Terrou-bi Resort Dakar recrute un Coordonnateur (trice) evenementiel (01) H/F.

Missions principales
Profil recherché

• Contribuer au succès des évènements, coordonner les différentes équipes opérationnelles afin de délivrer les services et prestations réservées,
• Participer à l’accroissement du chiffre d’affaires à travers de l’upselling,
• S’assurer de la pleine satisfaction des clients et les fidéliser.
• Etre le relais du service commercial évènementiel/groupe une fois le dossier confirmé avec un paiement d’acompte ou réception de bon de commande avec la signature du contrat de prestations signé,
• Actualiser les réservations dans Opera (Sales & Catering et PMS) en cas de modifications après transmission du dossier (enregistrement de rooming lists, mise à jour des factures à envoyer au client, mise à jour des blocks hébergement et salles de réunions/restauration).
• Suivre la réception des prépaiements, effectuer les relances, veiller au respect des délais de règlement,
• Diffuser les feuilles de fonction et de route auprès des équipes opérationnelles,
• Organiser et animer les réunions internes de feuilles de fonction et de route.
• Assurer la coordination avec les équipes opérationnelles (restauration, hébergement, technique, sécurité et IT) en cas de demande de changements des clients.
• Faire montre d’anticipation des besoins des clients et prendre des initiatives pour optimiser les ventes et la satisfaction des clients,
• Augmenter le chiffre d’affaires à travers la vente de prestations complémentaires ou annexes aux clients
• Veiller à la bonne préparation des évènements clients et des séjours des groupes
• Accueillir les clients au début de chaque manifestation,
Assurer le bon service des prestations commandées par les clients dans le Resort,
• S’assurer de la bonne livraison et de la qualité des prestations des évènements et des séjours clients,
• Accompagner les clients tout au long de leurs évènements et de leurs séjours,
• Contrôler le niveau de satisfaction des clients vis-à-vis des services et prestations fournies,
• Communiquer les commentaires des clients (retours positifs et négatifs).
• Veiller à la fin de chaque manifestation que tous les collatéraux des clients soient rendus et retirer les affiches,
• Participer à la fidélisation des clients.
• Veille à offrir un accueil (téléphonique, écrit ou physique) de qualité et à respecter l’ensemble des standards établis par le Terrou-Bi Resort.
• Participer à la gestion des plaintes des clients,
• Vérifier la facturation de toutes les prestations banquets au jour le jour avec l’équipe banquet, envoyer la facture globale au client à la fin de la prestation.
• Réaliser un pointage journalier des factures hébergement avec la réception afin de vérifier l’exactitude des tarifs affichés et les prestations contractuelles à poster dans OPERA.


Compétences requises
• Connaissance parfaite d’OPERA (Sales & Catering et PMS)
• Connaissance parfaite des produits et services du complexe
• Connaissance parfaite des procédures et conditions de ventes stipulées dans nos contrats de ventes
• Bonne maîtrise de l’Anglais et du Français parlé et écrit
• Maîtrise des outils informatiques (internet, emails, Excel, Word, Opera)
• Maîtrise des arguments et techniques de vente et négociation
• Maîtrise de la gestion de son temps et de ses priorités
• Disponibilité et flexibilité
• Aisance relationnelle, sens du service, esprit d’équipe
• Polyvalence, diplomatie, rigueur, organisation
• Sens commercial, écoute active
• Capacité d’analyse, sens du conseil, force de proposition
• Adaptation, gestion du stress
• Discrétion et confidentialité.

Contraintes: travail le soir et les weekends