Date de l’offre: 06/06/2024
Validité de l’offre: 20/06/ 2024
Organisation: Bibliothèques Sans Frontières Sénégal
Fonction: Assistant.e administration, finances et comptabilité
Secteurs d’activités: ONG
Lieu de travail: Dakar
Type de contrat: CDD de 12 mois, renouvelable

I. A propos de Bibliothèques Sans Frontières (BSF) :
Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.

Pour plus d’informations, visitez www.bibliosansfrontieres.org

II. Positionnement dans l’organigramme
Sous la supervision de la Chargée de l’Administration, des Finances et de la Logistique (AFL), l'assistant(e) en administration, finances et comptabilité jouera un rôle clé dans la gestion des tâches administratives, financières et comptables du projet. Ce poste exige une collaboration étroite avec l’équipe et un soutien technique essentiel à la mise en œuvre efficace du projet.

III. Rôles et responsabilités
Sous la responsabilité directe de la Chargée AFL , l’Assistant.e administration, finances et comptabilité assure les missions suivantes:

1/ COMPTABILITE
- Tenir la comptabilité suivant les normes de l’organisation et du bailleur de fonds ;
- Assister la Chargée AFL dans la préparation et le paiement des impôts, CSS,IPRES etc. dans les délais requis et légaux;
- Vérifier les bons de commande pour paiement conformément aux procédures établies ;
- Effectuer la tenue adéquate des livres comptables(caisse et banque);
- Garantir le respect des procédures internes de BSF, en particulier des procédures d’achat, et les seuils de validation en fonction du bailleurs de fonds (PAM)
- Préparer les analyses, factures, fiches, formulaires (DED, bons de commande, reçus, etc.) et registres nécessaires à la gestion des pièces comptables;
- Etablir et collecter les pièces justificatives et les soumettre pour vérification et approbation;
- Assurer la tenue journalière de la caisse, de son registre et de ses rapports;
- Effectuer le suivi du niveau de la caisse pour soumettre la demande de son réapprovisionnement;
- Préparation et paiement des avances et des frais de mission pour des événements divers du projet et leur décompte;
- Préparation de paiements divers pour les fournisseurs et prestataires de service;
- Effectuer la collecte et le classement des pièces justificatives et les soumettre régulièrement pour vérification et transmission à qui de droit ;

- 2/ ADMINISTRATION-FINANCE
- S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs
- Participer à la préparation et soumission des rapports financiers à soumettre au bailleur de fonds
- Assurer l’enregistrement de l’arrivée et du départ de tout document officiel et distribuer le courrier reçu aux destinataires;
- Participation aux réunions et aide à leur documentation par la prise de procès-verbaux, et assistance à l’organisation d’événements pour l’organisation ;
- Effectuer toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique dans les domaines de ses compétences.
- Appuyer les équipes projets dans l’organisation de leurs missions et déplacements (réservations de transports, logements, perdiems, demandes éventuelles de visa, etc.)

IV. Formation et expériences
• Expérience de minimum deux ans dans un poste similaire, de préférence au sein d’une organisation internationale
• • Formation universitaire (comptabilité ou finance)
• • Langues : français, l’anglais est un plus
• • Informatique : Word, Excel et PowerPoint indispensables
• • Maîtrise de logiciels de gestion est un plus