I- DESCRIPTIF DU POSTE
L’auxiliaire logistique Base Dakar travaille sous l’autorité du Logisticien National qu’il assiste dans toutes ses tâches. Plus spécifiquement, il a la charge de :
A. Responsabilités/Missions :
1. Gestion des achats et relations avec les fournisseurs :
• Gère les achats liés au fonctionnement de la base et à la gestion de la flotte dans le respect des procédures du SIF et bailleurs
• Négocie les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.) et s’assure de trouver le meilleur rapport qualité/prix
• Après validation par la hiérarchie, planifie et effectue certains achats
• S’assure de la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat (bon de commande interne, bon de commande fournisseur, cotations, analyse de cotations, demande de validation interne, bon de livraison...)
• Contrôle la conformité des articles à la réception (quantitatif, qualitatif, contrefaçons). Il est responsable de la qualité des marchandises qu’il achète
• Délivre les marchandises au stock ou à leur destinataire, après vérification de la qualité et de la quantité.
• Demande immédiatement pour tout achat les factures ou reçus, vérifie qu’ils sont correctement remplis et les remet à l’administration

• Fait régulièrement un résumé de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose problème ou retard. Pendant toute la procédure, tient au courant le Log National des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail

2. Gestion des stocks et des Immobilisations :
• S’assure du bon état des matériels stockés ainsi que de la propreté du stock
• Assure le bon rangement et la propreté des stocks
• Organise l’inventaire mensuel du stock équipement
• Tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF
• Elabore des demandes pour l’approvisionnement des stocks sous sa responsabilité
• Respecte les procédures de gestion des stocks
• Assure la réception du matériel d’immobilisation, son suivi régulier, la maintenance et les réparations

3. Transport & véhicules
• Organise le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins, en collaboration avec le chargé de projet et le chauffeur
• Etabli les lettres de route (way bill) lors des transports de marchandises par le véhicule
• Organise les pleins des véhicules (avec le chauffeur) et effectue le suivi de la consommation de carburant
• Réalise la maintenance et de la réparation des véhicules / Motos
• Etablit le rapport mensuel des coûts de chaque véhicule et les transmet au Log National
• Etablit chaque quinzaine un rapport de gestion des véhicules : check des chauffeurs, bon état des véhicules des outils, équipement et documents à jour
• Assure la maintenance et le suivi de la consommation carburant du scooter mis à sa disposition (log book moto)
• Veille à la conformité et de la disponibilité des documents des véhicules (assurances, cartes grises, permis des chauffeurs) et du bon remplissage des log book
• Gère les envois de courriers ou de colis vers les bases du SIF

4. Gestion des locaux :
• Effectue tous les mois le « tour log » pour suivi des installations des maisons et bureaux (plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité, mobilier, etc.) afin de détecter les éventuelles réparations nécessaires puis remet un rapport à son responsable hiérarchique des disfonctionnements constatés.
• Gère et supervise avec l’aval du Log National tous les petits travaux de maçonnerie, plomberie, électricité etc., dans les différents locaux de la base de Dakar.

5. Communication et Energie :
• Fais le suivi et la maintenance par le prestataire désigné des équipements énergie (groupe électrogène, onduleurs, batteries, régulateurs de tension)

6. Reporting
• Rédige soumets au log National, selon des échéances définies, les différents rapports en lien avec les activités dont il est responsable (Rapport de stock, suivi des consommation de carburant des Véhicules, générateur, Tour log, et inventaires etc.)

7. Sécurité
• Soutient le Log National dans la mise en œuvre des moyens de Sécurité pour les équipes et les locaux
• S’assure de la conformité des équipements de sécurité au niveau de la base (serrures, portes et fenêtres, extincteurs,)
• Assurer une veille sécuritaire au niveau de sa zone et transmet à son supérieur hiérarchique toutes les informations liées à la sécurité
• S’assurer que les gardiens maîtrisent les procédures de sécurité en cas d’incident

8. Ressources humaines :
• Supervision directe de l’équipe des gardiens et des chauffeurs
• Assure l’évaluation annuelle des gardiens et des chauffeurs
• Participe aux réunions de l’équipe logistique
• Elabore et met à jour le planning des chauffeurs et des gardiens et informe l’administration en cas de modification en collaboration avec le Log National
• S’assurer que les gardiens respectent les horaires et signale toute irrégularité (absence ou retard)
• Organise les remplacements des gardiens
• S’assure des bonnes conditions de travail des gardiens (dotations mensuelles, document, registre, téléphone, crédit téléphonique, matériel) ;
• En tant que superviseur, il est responsable des activités et du comportement du personnel sous sa responsabilité. Il est donc tenu de contrôler rigoureusement le travail des gardiens, de proposer et d’apporter si elles sont validées des solutions aux problèmes rencontrés, et de tenir sa hiérarchie informée.

9. Archivage
• Responsable de l'archivage physique et électroniques des documents liés à ses activités de la logistique (Dossier d’achat, Véhicules, Waybill, fiches de stock, livraisons projets, décharges personnelles

Il lui est interdit de :
• Valider des contrats et engager le SIF dans des achats ou tout autre type de transaction commerciale
• Transporter des passagers sur le scooter
• Utiliser le scooter à des fins personnelles

B. Liens hiérarchiques et fonctionnels :
Sous la responsabilité directe de : Log National
Collaboration interne avec : Equipes projet et administrative
Collaboration externe avec : Fournisseurs et prestataires

C. Conditions spécifiques :
• Mise à disposition d’un scooter garé tous les soirs après les heures de travail, ainsi que le Week end, dans l’enceinte (garage) de la base SIF Dakar et non utilisable à des fins personnelles
• Déplacements fréquents sur le terrain

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISE

Formation :
- Bac + 2 minimum exigé en gestion logistique
- Formation complémentaire appréciée : mécanique et/ou informatique et/ou administration (non obligatoire)

Expérience Professionnelle :
- Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste de logisticien
- Expérience justifiée en : logistique, transport, achats chez SIF

- Connaissance obligatoire des procédures logistiques (stock, achat, gestion de parc immobilier, véhicule et informatique)
- Expérience antérieure en ONG et/ou sur le terrain vivement souhaité

Langue :
- Français : lu, parlé, écrit indispensable
- Wolof : parlé indispensable
- Autres langues nationales : souhaité

Informatique :
- Maitrise du Pack Office obligatoire

Aptitudes particulières :
1. Permis de conduire obligatoire (conduite de scooter)
2. Excellentes qualités de priorisation, d’organisation, de reporting
3. Très bon relationnel et esprit d’équipe
4. Rigueur, honnêteté et fiabilité
5. Autonomie (savoir résoudre des problèmes et proposer des solutions)
6. Flexibilité, endurance, aptitudes à travailler sous pression,
7. Bonne connaissance de Dakar et de sa périphérie