Dans le cadre du renforcement de ses effectifs, un important établissement financier à caractère bancaire lance un appel à candidatures en vue du recrutement d’un Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (H/F)

Missions
Le Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage a pour missions de :
• Encadrer les collaborateurs et les supporter dans la réalisation de leurs tâches ;
• Assurer la planification annuelle et le suivi des projets et taches conformément à la stratégie de l’entreprise ;
• Améliorer les démarches de réalisation et la qualité des livrables ;
• Veiller et participer à la formalisation des procédures ;
• Veiller et participer à la réalisation des missions d’assistance à maitrise d’ouvrage ;
• S’assurer de la formalisation et du respect des procédures d’exploitation de l’entité.

Activités du poste par mission
Encadrer les collaborateurs et les supporter dans la réalisation de leurs taches :
• Clarifier aux collaborateurs leurs tâches et les objectifs à atteindre ;
• Motiver les équipes et les mobiliser pour la réalisation des projets et orientations de l’entreprise ;
• Soutenir les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches et renforcer leur autonomie ;
• Mettre en place des indicateurs de suivi des performances ;
• Encourager l’esprit d’initiative et le partage des informations dans le cadre de l’optimisation des processus de travail.
• Assurer la planification annuelle et le suivi des projets et tâches conformément à la stratégie de l’entreprise :
• Etablir, proposer et faire valider le plan d’action annuel conformément aux orientations stratégiques de l’entreprise ;
• Suivre la réalisation des projets et actions du plan d’action ;
• Prendre en charge les mises à jour du plan d’action validées lors des comités correspondant.
Améliorer les démarches de réalisation et la qualité des livrables :
• Arrêter la démarche projet, respectant les normes, commune pour l’entreprise et veiller à son amélioration continue ;
• Veiller à l’adoption de démarches par l’ensemble des intervenants projets ;
• Veiller à la mise en place de modèles de livrables correspondants à la démarche projet ;
• S’assurer de la qualité de l’ensemble des livrables projets et les valider avant leur diffusion.

Veiller et participer à la formalisation des procédures :
• Veiller à la prise en charge des besoins en procédures exprimés par les différentes entités de l’entreprise ;
• Etablir et mettre à jour une cartographie des procédures de l’entreprise ;
• Veiller à une revue régulière des procédures pour contrôler l’opportunité de leur mise à jour ;
• Contrôler les procédures établies avant diffusion pour validation ;
• Faire le suivi de déploiement des procédures après formalisation et la validation ;
• Veiller à la formalisation des procédures.
• Participer à la formalisation des procédures :
• Prendre en charge les besoins de formalisation des procédures exprimés par les différentes entités de l’entreprise ;
• Conception, optimisation et formalisation des procédures suivant les remontées des utilisateurs ;
• Collecter les processus à couvrir par des procédures formalisées ;
• Recueillir le fonctionnement proposé par les utilisateurs et concevoir un fonctionnement optimisé ;
• Identifier les outils et moyens nécessaires à un traitement efficient du processus arrêté ;
• Formaliser les procédures de fonctionnement et les faire valider avec les utilisateurs ;
• Diffuser les procédures et communiquer sur le nouveau fonctionnement.
• Veiller et participer à la réalisation des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :
• Assurer la coordination et l’assistance à maîtrise d’ouvrage des projets ;
• Assister les équipes métiers lors de l’expression des besoins ;
• Formaliser les spécifications fonctionnelles précisant les règles de gestion ;
• Formaliser le cahier de recette en collaboration avec la maitrise d’ouvrage ;
• Réaliser le suivi du planning et de l’avancement du projet ;
• Coordonner les actions des différents intervenants dans le projet ;
• Analyser les solutions pour assurer la prise en charge de l’activité liée au produit par l’organisation de l’entreprise ;
• Réaliser les manuels d’utilisation, d’exploitation et les supports de formation.

Participer à la réalisation des missions d’assistance à maitrise d’ouvrage :
• Etude d’opportunité et de faisabilité du projet incluant les estimations de cout et de charge, alloués au projet ;
• Réaliser les cahiers des charges incluant les besoins fonctionnels et techniques, les normes et la qualité attendue ;
• Pilotage et coordination des activités des différents acteurs du projet ;
• Conduite des procédures d’appel d’offres et de la passation de marchés le cas échéant ;
• Vérification des livrables en conformité avec le cahier des charges ;
• Mise en œuvre du plan de communication, de formation et d’exploitation.
S’assurer de la formalisation et du respect des procédures d’exploitation de l’entité :
• Identifier et cartographier les tâches d’exploitation de l’entité ;
• Formaliser les procédures et veiller à leur intégration au référentiel des procédures de l’entreprise ;
• Veiller à la mise à jour des procédures au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation et des taches ;
• Respecter les procédures et veiller à leur respect par l’ensemble des équipes.

Compétences requises
Qualifications
• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+5 d’une Ecole d’Ingénieur ou de Commerce ; Expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans dans un poste similaire.

Connaissances théoriques
• Encadrement, support et motivation d’équipe ;
• Modélisation des processus fonctionnels ;
• Normes d’organisation en entreprise ;
• Normes et démarches de gestion de projets ;
• Excellente maitrise du français et usage professionnel de l’anglais ;
• Organisation de travail et bonne maitrise des outils de travail.

Connaissances techniques et méthodologiques
• Techniques de management d’équipe, de communication et de collaboration ;
• Maitrise des normes de gestion des projets ;
• Connaissance des normes des organisations des entreprises ;
• Maitrise de l’outil de formalisation des procédures (par exemple Méga).
• Animation des réunions et de capacité à fédérer autour de propositions ;
• Capacités d’abstraction, d’analyse et de synthèse.
• Connaissance détaillée de la formulation des besoins, de la rédaction des cahiers de
• charges, des spécifications fonctionnelles et des manuels de formation
• Connaissance du déroulement de la recette des solutions informatiques.

Qualités comportementales
• Respect des normes de management de l’entreprise (hiérarchie et reporting) ;
• Respecte l’ensemble des collègues au sein de l’entreprise ;
• Grande capacité d’écoute et de synthèse ;
• Travail d’équipe ;
• Ethique et exemplarité du comportement professionnel ;
• Intégrité, honnêteté, transparence, respect de la hiérarchie, des collègues et des collaborateurs, politesse, ponctualité et assiduité ;
• Esprit d’analyse et d’initiative ;
• Attitude autonome et responsable.