• Titre du poste : Assistant·e Admin, Ressources Humaines et Comptable
• Statut : Consultant·e
• Durée du Contrat : 6 mois renouvelables
• Lieu de Services : Dakar

À propos de WeForest
WeForest est une ONG internationale dont le siège est à Bruxelles, avec des équipes et des projets en Afrique et en Amérique latine, axés sur cinq priorités programmatiques. Chez WeForest, nous démontrons que la restauration des forêts et des paysages, centrée sur les communautés, peut constituer une solution aux plus grands défis auxquels sont confrontés les populations, la nature et le climat aujourd’hui. En mettant en œuvre les meilleures pratiques de restauration des forêts et des paysages, nous améliorons activement les moyens de subsistance des communautés locales grâce à l’agroforesterie, nous restaurons les systèmes naturels et nous renforçons la biodiversité.

But du Poste :
L’assistant·e Admin. RH et Comptable est un·e professionnel·le polyvalent·e qui combine des tâches d’administration du personnel et de comptabilité de base. Ses responsabilités incluent la gestion des éléments courants liés aux employés (congés, arrêts de travail, recrutement, etc.), la tenue des livres comptables, le traitement des factures, le suivi de la trésorerie, la gestion des commandes et des livraisons, la gestion de la logistique et des approvisionnements, etc. Le tout à travers une bonne maîtrise des outils informatiques et en respectant les règles de confidentialité.

Tâches Principales

A) Ressources Humaines (RH) :
• Assurer la gestion administrative du personnel (suivi des absences, congés, etc.).
• Gérer les documents liés à l’embauche et au suivi du personnel (salariés et consultants).
• Assurer le suivi des aspects liés à la santé et la prévoyance.
• Assurer la gestion des relations avec les prestataires.

B) Comptabilité :
• Tenue du journal de caisse.
• Réalisation des rapprochements bancaires (carte KBC et Compte Wave).
• Analyse des rapports financiers soumis par les partenaires et les prestataires.
• Participation à l’élaboration du budget annuel et des budgets des projets
• Utilisation des outils bureautiques comme Excel, Dropbox, one drive.
• Appuyer les partenaires dans la gestion financière des projets appuyés par WeForest
• Analyser le respect des procédures de contrôle interne par les partenaires et formuler des recommandations
• Vérifier la validité et la conformité des factures issues des projets, des partenaires et prestataires
• Contribuer au respect des législations fiscales et sociales au niveau national

C) Administration Générale :
• Réalisation de tâches administratives diverses (courriers, téléphone, saisies diverses).
• Préparation des missions terrains des membres de l’équipe, des consultants et des prestataires (logistiques, réservations, achat billets, prise en charge et perdiem)
• Organisation et suivi des informations et documents.
• Participer aux dossiers d’appel d’offres conformément aux procédures de WeForest
• Appuyer la Country Représentative dans l’élaboration des budgets des plans et programmes d’investissement
• Gérer et suivre les classeurs administratifs des projets dans Dropbox
• Gérer les fournisseurs (achats, logistique, entretien et réparations…)
• Suivre les échéances des contrats d’assurance
• S’assurer de la disponibilité des moyens logistiques pour les évènements et les activités liés au bureau et aux projets de WeForest au Sénégal
• Se déplacer pour des besoins ponctuels liés aux projets
• Appuyer à l’organisation et à la tenue des réunions et séminaires

Compétences requises:
• Compétences techniques: Maîtrise des outils bureautiques comme Excel, Word, PowerPoint, Dropbox, et bonnes capacités rédactionnelles.
• Qualités personnelles: Rigueur, organisation, autonomie, discrétion, sens de l’écoute et bonnes qualités relationnelles.
• Compétences transversales: Savoir travailler en équipe, respecter les délais et faire preuve d’initiative.
• Formation: Un diplôme de niveau Bac +2 (par exemple un BTS en gestion). Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire