Offre d'emploi






Responsable administratif.ve et logistique



Référence 145688
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 08 Décembre 2023
Offre visitée 4711 fois
Catégories
Administration, Services généraux
Achat, Supply Chain, Logistique, Transport
Organisation non gouvernementale, Association
Transport, Logistique, Services postaux
.
Description de l'offre

Date limite de candidature : 8 décembre 2023
Date de prise de poste : Janvier 2024

RÉSUMÉ DE L’OFFRE

Sous la supervision directe du Chef de bureau et la supervision fonctionnelle de la Conseillère en approvisionnement et logistique et de la conseillère en RH, la/le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal. Il/Elle est responsable de la bonne gestion administrative et logistique du bureau IBCR-Sénégal, dans le respect des procédures et politiques du Bureau et aura sous sa supervision le Chauffeur magasinier.

RESPONSABILITÉS 
Volet Administration générale:

En collaboration avec le Chef de bureau, assurer la bonne gestion administrative du Bureau :
- Assurer les liaisons administratives avec les autorités, partenaires externes, membres de
l’équipe, à la demande du Chef de bureau.
- Assurer une circulation fluide de l’information administration au sein du Bureau et favoriser l’émergence d’une bonne dynamique.
- Assurer que le bureau est aux normes légales vis-à-vis des administrations et institutions publiques (visas, bail, assurance, inspection du travail etc.).
- S‘assurer de préparer les dossiers de paiement en lien avec les services d’administration publique (à l’exception des impôts) soient soumis dans un délai raisonnable à la personne responsable des finances pour paiement.
- Accueil des visiteurs et réception téléphonique, suivi du courrier et des visites.
- S‘assurer de préparer les dossiers de paiement en lien avec les services d’administration publique (à l’exception des impôts) soient soumis dans un délai raisonnable à la personne responsable des finances pour paiement.
- Participer activement aux réunions d’équipe et rendre compte à son superviseur direct de l’évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et planning mensuels.
- Participer activement à la préparation et au déroulement de toutes les missions de travail pertinentes à la mise en œuvre du projet demandée par son superviseur.
- Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau.

Volet Logistique :
En collaboration avec le Chef du Bureau et la Conseillère en approvisionnement et logistique du siège,assurer la bonne gestion logistique du Bureau.

Volet Archivage :
- Respecter les procédures d’archivage institutionnels physique et en ligne sur l’APCO (SharePoint IBCR) - et en assurer l’application pour la documentation administrative et logistique.
- Faire le suivi de conformité, d’archivage et de renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux bureau et domiciles de l’IBCR au Sénégal. Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer le Chef de bureau des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.

Volet Achats :
- Assurer la gestion des achats et appels d’offre du Bureau et du projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service/d’achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et préparation du dossier de paiement du fournisseur auprès de la Responsable des finances.
- Représenter le Bureau auprès des fournisseurs.
- Assurer la réception des achats et prestations de services, en collaboration avec la personne demandeuse et du Chef de bureau, dans le respect des procédures du Bureau.
- En collaboration avec la Responsable des finances, assurer la vérification du fournisseur avant son enregistrement dans le système financier du Bureau.
- Sensibiliser les fournisseurs au code de conduite du Bureau et le mécanisme de signalement afférent à la signature des contrats.
- Assurer le suivi des contrats et contrats cadre, ainsi que les procédures de résiliation et de renouvellement, pour le Bureau Sénégal, et s’assurer de leur respect et de tenir les délais de fin de contrat, et/ou de renouvellement dans le respect des lois nationales et des procédures IBCR.

olet Équipements :
- Assurer la gestion des équipements durables, incluant les ordinateurs et le suivi de fonctionnement du réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en technologie de l’information, en collaboration directe avec la Conseillère en approvisionnement du siège.
- Superviser la réalisation de l’inventaire des équipements du Bureau de manière mensuelle fait par le Chauffeur magasinier, et faire un rapportage trimestriel au siège, dans le respect des procédures IBCR.
- Superviser la bonne gestion du véhicule du projet, incluant la validation du log-book, de la carburation et des services d’entretien, rempli par le Chauffeur magasinier.
- Assurer l’archivage et le reporting mensuel de l’ensemble des inventaires, suivi de carburation, entrée/sorties de stock etc. en collaboration avec la Conseillère en approvisionnement et logistique.

Volet Préparation logistique des ateliers :
- Lorsque demandé par le Chef de bureau, se rendre, aux ateliers du projet et appuyer l’équipe technique dans les taches logistiques (organisation de la salle, achats du matériel pour les ateliers, commander les repas, etc.).
Volet Services généraux:
- Assurer la gestion des services généraux du Bureau, incluant l’évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du Bureau,dans le respect des procédures IBCR.
- S’assurer que les normes infrastructures de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées au Chef de Bureau et au Responsable santé-sécurité du siège lorsque pertinent.
- Être le point focal du Bureau avec le propriétaire des locaux et assurer les communications et les points de suivi.

Volet Recrutement:
À la demande du Chef du Bureau projet et en collaboration avec la Conseillère RH du siège, assurer la bonne gestion de recrutement du Bureau :
- Afficher les postes vacants dans les médias locaux
- Collaborer avec le Chef du Bureau dans le processus de recrutement.
- Collaborer avec la Responsable Finances dans l’archivage des dossiers RH.

Volet Sécurité :
- Assurer l’intérim de la sécurité en l’absence du Chef de bureau.
- Appuyer le Chef de bureau dans le suivi des évènements sécuritaires et la mise à jour des procédures et outils de gestion de la sécurité.

Volet Gestion d’équipe :
- Superviser la personne et/ou firme responsable de l’entretien ménager et s’assurer de la bonne qualité des services dans le respect des normes de santé et sécurité au travail.
- Superviser le Chauffeur magasiner.
- Planifier et participer à l’embauche des membres de son équipe directe, dans le respect des politiques d’emploi du Bureau.
- Assurer l’induction opérationnelle des membres de son équipe sous sa supervision afin qu’ils maîtrisent les politiques et procédures administratives, logistiques, sécuritaires et financières du Bureau. 
- Superviser la bonne gestion des membres de son équipe, dans le respect du Guide de gestion d’équipe du Bureau.
Autres taches reliées au poste :
- Effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Exigences

- Formation initiale et/ou continue en approvisionnement, en logistique, en gestion organisationnelle, gestion de projet ou tout domaine équivalent.
- 3-5 ans d’expérience en tant que responsable administratif ou logistique au sein d’une organisation internationale.
- Capacités démontrées en planification et en organisation au travail.
- Capacités démontrées en approvisionnement (respect de procédures d’achat, planification des achats,
réalisation des achats et relations fournisseurs, redevabilité bailleurs de fonds).
- Capacités démontrées en logistique opérationnelle, notamment en suivi des mouvements véhicules et planification de déplacements et en gestion de stocks.
- Capacités démontrées d’une utilisation avancée de Microsoft Office, entre autres Microsoft Excel.
- Bonne maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit. La connaissance des langues locales sénégalaises serait un atout.
- Flexibilité et habilité à travailler en équipe et sous pression.

Atouts
- Capacité à être créatif et autonome, sur le terrain et au bureau.
- Flexibilité à travailler à distance avec les équipes du Siège.

A noter, les candidatures retenues feront l’objet de vérifications du dossier criminel et d’un contrôle de réferences

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail à Dakar, Sénégal.
Emploi à temps plein.
Avantages sociaux selon la législation sénégalaise.
Formation continue LinkedIn Learning.

Une équipe engagée et dynamique, dans un environnement multilingue et international.


Coordonnées du recruteur
 
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