Description

Rôles et responsabilités

• Gérer la réception et assurer l’interface avec les visiteurs du bureau;
• Veiller à ce que la zone de réception soit propre et attrayante, que le mobilier soit correctement disposé et que les magazines, brochures, journaux quotidiens et autres documents soient à jour ;
• Gérer le standard téléphonique, assurer une communication fluide entre APHRC et les parties externes ;
• Gérer le bureau du Directeur Régional de WARO et répondre aux questions en son absence ;
• Fixer des rendez-vous pour le Directeur Régional de WARO si nécessaire
• Gérer les réunions du personnel de WARO, y compris la programmation, la réservation des salles de réunion, la préparation de la documentation et la rédaction des procès-verbaux si nécessaire ;
• Identifier les points d’action au cours des réunions et assurer le suivi avec les parties concernées pour garantir leur réalisation ;
• Maintenir un système efficace d’enregistrement et de classement des contrats, des activités de projet, des correspondances et des documents pour une référence rapide et facile ;
• Rassembler les mises à jour de WARO pour le site web, l’intranet, le bulletin d’information et le rapport annuel ;
• Mettre à jour la base de données des contacts avec les contacts pertinents du personnel;
• Apporter un soutien à la préparation et à la mise en forme des contrats et des rapports
• Gérer toute la logistique des conférences et des ateliers ;
• Gérer la petite caisse du bureau
• Gérer les demandes d’achat, traiter les commandes et les commandes locales, recevoir les factures, envoyer le certificat de service rendu et le transmettre pour paiement aux finances ;
• Réceptionner les articles de papeterie ;
• Traiter les demandes de cartes d’accès et les cartes professionnelles des nouveaux membres du personnel ;
• Traiter et distribuer l’allocation d’appel/Internet au personnel éligible


Informations supplémentaires

• Au moins deux ans d’expérience pertinente dans un environnement de bureau actif, de préférence au sein d’une ONG, d’un organisme de recherche ou d’un grand programme de recherche
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler sous pression
• Une expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel sera un atout supplémentaire