Intitulé du poste : Assistant (e) Financier (e)
Lieu d’affectation : Ziguinchor, SENEGAL
Type de contrat : Consultance
Durée : 4 mois

Contexte
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l'environnement, de l'économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Dans le cadre de la Riposte à la Covid 19, FHI360 fournit une assistance technique au Ministère de la Sante et des Affaires Sociales (MSAS) dans la détection précoce des cas mais aussi dans l’accès à l’Oxygène. Dans le cadre de la prise en charge des cas de Covid 19, FHI 360 vient de bénéficier d’un financement pour appuyer le MSAS dans l’implémentation de la stratégie tester et traiter rapidement les patients à risque de faire des formes graves. Cette phase pilote
sera déroulée dans trois districts à Dakar et un district à Thiès. Pour faciliter la mise en œuvre des interventions de cette phase pilote, FHI 360 recherche des candidats qualifiés pour le poste d’assistant financier

Description du poste :
- Sous la supervision du chargé des finances, il/elle sera responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau, y inclus les paiements journaliers qui sont dument approuvés conforment aux systèmes et aux procédures de FHI 360 ;
- Appuyer la gestionnaire des finances dans la préparation des factures et s’assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentés ;
- Il/elle doit vérifier les demandes d’avance, les rapports de dépenses de voyage, les dépenses opérationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de FHI 360 avant d’effectuer tout paiement ;
- Appuyer le chargé des finances et des subventions dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous- subventions.

Principales responsabilités
1.    Tenir la comptabilité et les dossiers comptables 
- Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées et traités efficacement ;
- Vérifier les factures et établir les documents nécessaires aux paiements (bordereaux et paiements chèques) dans les délais après les autorisations par le personnel habilité.
- Vérifier les dépenses de la petite caisse avec l’Assistante Administrative pour s’assurer qu’elles sont bien exactes et bien documentées.
- Examiner les rapports de dépenses des bureaux de terrain et les paquets de reçus correspondants sur une base mensuelle, en veillant à ce que les méthodes d'établissement des rapports et les documents d'appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes.
- Appuyer lors du règlement des participants lors des ateliers et des formations ;
- Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants,
- Appui a l’elaboration des budgets des ateliers,
- Appui a la gestion et au suiv des atlieres et ou activités avec entre autres la réservations d’hotel,les états de paiements des perdiems ,transport ,l’achat de fournitures,
- Appui aux paiements des livrables reçus,
- Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis.
- Appuyer dans l’archivage des documents comptables et financiers à mettre sur le Sharepoint ;
- Appuyer dans le suivi des transactions financières à la banque ;
- Contrôler le registre des immobilisations ; Etablir les rapprochements bancaires ;
- Enregistrer les opérations selon les codes comptables et des projets ;
- Gérer et améliorer le système d’archivage des pièces comptables avant et après le rapport financier.
 
2.   Participer à l’Audit des Etats Financiers 
- Assister le superviseur dans l’organisation et la préparation des différents audits des comptes et des états financiers 
Compétences et qualités requises 
- Avoir un BAC + 2 au minimum en finance et comptabilité
- Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans une ONG ou institution de la place
- Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé
- Etre capable de travailler sous stress
- Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable
- Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de FHI 360.
- Etre capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
- Avoir une bonne capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Etre capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches en tenant compte des priorités.
- Effectuer toute autre tâche pertinente dans la fonction occupée sous la supervision de la hiérarchie.