Recrutement d'un(e) stagiaire pour la Section Protocole du Bureau UNICEF Sénégal - Dakar

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.

For every child, we need an Intern

TERMES DE REFERENCES POUR LE RECRUTEMENT D'UN(E) STAGIAIRE POUR LA SECTION PROTOCOLE

Contexte
L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, les premiers moments comptent.

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que l’organisation fait dans les programmes, dans la défense des droits et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en action. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et d’atteindre leur plein potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où tout enfant a une chance inégale dans la vie dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles, ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection d’une société qui s’attaque à l’inégalité non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais qu’il conduira également à une croissance soutenue et stabilité des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Et nous n’abandonnons jamais.

L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de sa main-d’œuvre et encourage tous les candidats, indépendamment du sexe, de la nationalité, des origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à présenter leur candidature. Nos politiques en milieu de travail favorisent des modalités de travail souples afin d’aider tout le personnel à maintenir un équilibre sain de la vie, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau.

Nous sommes la première agence des Nations Unies à recevoir la certification EDGE - la norme mondiale de premier plan pour l’égalité des sexes sur le lieu de travail.

L’UNICEF est fière de favoriser un environnement de travail multiculturel et harmonieux, garanti par une politique de tolérance zéro en matière d’exploitation et d’abus sexuels, et de tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Fondement et contexte de la mission
La section Protocole gère toutes les tâches liées à la gestion des documents administratifs des Staffs internationaux et de leurs dépendants +- (300 personnes entre staffs et membres de leurs familles).

Le service du Protocole au sein de l’UNICEF assure :

La mise en œuvre des actions d’induction des staff internationaux, briefing arrivée et départs, éditions des documents administratifs de séjour dans le pays, accompagnement des staffs internationaux et des membres de leurs familles, mise en relation avec les prestataires de sécurité, appui à la gestion des titres d’exonération, gestion des remboursements de sécurité, gestion des contrats de location , interaction avec les instances gouvernementales (la Douane, les Impôts, le MAE, la DIC, le Service des Mines, la DST).
Le reporting pour le suivi des cartes diplomatiques, des cartes de résidences, des admissions temporaires des véhicules, des immatriculations des véhicules, des cartes grises ainsi que de tous les renouvellements de documents administratifs.
La mise à jour des tableaux de suivi des requêtes dans Excel et suivi des questions et réclamations des collaborateurs.
Le volume de travail de la section est assez important étant donné les nombreuses requêtes des Staffs des 2 bureaux (Régional et Pays), la présence d’un(e) stagiaire pourrait être bénéfique pour appuyer la section dans ses tâches quotidiennes.

Etendue des tâches et objectifs
UNICEF Sénégal est à la recherche d’un(e) stagiaire en administration protocole pour apporter un appui aux tâches protocolaires et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.

En rejoignant la section Protocole de l'UNICEF, le(la) stagiaire aura l'opportunité d'appliquer ses connaissances académiques et d'acquérir une expérience pratique dans un environnement de travail dynamique.

L'adaptabilité et la capacité d'apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour le candidat retenu.

Sous la supervision de la Chargée du Protocole et du Représentant Adjoint aux Opérations, le/la stagiaire aura les tâches suivantes :
• Appuyer dans la constitution et le classement physique des documents administratifs protocole et l’archivage électronique pour alimenter la base de données protocole ;
• Appuyer et rédiger les Notes Verbales à la demande des Staffs ;
• Appuyer à l’accueil des nouveaux arrivés internationaux et assister à leur briefing au niveau du protocole ;
• Assistance dans leurs recherches de logements, Personnel de Maison et autres … ;
• Assistance et Conseil pour les recherches de logements et mis en relation des staffs avec la section sécurité et les agences de gardiennage dédiées (SAGAM, VIGA) ;
• Assister avec le transitaire pour les procédures de mutation et enregistrements de véhicules ;
• Assister avec la saisie des rapports sur les cartes diplomatiques, cartes grises et tous les autres documents liés au protocole ;
• Participer aux réunions ;
• S’acquitter d’autres responsabilités assignées.

Durée
Ce sera un stage à temps plein, la durée sera de 6 mois maximum avec une période initiale de 3 mois renouvelable à commencer de 10 septembre 2022. La durée totale du stage ne devra pas dépasser 26 semaines.

Supervision and coaching
Le/La stagiaire va être sous la supervision directe de la chargée du protocole et du Représentant Adjoint aux Opérations et travaillera en étroite collaboration avec les collègues des autres sections, en fonction des tâches assignées.

Le/La stagiaire va bénéficier d’un coaching rapproché du superviseur et du Représentant Adjoint aux Opérations, sur le plan technique, méthodologique et éthique de travail, ainsi qu’en termes d’initiation au mandat et au travail de l’UNICEF et l’adhésion à ses valeurs et principes durant son stage.

Le/La stagiaire et le superviseur vont établir un Plan de Travail avec des livrables précis qui vont contribuer directement à l’atteinte des objectifs de la section administrative.

A la fin du stage, Le/La stagiaire devrait avoir la satisfaction d’avoir apporté une contribution appréciable au travail de l’UNICEF Sénégal. L’évaluation du plan de travail sera également faite à la fin de la période de stage.

Conditions de stage
• Assurance maladie/médicale : Le/la stagiaire doit être titulaire d'une assurance maladie/accident en cours de validité. L'UNICEF n'accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d'accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors ;
Emploi : Il n'y a aucune attente d'emploi à la fin du stage ;
Visa : L'UNICEF n'est pas responsable de l'obtention des visas nécessaires.
L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux stagiaires.

Conditions requises pour le/la stagiaire : Compétences, aptitudes et expérience clés
Etudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline d’Administration, sciences sociales ou équivalent. Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;
• Compétences efficaces en communication et en organisation ;
• Connaissances en informatique notamment maitrise de l’outil Excel (bureautique) ;
• Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;
• Bonne compétence organisationnelle ;
• Être orienté sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;
• Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
• Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.