Assistant administratif/ réceptionniste
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• Dakar, Sénégal
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Abt associates
Abt Associates recrute un Assistant administratif/ réceptionniste.

Aperçu de l’Organisation
Abt Associates (Abt) est un leader mondial dont la mission est focalisée sur la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé et des politiques sociales et environnementales. Reconnu pour son approche rigoureuse de la résolution de problèmes complexes, Abt est régulièrement classé parmi les 20 meilleures firmes de recherche et l’un des 40 plus grands innovateurs dans le domaine du développement international. La compagnie possède plusieurs bureaux aux États-Unis et des bureaux dans plus de 40 pays. Au service du secteur public et privé, Abt soutient des processus de gouvernance participatifs qui autonomisent les populations et encouragent la responsabilité et la transparence entre les secteurs. Notre impact se fait sentir dans des institutions réactives et inclusives, des communautés autonomes, un accès équitable aux services publics, une meilleure mobilisation et gestion des ressources financières, et des environnements favorables pour la croissance économique et les opportunités.

Opportunité
USAID/Assistance Technique au Financement Direct (G2G Ops) est un contrat bilatéral de 5 ans qui met en œuvre un financement de gouvernement à gouvernement au niveau central et régional pour 3 secteurs : santé, WASH (eau, assainissement et hygiène), et éducation. G2G Ops coordonne avec les ministères concernés afin d’accélérer et de maintenir les gains en matière d’accès à des services de santé, d’éducation et d’eau, d’assainissement et d’hygiène de qualité et d’alléger l’importante charge de gestion.

Sous la supervision de l’adjoint administratif / le réceptionniste apportera son appui au fonctionnement du bureau et fournira son soutien en matière de gestion du bureau et soutien logistique au bureau.

Principaux rôles et responsabilités
• Assister dans la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s’y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l’espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations;
• Apporter son appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement;
• Assister à la gestion du bureau (propreté et ordre) et élaborer et constituer les activités d’accompagnement du bureau. Superviser les nettoyeurs et les chauffeurs;
• S’assurer du bon usage et la disposition de biens, matériels et équipements au bureau;
• Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à, la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste;
• Assister le Directeur des opérations dans les tâches d’achats, y compris l’élaboration des demandes de devis, dans les analyses des cotations ou offres, préparer les demandes des achats et commandes et classer les documents sur les achats.
• Assister le Directeur des finances et opérations dans l’actualisation de la liste d’inventaire du projet;
• Contrôler le stock des fournitures du bureau;
• S’assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les besoins en paiement à venir pour le paiement du bureau
• Apporter son assistance aux chauffeurs et autre personnel dans le processus de réalisation des fiches de temps et des rapports sur les avances et dépenses des déplacements. Agir en qualité de responsable de la comptabilisation des fiches de présence pour le bureau.
• Tenir un registre de tous les documents reçus.

Compétences/connaissances requises
• Avoir un diplôme d’études secondaires (minimum) ou techniques, le diplôme de licence en administration, gestion, d’entreprise, science sociale ou autre domaine relatif est souhaitable.
• Avoir au moins de 3 ans d’expérience professionnelle appropriée en administration des bureaux.
• Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de traitement des données et présentation graphique.
• Aptitude à planifier et à exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires et tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
• Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
• Excellentes capacités de communication relationnelles et excellentes capacités d’organisation.
• Capacité à évaluer les problèmes et les résoudre.
• Excellentes compétences en communications relationnelles et d’organisation.
• Préférence pour les candidats qui ont l’expérience sur les projets financés par USAID ou autres organisations internationales de développement.
• Maîtrise du français parlé et écrit et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitables.