Le Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies. OCHA est chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin de garantir une réponse cohérente aux situations d’urgence. OCHA veille également à ce qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts de réponse globaux. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes humanitaires, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer les souffrances humaines lors de catastrophes et de situations d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau régional d’OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) vise à renforcer ses capacités opérationnelles, en particulier sa présence auprès des populations affectées. Dans le cadre de son mandat, OCHA collecte, rassemble, analyse et diffuse toutes les informations relatives à la situation et à l’aide humanitaire dans le pays. Pour plus de détails sur le mandat d’OCHA, veuillez consulter le site web suivant : https://www.unocha.org/.
OCHA recrute un/e (1) Chargé(e) National/e des Voyages, NOA/FTA, pour soutenir les opérations et les activités du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) dans les 24 pays de sa zone de compétence. Le poste sera basé à Dakar (Sénégal), et son titulaire rendra compte directement au chef de l’Unité Administration et Finances.


Tâches et responsabilités
Sous la supervision directe Chef de l’Administration et des Finances, le/la Chargée des Voyages effectuera les tâches suivantes :
Assurer le respect des règles et des procédures:
Veiller à l’application stricte des règles et procédures du Secretariat UN relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation ;
Informer et former le personnel sur les dernières mises à jour des règles et procédures du Secretariat UN relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation.


Gérer les voyages dans UMOJA
• Collecter les informations des participants non OCHA invités aux activités organisées par ROWCA, et procéder à la création de leurs profils de voyage sur la plateforme UMOJA ;
• Préparer les demandes de missions officielles de tous les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
• Soumettre les justificatifs des missions effectuées par les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
• Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre ses demandes de mission sur la plateforme UMOJA;
• Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre les justificatifs des missions effectuées sur la plateforme UMOJA;
• Assurer systématiquement le suivi du respect de la mise en œuvre de la règle des 21 jours en liaison avec le Chef de l’Administration et des Finances ;
• Assurer la liaison avec les Certifying Officers et les Travel Processing Officers, pour la validation effective des demandes de voyage officiel introduites sur la plateforme UMOJA ;
• Assurer la liaison avec les staffs et les agences de voyage, en vue de l’émission effective des billets d’avion selon les itinéraires approuvés


Assurer la préparation et l’analyse des rapports
• Préparer le rapport mensuel des missions de déploiement d’urgence et le soumettre à l’appréciation du Chef de l’Administration et des Finances ;
• Préparer et analyser le rapport mensuel de soumission des « Expense Report », prendre les actions correctives requises et, le cas échéant, attirer l’attention du Chef de l’Administration et des Finances et des collègues du siège sur les cas en instance non résolus ;
• Préparer et analyser le rapport mensuel des missions qui respectent/ne respectent pas la règle des 21 jours.
• Faire des recommandations au Chef de l’Administration et des Finances pour améliorer les performances ou résoudre les problèmes identifiés.
Gérer le protocole et des visas
• Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée au Senegal selon les types de passeports et les nationalités des staffs et visiteurs officiels ;
• Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée dans les pays de destination/missions officielles, selon les types de passeports et les nationalités des staffs OCHA ROWCA;
• Faciliter le renouvellement des UNLPs de tous les staffs éligibles ;
• Faciliter le renouvellement des visas de séjour des staffs internationaux OCHA ROWCA et de leurs dépendants;
Préparer les budgets voyages des activités
• Assister à la préparation des budgets des missions officielles et des voyages de formation en respectant les orientations reçues du siège ;
• Assister à la préparation des budgets voyages des différentes activités organisées par le bureau régional ;
• Faire le suivi et l’évaluation de la consommation des budgets voyages et formations de ROWCA.
• Le titulaire exécutera d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Le titulaire donnera des conseils et pourra superviser le personnel nouveau ou débutant et les chauffeurs.



Aptitudes et Expérience
Être ressortissant du Sénégal (obligatoire)
Education
• Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion ou dans un domaine connexe est requis.
• Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans les mêmes domaines avec 2 années d’expériences supplémentaires sera dument considéré en lieu du diplôme universitaire avancé


Expérience
• Les candidats titulaires d’un Master (ou l’équivalent) dans un domaine d’études pertinent ne sont pas tenus de posséder une expérience professionnelle. Les candidats titulaires d’un diplôme de premier cycle – Licence (ou équivalent) doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente pertinentes au niveau national ou international dans le domaine de la Gestion des voyages est requis ;
• Une expérience dans l’utilisation des Systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERPs) est requise ;
• Une expérience pertinente de l’utilisation du progiciel UMOJA est souhaitable ;
• Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations unies ou d’une organisation internationale comparable est souhaitable.


Langues
La maîtrise du français est requise.
Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitable.