General role information

Titre du poste : Responsable des ressources humaines
Sous la responsabilité de : Directeur Pays
Années d’expérience requises : Au moins 5 ans d'expérience dans un poste de Senior management
Lieu : Dakar -Sénégal
Responsabilité budgétaire ? Oui
Des rapports directs ? Oui

Introduction
MSI Reproductive Choices est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de soins de santé sexuelle et reproductive. Nous pensons que chacun a le droit de choisir d’avoir des enfants par choix et non par hasard.
Avec une large gamme de services de santé de la reproduction, nous nous engageons à fournir des services de qualité, abordables et empreints de compassion pour tous.
Aujourd'hui, notre organisation compte plus de 9 000 membres d'équipe travaillant dans 37 pays à travers le monde. En 2023 plus de 23,3 millions de personnes à travers le monde ont eu accès aux soins de santé sexuelle et reproductive grâce à MSI Reproductive Choices. Notre succès repose sur le fait que les équipes de MSI sont dirigées localement, qu'elles ont l'esprit d'entreprise, qu'elles sont axées sur les résultats et qu'elles sont passionnées par la prestation de soins de haute qualité, centrés sur le client, dans leurs propres communautés. En tant qu'entreprise sociale, nous nous concentrons sur des modèles de prestation, d'efficacité et de financement durables, conçus pour durer, afin que les femmes et les jeunes filles que nous servons aujourd'hui aient également le choix à l'avenir.

Tous membres d’équipe de MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales :
- Motivés par la mission
- Axés sur le client
- Redevables
- Courageux
- Résilient
- Inclusif
Nous savons que l'accès au choix reproductif change la vie. Pour certains, cela peut signifier la possibilité de terminer des études ou de commencer une carrière. Pour d'autres, cela signifie être capable de s'occuper de la famille qu'ils ont déjà. Pour tous, cela signifie la liberté de décider de leur propre avenir, créant ainsi un monde plus juste et plus équitable.

Le rôle
Sous la supervision directe du Directeur Pays de MSI Sénégal, le ou la Responsable des Ressources Humaines a pour mission principale de gérer l’administration du personnel et de la paie, tout en veillant au respect des obligations légales, contractuelles et des politiques internes de l’organisation.
Il/elle joue un rôle central dans la gestion des talents à travers le recrutement, l’intégration, l’évaluation des performances et la rétention du personnel, tout en favorisant un environnement de travail sain, inclusif et motivant.

Le ou la Responsable RH est également chargé(e) de l’élaboration, de la mise en œuvre et du suivi de la politique des ressources humaines, adaptée au contexte du Sénégal, afin de soutenir la mission et les objectifs stratégiques de MSI Sénégal. En tant que conseiller(ère) des managers et des membres de l’équipe de direction, il/elle s’assure que la structure organisationnelle reste pertinente et efficace.
Garant(e) des valeurs et de la culture de MSI, fondées sur la vision « des enfants par choix et non par hasard », il/elle contribue activement au développement organisationnel, à la durabilité financière, à l’amélioration de la productivité et à la croissance de l’organisation. Enfin, il/elle apporte un appui technique constant aux différents départements pour l’application cohérente et efficace des politiques et pratiques RH.

Responsabilités Clès
Gestion administrative et du personnel
- Gérer la paie du personnel ainsi que les autres types de paiements (prestataires, stagiaires,) ;
- Assurer la gestion administrative des contrats du personnel et avertir en avance les Supérieurs hiérarchiques ou le Directeur pays de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
- Concevoir des outils efficaces de travail (tableau de bord, fichier de suivi du personnel fiche de suivi des contrats personnel permanent, stagiaires, prestataires, …) pour ses collaborateurs et les autres membres d’équipe ;
- S’assurer de la bonne gestion du secrétariat (accueil, différents registres bien tenus, bonne gestion du courrier entrant et sortant, archivage)
- S’assurer que les différents processus RH sont respectés (contrats de travail à jour, constitution et tenu des dossiers du personnel, gestion des congés et absences, suivi des timesheets, etc.) ;
- Superviser et faire le suivi de l’application des différentes politiques ainsi que leur diffusion auprès de l’ensemble du personnel à travers une approche informative, formative et adaptée.
- S’assurer de la signature des différentes politiques par l’ensemble du personnel et de leur classement dans les dossiers individuels
- S’assurer de la bonne tenue des bureaux et du respect des normes minimales de confort des employés (ergonomie, santé et sécurité au travail) ;
- Conseiller la direction sur les bonnes pratiques en matière de santé et sécurité au travail ;
- En charge de la communication interne efficace : veiller à une pratique efficace de vulgarisation des informations internes au staff dans les temps ;
- Assurer la souscription à la police d’assurance maladie pour tous les membres du personnel éligibles et être le point focal en charge du suivi des différents besoins, réclamations, remboursement et autres.
- Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi ;
- Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année
- Assurer le lien avec le cabinet d’avocat pour tous les dossiers juridiques
- Appuyer le siège dans la gestion de leurs staffs basés au Sénégal, des politiques de bonne gouvernance ainsi que de toute autre demande.

Recrutement et intégration
- Soutenir les processus de recrutement : publication d’avis de recrutement, réception et premier tri des dossiers, programme des entretiens et ou tests, préparation des dossiers et documents d’interview, vérification des références et tout autre acte nécessaire, communications avec les candidats.
-Assurer les dispositions nécessaires pour les nouveaux membres de l’équipe (ordinateur, téléphone, assurance, adresse email, bureau, etc.)
- Assurer que les dossiers physiques des nouveaux membres d’équipe soient complets et à jour
- Faire un classement de l’ensemble des documents du processus de sélection dans le dossier du concerné.
- S’assurer que les fiches de poste signées sont disponibles dans les dossiers
- Préparer l’intégration du nouveau en concertation avec le responsable : note d’information à l’ensemble du personnel avec un bref résumé sur le candidat et même une photo si disponible, rendre disponible dès le premier jour ses outils de travail, identifier son bureau et veiller à ce que tout soit prêt à l’accueillir ;
- Préparer les documents d’induction pour les nouveaux membres d’équipe et suivre son bon déroulement
- Présenter le nouveau à l’ensemble du staff physiquement, l’installer et l’accompagner dans sa prise de fonction
- S’assurer de la signature des différentes politiques par l’ensemble du personnel

Gestion RH et développement
- Construire et piloter la politique de formation à travers le plan de formation annuel
- Optimiser les besoins et budgets en matière de formation
- Définir une proposition de plan de formation sur la base des évaluations annuelles et des demandes du personnel, et valider la faisabilité et la pertinence aussi bien en termes pédagogiques que budgétaires
- Lancer le processus d’évaluation annuelle du personnel et en assurer le suivi pour son effectivité dans les délais
- Participer à l’élaboration des plans de successions et aux efforts de mise en place d’une gestion de la capacitation du personnel
- Être le point focal de la gestion de la mobilité professionnelle dans l’Organisation
- Organiser et superviser le dispositif de développement des compétences, de gestion des performances et des talents
- Diriger, motiver, évaluer et assurer les possibilités de développement des collaborateurs directs en vue de réaliser les objectifs établis
- Créer et renforcer la collaboration avec les instances représentatives du personnel

Optimisation des structures organisationnelles
- Aligner l’Organisation avec la stratégie globale du siège
- Harmoniser et optimiser les organigrammes et les postes,
- Piloter de concert avec les responsables de département la création et l’actualisation des descriptifs des postes,
- Définir les passerelles métier et manager les changements organisationnels
- Anticiper les besoins en recrutement de l’année n+1 en les faisant figurer dans le HR Forecast, élaboré au cours de l’année n en collaboration avec les différents départements
- Anticiper les départs potentiels du personnel et envisager les remplacements à travers un vivier de talents
- S’assurer que les processus de recrutement sont équitables, transparentes et en conformité avec les procédures

Autres attributions
- Promouvoir les services de MSI SN auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général
- Se tenir régulièrement informé de la législation fiscale et sociale en vigueur au Sénégal et en informer à son supérieur hiérarchique
- Exécuter toutes autres tâches confiées par la hiérarchie dans le cadre du travail

Expérience clé
Pour remplir ce rôle, il est essentiel que vous ayez l'expérience suivante :
- Capacité démontrée à s'épanouir dans un environnement de gestion matricielle.
- Expérience de la résolution de problèmes complexes par l'analyse, la définition d'une marche à suivre claire et la garantie de l'adhésion des parties prenantes nécessaires.
- Démonstration de la capacité à faire bouger les choses, à travailler à un rythme soutenu et à s'appuyer efficacement sur les autres.
- Capacité à initier, développer et maintenir des relations avec son personnel, ses pairs et les parties prenantes externes à un niveau élevé.

Education formelle et Qualification
- Master au moins en Administration, Gestion des Ressources Humaines ou tout autre diplôme reconnu équivalent
- Connaissance de la langue française en plus de l'anglais (Souhaitable)
- Fervent défenseur de la cause du planning familial

Attributs personnels
Nous recrutons des personnes talentueuses et dynamiques aux parcours et expériences variés, toutes unies par la conviction de notre mission et la volonté d'obtenir des résultats mesurables. Nous sommes fiers d'être un employeur qui respecte l'égalité des chances et nous nous engageons à créer un lieu de travail totalement inclusif, où chacun se sent capable de participer et de contribuer de manière significative.
Vous devez être ouvert d'esprit, curieux, résilient et orienté vers les solutions, et vous engager à promouvoir l'égalité et à préserver le bien-être des membres de l'équipe et des clients.
Pour ce poste, nous recherchons une personne rassemblant les atouts suivants :
- Énergie, dynamisme et engagement inébranlable pour la mission de MSI, avec la capacité de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres en accord avec la mission de MSI.
- Passionné par les clients de MSI, il s'efforce de satisfaire et de dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout et en s'assurant que nous fournissons des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels.
- à l'aise et familier avec le travail dans des organisations qui sont en "gestion du changement" pouvez donc gérer l'ambiguïté avec facilité.
- La volonté et la capacité de "retrousser les manches" "pour faire avancer les choses et de montrer l'exemple.
- Capacité à travailler de manière indépendante et à être motivé pour définir des buts et des objectifs.
- Capacité à travailler en équipe et à transcender les disciplines et les cultures.
- Passion pour l'excellence du service et l'amélioration de la qualité

Nos valeurs
Mission Driven : Avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d'avoir des enfants par choix et non par hasard.
Centré sur le client : Nous sommes dévoués à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels.
Responsable : Nous sommes responsables de nos actions et nous nous concentrons sur les résultats, en assurant la durabilité à long terme et en augmentant l'impact du partenariat.
Courageux : Nous recrutons et formons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui ont le courage de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres, conformément à notre mission.
Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d'une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus