Responsable sécurité, administratif et logistique – USAID WASH Services
Le projet USAID WASH Services au Sénégal, mis en œuvre par Tetra Tech International Development (www.tetratech.com/intdev), vise à s’appuyer sur les succès du projet USAID Assainissement – Changement de Comportement et Eau pour le Senegal (ACCES) pour augmenter la demande des consommateurs et l'accès durable à des services améliorés d'assainissement et d'eau pour aider le gouvernement du Sénégal à atteindre ses objectifs de développement du secteur WASH, à savoir l'accès universel aux services d'assainissement et d'eau d'ici 2030.

Le projet accepte actuellement les manifestations d'intérêt pour le/la Responsable sécurité, administratif et logistique. Ce poste sera situé au bureau principal de Dakar.

Le/La Responsable sécurité, administrative et logistique sera responsable de coordonner la logistique liée aux fournisseurs, aux voyageurs sur le terrain et/ou aux consultants, aux conférences, événements et ateliers liés au projet. De plus, ce poste aidera d’autres membres du personnel tels que le comptable principal et la directrice des opérations à obtenir et à examiner les documents clés liés aux rapports de dépenses, au personnel et à la facturation tout en s’assurant que les fichiers papier et électroniques du projet sont conformes au classement de Tetra Tech. Il/Elle sera chargé de superviser le personnel de soutien administratif, y compris les chauffeurs du projet. Il/Elle servira aussi de gestionnaire de la sécurité.

Responsabilités:
Coordination et suivi des déplacements :
* Assurer la planification des missions du staff et partenaires ;
* Assurer la planification des mouvements de véhicules (coordonner et programmer l'attribution et l'utilisation des véhicules) ;
* Etablir les Ordres de Mission ;
* Créer et maintenir un suivi des déplacements du personnel sur un tableau d’affichage ;
* Superviser les horaires de voyage et vérifier les autorisations requises pour les demandes de voyage internes et conserver les pièces justificatives dans les dossiers pour tous les voyages ;
* Collecter et examiner les pièces justificatives (factures, reçus, etc.) pour les rapports de frais de voyage soumis par le personnel et les consultants ;
* Appuyer les chauffeurs dans la Collecte de demande d’avance et de justifications des retours de missions ;
* Superviser les documents liés à la bonne utilisation des véhicules ;
* Coordonner avec les responsables des bureaux régionaux les activités logistiques dans les différentes régions.

Entretien des véhicules et motos :
* Assurer l'entretien régulier de tous les véhicules et motos (la vérification de l'huile et des autres fluides, de la batterie, des freins, des pneus et des autres équipements essentiels) ;
* Suivre les calendriers d'entretien de tous les véhicules et motos et veiller à ce que l'entretien de routine nécessaire soit effectué en temps voulu, conformément aux recommandations pour chaque véhicule et moto ;
* Suivre les problèmes détectés sur les véhicules et motos et les préoccupations des conducteurs avec les mécaniciens appropriés pour assurer les réparations souhaitées ;
* S'assurer que les véhicules et motos sont sécurisés de manière appropriée et sûre en dehors de leur utilisation officielle ;
* S’assurer que les véhicules et motos ont leurs pièces administratives à jour.

Conformité aux règlements et procédures du client :
* Distribuer et expliquer à tous les conducteurs agréés toutes les politiques de l'USAID, et de Tetra Tech relatives à l’utilisation véhicules et motos.
* Distribuer et réconcilier les cartes d'essence ;
* Assurer la mise en œuvre et le respect de procédures de USAID en matière d’utilisation des véhicules et motos du projet ;
* S'assurer que toutes les procédures pertinentes requises par les règles du pays hôte, USAID, et ARD sont prises en cas d'accident.

Tenue des dossiers, enregistrements :
* Superviser quotidiennement la tenue des fiches de bords du parc auto ;
* Superviser périodiquement les carnets de bords du parc moto ;
* Tenir à jour une fiche pour rappeler aux chauffeurs les périodes d’entretien
* S’assurer que tous les chauffeurs connaissent les procédures à suivre pour tenir à jour les carnets de bord et réconcilier les dossiers
* Préparer trimestriellement les coûts d’entretien, de rechange de pièce, de carburant pour s’assurer que les véhicules et motos sont en bon état ;
* Calculer mensuellement, trimestriellement et annuellement les consommations de carburant des véhicules et des motos
* Identifier et signaler toute utilisation « autre autorisée » des véhicules et les remettre à la comptabilité pour facturation et recouvrement.

Support logistique au bureau :
* Assurer la fourniture et la livraison en temps opportun de tout le soutien logistique nécessaire pour le bon déroulement du projet ; y compris la gestion des actifs
* Assurer l’entretien et le suivi du bâtiment des bureaux, et s’assurer qu’ils sont en permanence fonctionnels ;
* Préparer et suivre l’inventaire des équipements et matériels du projet
* Faire le suivi de la codification de tous les biens du projet en collaboration avec la comptabilité
* Assurer la réception des matériels et équipements ;
* Tenir une fiche de suivi de stock des fournitures du bureau et produits désinfectants.

Ateliers et évènements :
* Organiser tous les ateliers/ formations ou tout autre évènement du projet en collaboration avec le Responsable de l’activité ;
* Réaliser les réservations de l’espace et des équipements / matériels nécessaires ;
* Assurer les achats nécessaires ;
* Veiller à ce que la logistique nécessaire à la bonne marche de l’atelier soit assurée.

Assurer le rôle de Gestionnaire de sécurité et/ou servir de point focal de sécurité du bureau :
* Assurer la liaison avec notre sous-traitant de sécurité pour partager et gérer les alertes de sécurité pertinentes liées aux déplacements du personnel tout en gérant la mise en œuvre du plan d’intervention d’urgence du bureau ;
* Veiller à ce que les équipements et recommandations sécuritaires liés au bureau et véhicules et motos soient opérationnels et mis en œuvre.

Fonctions de supervision :
* Superviser et coordonner les tâches du personnel de soutien administratif (y compris les chauffeurs) ainsi que les prestataires de services liés au nettoyage des bureaux, à l’internet/aux communications, aux entretiens / améliorations / réparations, etc.

Responsabilités supplémentaires :
* Organiser la collecte et la livraison de courrier ou de documents, selon les directives ;
* Remplir d’autres tâches assignées par le directeur des opérations ou le COP pour soutenir les objectifs du projet.

Qualifications:
* Diplôme universitaire en administration publique, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent est préféré.
* Au moins sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG ou une organisation internationale sont préférables, OU dans la gestion de bureaux dans d’autres projets. Une expérience dans les projets de USAID.
* Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la diplomatie, la volonté d’écouter et le respect des collègues.
* La maîtrise de la langue française, écrit et parlé est requise ; la maîtrise de l'anglais est un atout.

Veuillez-vous assurer que seuls les documents demandés indiqués ci-dessus sont soumis. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d'appels téléphoniques, s'il vous plaît. 
 
Tetra Tech International Development s’engage à préserver l’excellence technique en matière d’égalité
et d’inclusion sociale. Notre équipe de conseillers dédiés au genre, à la jeunesse et à l’inclusion sociale (GYSI) travaille en étroite collaboration avec notre personnel et nos partenaires pour partager les normes internationales et les meilleures pratiques afin d’améliorer les moyens de subsistance des groupes les plus marginalisés du monde. Tetra Tech International Development est particulièrement intéressé par les candidats qui peuvent contribuer à nos initiatives de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) qui visent à accroître l'inclusion et un authentique sentiment d'appartenance à tout notre personnel, quel que soit son parcours. 
 
Aménagements raisonnables?: 
Nous nous engageons à embaucher une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pendant le processus de candidature, veuillez visiter la page page d'assistance aux personnes handicapées de Tetra Tech. Notre équipe de recrutement a hâte de s'engager dans un processus interactif pour fournir des aménagements utiles et raisonnables aux candidats. 
 
À propos de Tetra Tech?: 
Tetra Tech combine les ressources d'une entreprise mondiale multimilliardaire avec une prestation locale axée sur le client dans 550 sites à travers le monde. Notre réputation repose sur l'expertise technique et le talent de plus de 28 000 employés qui travaillent ensemble pour fournir des solutions intelligentes et évolutives pour des projets ambitieux. Tetra Tech est fière d'être un employeur garantissant l'égalité des chances.  La diversité, l'inclusion et l'équité font partie de nos valeurs fondamentales. Tout au long de son histoire, l’entreprise a donné la priorité à l’inclusion équitable de tous. Tous les candidats qualifiés seront considérés sans égard à la race, la couleur, la religion, l'origine nationale, le statut militaire, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, l'identité de genre ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous invitons les candidatures de toutes les parties intéressées. 

ARD 188
Project opportunity
Water Security and Sanitation (International Development)
Requisition #18800001309

Avez-vous au moins un diplôme universitaire en administration publique, en administration des affaires
ou dans un autre domaine pertinent ?
Avez-vous au moins sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG ou une organisation internationals OU dans la gestion de bureaux dans d’autres projets ?
Avez-vous une expérience dans les projets de USAID ?
Avez-vous des excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la diplomatie, la
volonté d’écouter et le respect des collègues ?