Description du poste
Chargé(e) des Finances et des subventions du projet Voix et leadership des femmes renouvelé (vlfr).

Caractéristiques du poste
• Lieu : Dakar, Sénégal
• Type de contrat : Contrat d’une durée d’un (1) an renouvelable
• Catégorie d’emploi : Finance
• Département : Opérations
• Équipe : Finance
• Heures : 40 h / semaine
• Travail flexible
Nous considérons que l’adoption de régimes de travail flexibles est indispensable pour construire l’avenir d’Oxfam. Par conséquent, nous sommes disposés à envisager un régime de travail flexible qui pourrait vous convenir. Nous pensons que ce rôle serait particulièrement bien adapté à un employé travaillant à temps plein dans un bureau.

Engagement en faveur de la diversité et de l’inclusion
Nous nous engageons à garantir la diversité et l’égalité des genres au sein de notre organisation.
Objectif du département
Le Département des Opérations joue un rôle essentiel dans le renforcement de l’impact stratégique d’Oxfam au Sénégal. Son rôle consiste à garantir un engagement stratégique doublé d’un soutien technique et à encourager le respect des règles et la redevabilité. Il travaille en étroite collaboration avec notre principal partenaire Affilié (Oxfam America) tout en tenant compte des spécificités des programmes et des projets mis en œuvre par l’équipe Pays.
Objectif de l’équipe
L’équipe financière gère et fournit une gestion financière et des services comptables proactifs, efficaces et efficients aux programmes d’Oxfam au Sénégal, en démontrant les meilleures pratiques et en garantissant la redevabilité.

Objectif du poste
Oxfam met en œuvre le projet « Voix et Leadership des Femmes Renouvelé » au Sénégal. Le projet entend contribuer à l’autonomisation des femmes et des filles, à la protection de leurs droits et à la réalisation de l’égalité des sexes au Sénégal, et ce, conformément aux résultats du programme « Voix et Leadership des Femmes Renouvelé ». Il aidera à relever les défis auxquels sont confrontées les organisations de défense des droits des femmes et les femmes défenseures des droits des femmes au Sénégal en soutenant leur gestion et leur viabilité, la qualité des services offerts à la population et l’efficacité des actions conjointes en faveur des politiques publiques qui profitent aux femmes et aux filles. Cet objectif sera atteint en renforçant les capacités organisationnelles par la formation et l’apprentissage par les paires, en fournissant un financement de base pluriannuel ainsi qu’un financement flexible à court terme pour les organisations naissantes, et en créant des espaces et des opportunités pour que le mouvement féministe sénégalais se développe.
Le/La Chargé(e)/e des finances et des subventions aura pour principal rôle de tenir la comptabilité du projet et d’aider à établir les rapports financiers. Il ou elle assurera également le suivi administratif et financier des fonds et des subventions octroyés aux partenaires.


Rattachement hiérarchique
• Responsable hiérarchique : Responsable des Opérations
• Gestion matricielle : Coordonnateur(trice) du projet
• Fonctions relevant de ce poste: NA
• Responsabilité budgétaire: NA
• Portée géographique: L’ensemble du pays

Impact
Le/La titulaire de ce poste est au service de l’équipe de coordination et des partenaires et établit régulièrement des rapports courants. Le poste a un impact important sur l’efficacité du projet VLFR et sur les dépassements/sous-utilisations du budget du département.
Le/la titulaire du poste est appelé(e) à se présenter auprès du personnel, des partenaires et des collègues des organisations affiliées à Oxfam et à représenter l’organisation auprès des fournisseurs externes et des organismes gouvernementaux.

Responsabilités clés (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)
Technique
Enregistrement de transactions
• Veiller à ce que les documents bancaires et de caisse soient minutieusement vérifiés pour s’assurer de leur exhaustivité et exactitude et de l’intégrité des données, avant de les reverser dans le système comptable et de transférer ce dernier en temps opportun.
• Générer des bons de commande, s’assurer qu’ils correspondent aux différentes factures et procéder au traitement des paiements conformément aux politiques et procédures.
• S’assurer que chaque bordereau de paiement est justifié par une documentation appropriée et complète et que les justificatifs de paiement sont conformes aux politiques et procédures d’Oxfam et à toute autre politique et procédure pertinente, avec les approbations / autorisations appropriées avant que les paiements ne soient effectués et justifiés par des tableaux réconciliés.
• Préparer et reverser l’ensemble des comptes-rendus autres que les comptes-rendus de caisse et de banque en procédant à un codage budgétaire complet et précis des transactions et en les reversant en temps utile dans le système comptable pour examen par le/la Responsable des Opérations.
• Répondre aux questions des banques concernant le traitement des dépenses.

Classement, synthèse et rapprochement des transactions
• Préparer et soumettre le grand livre mensuel des décaissements et autres états financiers.
• Préparer le bilan mensuel en veillant à une classification précise et pertinente des transactions inscrites au bilan dans les comptes de bilan appropriés.
• Vérifier les relevés bancaires mensuels et effectuer les rapprochements bancaires.
• Maintenir tous les dossiers ou fichiers comptables et financiers.
• S’assurer que les comptes de bilan sont entièrement réconciliés chaque mois et qu’ils sont soumis au Responsable des Opérations pour examen dans les délais convenus.
• Tenir et actualiser les tableaux de suivi des bilans dans les délais convenus (sauf pour les facilités de caisse et les dépenses personnelles).
• Rapprocher les dépenses de petite caisse.
• Assurer le suivi en temps opportun des comptes personnels, c’est-à-dire des facilités de caisse, des avances sur salaire et des rapprochements.
• Travailler avec le personnel comptable du siège pour effectuer le rapprochement des rapports sur les écarts et procéder aux ajustements correspondants.
• Mettre en œuvre et respecter les politiques et procédures financières.
Suivi des dépenses
• Assurer un suivi régulier de tous les débiteurs et créanciers dans les registres financiers, en veillant au recouvrement rapide des dettes et au paiement rapide des créanciers, et en recommandant en temps utile des radiations au Responsable des Opérations, le cas échéant.
• Assurer le suivi des dépenses financières et des budgets-pays selon les directives du ou de la Coordonnateur(trice) du projet.
Gestion des contrats de subvention
• Conserver le temps nécessaire et de manière appropriée des informations clés – proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les donateurs – et gestion des revenus.
• Assurer la maintenance des systèmes d’information sur les subventions et les dossiers sur les contrats avec les partenaires.
• Appuyer les partenaires pour qu’ils respectent pleinement les conditions d’octroi des subventions
• Maintenir le lien avec la personne de référence chez Oxfam Québec, notre partenaire Affilié dans la gestion de ce projet, pour traiter les questions de conformité.
• Assurer le partage d’informations et la formation des partenaires sur l’élaboration des rapports et la compréhension des exigences du bailleur.

Autres responsabilités
• Participer à la clôture des comptes annuels.
• Participer au processus de contrôle interne et aux audits comptables et financiers du bureau-pays
• Aider à la préparation du budget opérationnel et du plan stratégique.
• Informer le ou la Responsable des Opérations de toute divergence, question ou problème majeur et contribuer à leur résolution.
• Accomplir d’autres tâches connexes raisonnables, telles qu’assignées par le supérieur hiérarchique, le responsable matriciel ou un autre membre de l’équipe dirigeante.

Dimensions de base (voir les profils de rôle standard)
Les responsabilités ci-après ne sont pas exhaustives. Elles ont pour but de donner une idée claire de la nature et de la portée des emplois correspondant à ce grade :
• Traitement des demandes (général) – large éventail de questions internes et externes, y compris des informations détaillées.
• Supervision du traitement quotidien – résolution des problèmes.
• Conseils détaillés.
• Contribution aux procédures et à la stratégie.
• Interventions dans le cadre projets.
• Formation en cours d’emploi – dispense d’une formation
• Les problèmes varient mais il existe généralement des solutions reconnues.
• Gérer son propre temps pour atteindre les objectifs de l’équipe et/ou du pays.


Profil du titulaire du poste
Chaque membre du personnel d’Oxfam doit, avant tout, être en mesure :
d’incarner nos valeurs d’inclusion, de redevabilitté, d’autonomie, de courage, de solidarité et d’égalité.
de s’engager à respecter les attributs de notre organisation (notamment en adhérant à notre Code de conduite)

• S’engager à respecter nos principes afférents au respect des droits de la femme et à les appliquer dans votre comportement de tous les jours et dans le cadre de votre travail. Soyez prêt(e) à poursuivre votre apprentissage dans ce domaine, en étant redevable aux personnes subissant une forme d’oppression fondée sur l’identité, notamment le sexe, la race/l’appartenance ethnique, le handicap ou l’identité de classe.
• S’engager à suivre la formation d’Oxfam en matière de protection des droits et à adhérer aux politiques pertinentes en vigueur, afin de veiller à ce que toutes les personnes rejoignant Oxfam soient dans les meilleures conditions de sécurité possibles.


Expérience, connaissances et compétences
Indispensables
• L’humilité. Il convient de faire passer le « nous » avant le « moi » et de mettre l’accent sur la force du collectif, de stimuler l’équipe et de miser sur les points forts de chaque individu. Nous ne sommes pas préoccupés par le pouvoir hiérarchique et nous nous engageons à faire confiance aux connaissances et à l’expertise d’autrui à tous les niveaux de l’organisation et à les valoriser.
• Responsabilité mutuelle. Capacité à expliquer les décisions et la manière dont elles ont été prises conformément aux valeurs organisationnelles de l’OI. Nous acceptons d’être tenus responsables de nos actes et de notre comportement, car nous tenons également les autres responsables, dans un esprit de cohérence
• Capacité d’écoute. Avoir une bonne capacité d’écoute, c’est-à-dire la capacité d’identifier les niveaux de pensée les plus profonds et des hypothèses tacites. Faire passer des messages clairs aux autres, et tenir compte des différentes préférences.
• Conscience de soi. Être en mesure de développer un degré élevé de conscience de ses propres forces et faiblesses et de son impact sur les autres. La conscience de soi permet de modérer et d’autoréguler les comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à bon escient.

Autres critères
• Diplôme dans un domaine pertinent et/ou comptable partiellement qualifié (DEC ou BTS en comptabilité ou équivalent).
• Expérience pertinente dans la prestation d’une gamme de services d’appui financier, idéalement dans les ONG et les organisations communautaires.
• Maîtrise de logiciels informatiques (Software, Excel, Access, Internet) et d’un logiciel standard de comptabilité.
• Expérience avérée du fonctionnement des systèmes comptables informatisés et des systèmes de codage et de leur utilisation.
• Capacité à gérer des priorités multiples ; à gérer des ressources et à travailler dans le respect des délais avec un minimum de supervision.
• Niveau élevé de compétences en calcul, de précision et d’analyse, et aptitude à planifier de manière efficace.
• Maîtrise des pratiques et principes généralement admis en matière de comptabilité et d’audit.
• Bonne maîtrise du français et capacité à travailler et à communiquer en anglais.
• Bonne connaissance opérationnelle des procédures, systèmes et pratiques de gestion de bureau.
• Bonne compréhension de la gestion du cycle du programme

Souhaitable
Bonne maîtrise des systèmes juridiques locaux applicables à la comptabilité.
Recrutement plus sécurisé
Oxfam s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, le manque d’intégrité et l’inconduite financière. Oxfam s’engage également à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de l’ensemble de son personnel et des volontaires qu’ils souscrivent à ce même engagement en respectant notre code de conduite. Nous tenons absolument à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler pour notre organisation. Les offres d’emploi seront assujetties à des références satisfaisantes et à des vérifications appropriées, qui peuvent inclure des vérifications portant sur le casier judiciaire et le financement du terrorisme.