SOMMAIRE DU POSTE

NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : XX-XX-XX
LIEU DE TRAVAIL : Dakar, Sénégal
HORAIRE DE TRAVAIL : 40 heures/semaine
SALAIRE : Selon l’expérience et la scolarité
STATUT DE L’EMPLOI : Contrat à durée déterminée (CDD)

CONTEXTE
Depuis plusieurs années, le gouvernement du Sénégal démontre une volonté d’intégrer l’équité et l’égalité de genre dans ses processus de programmation, de budgétisation et de suivi en évaluation de ses politiques et programmes. Le Plan Sénégal Émergent a notamment retenu le « renforcement des capacités des institutions et des collectivités locales à intégrer le genre dans les politiques publiques » comme moyen d’action privilégié pour atteindre ses objectifs stratégiques en la matière.
Pour appuyer cette volonté, Affaires mondiales Canada finance le Projet de renforcement institutionnel pour l’équité et l’égalité de genre (PRIEEG). Ce projet de 5 ans sera mis en œuvre par l’école nationale d’administration publique (ENAP) du Québec, par le biais de sa direction des affaires internationales (DAI).
Le PRIEEG a pour objectif d’appuyer les institutions publiques sénégalaises afin d’accroître leur gouvernance inclusive au regard de la progression de l’égalité des genres et du renforcement du pouvoir des femmes et des filles. Il comprend des interventions ciblées relatives à (1) l’amélioration du pouvoir des instances gouvernementales sur l’institutionnalisation et la promotion de l’équité et de l’égalité de genre, incluant dans le cadre de la réponse et la sortie de crise Covid-19, (2) l’amélioration de la gestion de la performance publique concernant l’intégration de l’équité et de l’égalité de genre au sein des politiques, des programmes et des projets publics sénégalais, incluant dans le cadre de la réponse et la sortie de crise Covid-19, (3) l’adoption de pratiques de gouvernance inclusive innovantes et influentes relatives à l’institutionnalisation de l'équité et de l'égalité de genre par les décideurs(ses) et cadres des institutions publiques sénégalaises.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, la DAI est à la recherche d’un.e Assistant.e Admnistratif.ve.

OMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Basé.e à Dakar, sous la coordination du.de la Coordonnateur.trice de l’Administration et des Finances, l’Assistant.e Administratif.ve est chargé.e de fournir un soutien administratif et logistique au projet PRIEEG.
En assurant la réception, la gestion du courrier et la logistique en tenant compte des procédures administratives et logistiques édictées par l’ENAP et/ou le bailleur de fonds.
Plus précisément, la personne titulaire du poste aura à:

Gestion Administrative :
• Travailler avec le personnel technique et de soutien pour assurer un processus administratif flexible et rationnel ;
• Participer aux réunions d’équipe et préparer les compte-rendu de réunion ;
• Aider la hiérarchie à écrire et à taper la correspondance courante ;
• Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
• Gérer la communication et le courrier, y compris le téléphone, le fax et le courrier électronique ;
• Maintenir l’environnement de bureau accueillant et propice au travail ;
• Assurer la coordination pour la réparation, la fourniture et la maintenance des installations de bureau;
• Assurer le suivi et le bon archivage de tous les documents administratifs et logistiques.

Gestion Logistique :
• Assister la coordination dans la préparation des voyages, ateliers ou réunions, y compris les ordres de mission, réservations d’hôtel, les transferts aéroport etc.
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE
• En collaboration avec les chauffeurs et le.la comptable, assister dans le processus d’approvisionnement (recherche fournisseurs, analyse simple des offres, bons de commande, inventaire et gestion du stock des consommables de bureau…)
• Coordonner le déplacement des chauffeurs

Gestion financière :
• Préparer pour la comptabilité les documents de paiement (reçus ou factures, listes de présence et états de remboursement etc.) liés au déroulement des activités ;
• Gérer la petite caisse et préparer pour la comptabilité la vérification des bons et du rapport de dépenses de la petite caisse ;
• Participer au traitement des demandes financières (demandes de paiement, demandes d’avances de voyage, etc)

Gestion des Ressources Humaines :
• Assister l’équipe dans la collecte des feuilles de temps et la gestion des congés ;
• Superviser la technicienne de surface et les chauffeurs

EXIGENCES
Scolarité
- Minimum Niveau Bac + 3 ans en Administration, Finance ou équivalent ;
- Bonne maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Power Point, e-mails, etc) ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle et d’expression orale ;
- Parler couramment le français ;

Expérience
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans souhaitable, dans un poste similaire ;
- Très bonne connaissances des outils de bureautique (Word, Excel, Power Point, e-mails, etc) ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle et d’expression orale
- Avoir une bonne experience en logistique de projets (tableau de bord, gestion du carburant,
preparation des ateliers…)

Atouts :
- Avoir une expérience spécifique des projets de développement communautaire souhaitable ;
- Avoir de bonnes connaissances en gestion administrative et financière des projets de développement financés par des bailleurs internationaux ;
- Avoir une bonne capacité de gestion ;

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES
- Flexibilité et adaptation
- Collaboration et travail d’équipe
- Méthodologie, planification et organisation
- Vision stratégique et rationnelle
- Maîtrise du français parlé et écrit

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Le plus rapidement possible