégal, elle est en démarrage d’activités au Sénégal avec les projets suivants :
- « Son 1er projet » est de construire des logements économiques, des logements de moyen et de haut standing.
Ce projet consiste à la création d’une ville neuve qui sera dotée de toutes les commodités : .
centre-ville, équipements urbains, et surtout de parcs et lieux verts avec un accent particulier sur son aspect durable qui intègre le recyclage des eaux usées et l’utilisation des énergies renouvelables, etc...
« Son 2ème projet » est constituée d’un ensemble d’immeuble de 9 à 11 niveaux, comprenant des appartements, des commerces et des commodités telles que piscine, salle de sport, salle des fêtes etc. Ce projet propose une vie citadine dans les étoiles et une vue surplombant Dakar, en ligne droite du Monument de la Renaissance Africaine et à côté de toutes les commodités qu’offrent la ville de Dakar en termes de commerces, restaurants, hôtels et de transport (sur une voie principale donnant directement sur la VDN, à proximité de la ligne du BRT). Dans le but d’assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l’entreprise, nous cherchons un office manager qui travaillera dans le département Direction Finance :
• Secteur : Construction et Promotion Immobilière
• Localisation : Dakar
• Type de contrat : contrat d’essai suivi de CDD, pouvant aboutir en un CDI – Temps plein
• Rattachement hiérarchique : Responsable Comptable
• Rémunération : selon l’expérience + intéressements

Objectifs du poste :
L’office Manager aura pour mission principale de fournir un soutien administratif,organisationnel, opérationnel et communicationnel de haut niveau à l’ensemble des départements. Ce rôle nécessite une excellente maîtrise du français et de l’anglais obligatoire, ainsi qu’une capacité à gérer des tâches variées dans un environnement dynamique et international. L’office Manager devra optimiser l’efficacité et la fluidité des opérations quotidiennes de l’entreprise en coordonnant et en assurant une communication fluide avec les différentes parties prenantes internes et externes.

Responsabilités et résultats attendus :
1. Gestion des locaux :
- Gestion des stocks des fournitures de bureau, des produits d’entretien et de restauration

1 - Gestion des contrats de locations et d’entretien (électricité, eau, plomberie, climatisations…etc)
- Gestion des équipements
- Organisation des espaces de travail

2. Gestion Administrative :
- Traitement des courriers
- Organisation des dossiers
- Gérer les appels téléphoniques et les emails en assurant un filtrage efficace.
- Accompagnement des visiteurs, des nouveaux collaborateurs, organisation des formations

3. Communication interne et externe :
- Transmission des informations - Facilitation de la communication et gestion des flux d’informations
- Organiser des réunions et des événements internes et externes (séminaires, déplacements internationaux, etc.).

4. Gestion des projets :
- Suivi des projets, coordination des équipes, gestion des risques Compétences et capacités requises :

1. Langues :
- Parfaite maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) indispensable.
- Wolof parlé
- Une autre langue nationale Sénégalaise ou plus généralement Ouest Africaine serait un plus

2. Compétences techniques :
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office Suite : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des outils de gestion de projet et de communication (Teams, Slack, Trello, etc.).

3. Compétences organisationnelles :
- Excellente gestion du temps et des priorités.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
- Rigueur, précision et sens du détail.

4. Compétences relationnelles :
- Forte capacité à communiquer avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
- Discrétion et confidentialité absolues.
- Sens de l’initiative et autonomie.

5. Expérience :
- Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’office manager de préférence dans un environnement international.
2- Expérience dans le secteur de l’hôtellerie serait un plus.

Qualités personnelles :
- Professionnalisme et intégrité.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Esprit d’équipe et sens du service.
- Résistance au stress et capacité à gérer des situations complexes.

Conditions de travail :
- Environnement dynamique et international.
- Déplacements occasionnels à prévoir.
- Rémunération attractive selon profil et expérience.