Intitulé de la mission : Consultant(e) en approvisionnement
Département / famille: Achats et Approvisionnement
Lieu d’affectation Sénégal – à Dakar
Superviseur / responsable technique: Responsable des Achats en coordination avec les équipes techniques et programmatiques
Date de début / date de fin , Octobre 2026
Date de fin de soumission 21 oct 2026
Durée de la mission : 2 mois
Type d’engagement : Consultance / prestation de services

1. Contexte
FHI 360 est une organisation internationale de développement intervenant notamment dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l’éducation et du développement. Dans le cadre de ses activités au Sénégal, FHI 360 peut être amenée à acquérir des équipements et dispositifs médicaux destinés à soutenir la mise en œuvre de ses programmes et les structures bénéficiaires. La présente consultance vise à apporter un appui technique et opérationnel au processus d’approvisionnement, dans le respect des politiques et procédures de FHI 360 ainsi que des exigences applicables des bailleurs de fonds.

2. Objectif général de la mission
Fournir une expertise spécialisée pour appuyer la préparation, l’analyse et le suivi des acquisitions d’équipements et de dispositifs médicaux, afin de garantir que les biens proposés répondent aux besoins fonctionnels et techniques, présentent un bon rapport qualité-prix et disposent de la documentation, des garanties et du support après-vente nécessaires.

3. Étendue des services et responsabilités

3.1 Analyse et définition des besoins
• Examiner les demandes d’achat, les quantités et les usages prévus avec les équipes médicales, techniques, logistiques et programmatiques.
• Contribuer à la formulation de spécifications techniques claires, neutres, mesurables et adaptées à l’environnement d’utilisation, sans imposer de marque injustifiée.
• Identifier les exigences d’installation, de formation des utilisateurs, d’alimentation électrique, de stockage, de transport, d’étalonnage et de maintenance lorsque pertinentes.

3.2 Étude de marché et identification des fournisseurs
• Réaliser une étude de marché permettant d’identifier des fournisseurs qualifiés, fabricants ou représentants autorisés, ainsi que les solutions disponibles localement et à l’international.
• Collecter et analyser les informations relatives aux prix, délais de livraison, garanties, disponibilité des consommables et pièces de rechange, maintenance et service aprèsvente.
• Examiner, selon la catégorie du produit et les règles applicables, les documents techniques et réglementaires pertinents : fiches techniques, notices d’utilisation, certificats de conformité, autorisations ou enregistrements requis et documents du fabricant.

3.3 Appui au processus de mise en concurrence et à l’évaluation
• Contribuer à la préparation des demandes de cotation (RFQ, RFP), dossiers de consultation et grilles d’évaluation technique.
• Analyser les offres reçues au regard des spécifications et critères approuvés, en distinguant les exigences obligatoires des critères de préférence.
• Préparer des tableaux comparatifs et des notes d’analyse technique présentant les écarts, les risques, les avantages et les clarifications nécessaires.
• Fournir des recommandations techniques documentées.
La sélection finale du fournisseur et les approbations demeurent de la responsabilité des personnes et instances autorisées par FHI 360.

3.4 Vérification de la conformité et évaluation du coût total
• Vérifier la cohérence des documents fournis par les soumissionnaires et signaler toute information manquante, incohérente ou à confirmer.
• Évaluer, avec les équipes compétentes, le coût total de possession : prix d’acquisition, transport, installation, formation, consommables, entretien, pièces de rechange et garantie.
• Examiner les engagements proposés en matière de livraison, installation, mise en service, formation, maintenance préventive et corrective et service après-vente.

3.5 Livraison, réception et suivi
• Appuyer les équipes désignées dans la préparation des critères et listes de contrôle pour l’inspection à la réception.
• Vérifier, avec les personnes techniquement compétentes, la concordance entre les équipements livrés et les spécifications, notamment les quantités, modèles, accessoires, numéros de série, état et documents fournis.
• Signaler par écrit les non-conformités et recommander les mesures correctives, remplacements ou compléments requis avant validation de la réception.
• Contribuer à la collecte des informations utiles à l’inventaire des immobilisations et au suivi des garanties et plans de maintenance.

3.6 Conformité documentaire et archivage
• Constituer ou compléter un dossier documentaire par acquisition : demande approuvée, spécifications, offres, analyses, validations, bon de commande ou contrat, documents techniques, réception et garantie.
• Veiller à la traçabilité des analyses et recommandations et faciliter la réponse aux demandes de vérification ou d’audit relatives à la mission.
• Respecter les règles de confidentialité, de conservation des documents, de prévention des conflits d’intérêts et de séparation des fonctions.

4. Profil et qualifications requis
• Formation supérieure en achats et approvisionnement, ingénierie biomédicale, équipements médicaux, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou domaine pertinent.
• Expérience professionnelle démontrée en passation de marchés, achats ou évaluation d’équipements et dispositifs médicaux.
• Bonne capacité à lire et analyser des fiches techniques, offres commerciales, garanties et documents de conformité.
• Connaissance des exigences de livraison, installation, maintenance, disponibilité des pièces de rechange et service après-vente des équipements médicaux.
• Connaissance des procédures d’achats d’organisations internationales et des exigences des bailleurs de fonds ; la connaissance des règles applicables au Sénégal constitue un atout.
• Excellentes capacités d’analyse, de rédaction de rapports, d’organisation et de communication.
• Maîtrise du français. La capacité de lire la documentation technique en anglais est souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.

5. Supervision et coordination
Le/la consultant(e) travaillera sous la supervision du responsable des achats.
Le/la consultant(e) fournit des analyses et recommandations, mais ne peut engager FHI 360, attribuer un marché, signer un bon de commande ou valider seul(e) une réception sans délégation écrite et autorisation appropriée.

6. Éthique, confidentialité et protection
Le/la consultant(e) devra respecter les politiques et procédures applicables de FHI 360, les règles de confidentialité, les exigences de prévention de la fraude et des conflits d’intérêts, ainsi que les engagements de protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement.
Toute situation susceptible de compromettre l’indépendance ou l’intégrité de l’évaluation devra être déclarée sans délai.

7. Critères d’acceptation des livrables
Les livrables seront évalués sur leur conformité aux termes de référence, leur exactitude technique, la traçabilité des sources et des analyses, la clarté des recommandations, le respect des délais convenus et la prise en compte des commentaires formulés par FHI 360.