Cadre organisationnel
L’équipe pour l’Afrique de l’Ouest assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO en Afrique de l’Ouest. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec les Représentants de la FAO dans les pays et des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation.

Position hiérarchique
L’assistant (e) Assistant(e) administratif(ve) pour appui aux projets/Programmes relève directement d’un responsable technique au niveau du Bureau Sous-régional, en étroite collaboration avec le responsable de l’administration et entretient également une collaboration étroite avec les équipes de programme, d’opérations et d’administration de la représentation de la FAO pour une prestation de services fluide afin d’atteindre les objectifs de l’organisation

Domaine de spécialisation
Assistant(e) administratif(ve) pour appui aux projets/Programmes effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes

Tâches et responsabilités
• Assurer l’organisation des ateliers, réunions, évènements (en présentiel ou virtuel) du projet au niveau du bureau sous régional et assister dans l’organisation des ateliers hors Dakar : En veillant aux équipements, à l’hébergement, aux voyages des invités (autorisation de voyage TA), à la logistique (réservation de la salle, transport aéroport – bureau – hôtel), visa etc. ;
• Préparer les correspondances et réunir les documents préparatoires destinés aux participants et apporter un soutien administratif pendant les réunions/ateliers, recherche des traducteurs/interprètes etc.
• Gérer la préparation des voyages du Project Management Unit (Visa, TA, Billet d’avion, Per diem (DSA), Justificatifs de fin de mission (TEC), Rapport de retour (fin) de mission (BTOR), etc.).
• Initier les achats (Requête d’achat, recherche de devis, demande d’établissement de bon de commande suivi des factures, demande de règlement auprès de l’Administration de la Représentation, etc.).
• Suivi des dépenses du projet en collaboration avec l’assistante aux opérations
• Assister dans l’élaboration des protocoles d’accords et des dossiers d’appel d’offre
• Organiser les réunions relatives aux projets/programmes à caractère nationale ou internationale
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Saisir des comptes rendus, des documents et des rapports, des lettres etc.
• Gérer le courrier, arrivée et départ y compris préparer le brouillon des lettres, des mémorandums ou des textes.
• Établir et tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des partenaires
• Assurer le classement électronique et l’archivage de documents et de rapports de diverses sources (fichiers partagés).
• Gérer l’approvisionnement en fournitures du Bureau.
• S’acquitter de toute autre tâche de son domaine de compétence qui pourrait lui être confiée par le superviseur.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:
Conditions minimales à remplir
• Éducation de niveau de fin d’études secondaires.
• Deux années d’expérience professionnelle pertinente dans le travail d’appui administratif
• Connaissance courante (niveau C) du français

Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue


Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Une bonne connaissance des procédures de la FAO en matière de gestion de projets ;
• Une bonne connaissance des procédures de la FAO en matière de gestion des ressources humaines ;
• Une bonne connaissance des procédures de la FAO en matière d’organisation des missions de terrain ;
• Une bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés de gestion financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et fonctionnements administratifs.
• Une bonne connaissance des procédures de gestion de projet/programme, de préférence celles adoptées par les Nations Unies ou la FAO.

Critères de sélection
• Expérience professionnelle dans le travail d’appui au projets/programmes est un atout.
• Connaissance moyenne de l’anglais est un atout.
• Compétences informatiques : Connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique