1. Exigences commerciales
1. Comprendre les besoins du département et les intégrer dans les activités quotidiennes.

2. Planification
1. Conseiller et obtenir l’approbation des clients internes pour les modifications apportées aux demandes initiales.
2. Faciliter la résolution rapide des problèmes susceptibles d’affecter la satisfaction des demandeurs et des communautés.
3. Identifier des sources d’approvisionnement alternatives pour les biens et services non couverts par contrat.
4. Collaborer avec la logistique pour assurer la livraison et la réception sécurisées des matériaux.
5. Résoudre les litiges liés aux livraisons et aux fournisseurs.

3. Approvisionnement stratégique
1. Exécuter les processus d’évaluation du marché et de préqualification des fournisseurs selon les directives établies.
2. Gérer les processus RFQ/RFP (Appel d’offres/Demande de proposition) pour les catégories assignées.
3. Diriger les négociations avec les fournisseurs.
4. Superviser les événements d’approvisionnement dans les bureaux de terrain.
5. Préparer les documents de soumission pour le Comité des Marchés.
6. Faciliter les réunions du Comité des Achats et garantir une documentation complète.

4. Gestion des contrats et relations fournisseurs
1. Tenir à jour le registre des contrats et fournisseurs.
2. Suivre la clôture, le renouvellement ou le réappel d’offres des contrats.
3. S’assurer de la compréhension et du respect des conditions contractuelles.
4. Identifier et résoudre (ou escalader) les problèmes contractuels.
5. Analyser la performance des fournisseurs et coordonner les améliorations nécessaires.

5. Exécution des achats
1. Traiter les demandes d’achat, vérifier les spécifications et lancer les appels d’offres au besoin.
2. Appliquer les politiques d’approvisionnement pour les décisions d’attribution.
3. Gérer les modifications de commandes d’achat (PO) en coordination avec les parties concernées.
4. Consolider les documents nécessaires pour le paiement rapide des fournisseurs.

6. Gestion des données, analyse et reporting
1. Collecter et analyser les données pour soutenir la prise de décision.
2. Concevoir des indicateurs de performance pour la chaîne d’approvisionnement.
3. Réaliser des analyses de dépenses et de performance fournisseur.
4. Préparer des rapports de synthèse pour le Comité des Marchés.
5. Suivre et analyser la performance des achats par rapport aux objectifs.

7. Processus, procédures et politiques
1. Exécuter toutes les tâches d’achat conformément aux politiques approuvées.
2. Informer la direction de tout risque ou directive impraticable.
3. Recueillir les retours clients sur les politiques et proposer des améliorations.
4. Examiner les politiques SCM des partenaires et élaborer des plans de renforcement des capacités.

8. Développement et mise en œuvre des systèmes
• Collecter et compiler les données pertinentes pour améliorer les systèmes d’approvisionnement et les communiquer au superviseur.

9. Contrôle et conformité
1. Préqualifier les nouveaux fournisseurs et tenir les dossiers à jour.
2. Contribuer à l’évaluation des risques SCM et des contrats.
3. Assurer une tenue de dossiers conforme aux directives.
4. Coordonner la clôture rapide des commandes ouvertes.
5. Mettre en œuvre les recommandations d’audit approuvées.
6. Examiner les systèmes de contrôle interne des partenaires et élaborer des rapports d’évaluation.
7. Suivre la mise en œuvre des recommandations et informer la direction.

10. Leadership et coaching
1. Gérer la performance des collaborateurs directs par des évaluations régulières et du coaching.
2. S’assurer que tous les membres de l’équipe maîtrisent les politiques et processus d’achat.
3. Organiser des réunions départementales pour suivre les progrès et informer la direction.

11. Formation et renforcement des capacités
1. Former le personnel et les départements sur les politiques et systèmes d’achat.
2. Évaluer les capacités des partenaires et élaborer des plans de renforcement adaptés.
3. Suivre les progrès de mise en œuvre et produire des rapports d’avancement à la direction.