Responsabilités
Sous la supervision et l’orientation du Chef des Ressources Humaines, le/la titulaire est chargé(e) des fonctions suivantes :

Administration des voyages
• Examiner et approuver toutes les autorisations de voyage non commercial des missions ; appuyer les transactions de voyage officiel soumises par le personnel de la mission ; et superviser les expéditions officielles des effets personnels, conformément aux règles et politiques applicables.
• Examiner les rapports de dépenses transmis via Umoja à l’Unité des voyages afin de déterminer les montants remboursables des droits officiels, conformément aux règles des Nations Unies, avant leur transmission au Travel Claim Processor (TCP) dans Umoja.
• Coordonner avec les partenaires commerciaux concernés ou d’autres parties le remboursement des voyages effectués après la clôture de la période financière ; préparer les amendements aux demandes de voyage existantes, si nécessaire.
• Examiner les problèmes liés au module Umoja Travel, à la demande du TSA, du TCP ou de tout utilisateur/approbateur du module ESS, et s’assurer qu’aucune réclamation n’est dupliquée.
• Assister les membres du personnel dans l’utilisation d’Umoja ESS ; résoudre les problèmes du système ; identifier les difficultés rencontrées par le personnel de l’UNOWAS dans le traitement des demandes et transactions liées aux voyages.
• Suivre le traitement des demandes soumises au Bureau des voyages du RSCE ; auditer les billets fournis au personnel de l’UNOWAS ; et veiller à ce que les services fournis respectent les accords de niveau de service (SLA).
• Agir en tant que point focal des voyages pour l’UNOWAS et en tant qu’agent de permanence ; assurer un suivi continu avec le Bureau des voyages du RSCE ; suivre les demandes en attente ou mal traitées ; et réagir rapidement aux cas exceptionnels tels que les annulations, les modifications d’itinéraire ou les demandes de dernière minute.

Services aux clients
• Fournir un soutien continu aux clients et les assister pour les questions liées aux voyages officiels, y compris la soumission ou l’approbation des demandes de voyage et des rapports de dépenses par le RSCE.
• Dispenser des formations au personnel sur la solution de voyage Umoja, selon les besoins.
• Fournir aux membres du personnel des informations sur les droits, politiques et procédures en matière de voyages officiels, de transport des effets personnels, d’organisation des déplacements, ainsi que sur les exigences en matière de passeports et de visas, conformément aux règles et règlements en vigueur.

Services de protocole
Assurer un appui de remplacement à l’Officier du protocole et garantir la continuité des services de protocole en son absence :

• Aider à coordonner les dispositions d’accès aux salons VIP à l’aéroport pour le RSSG et le RSSG adjoint, y compris la facilitation des formalités d’immigration, le traitement des visas, et l’appui protocolaire et logistique aux points d’entrée. Assurer l’accès aux installations VIP pour le personnel éligible des Nations Unies visitant le Sénégal, en coordination avec les autorités compétentes.
• Aider au traitement des visas d’entrée et des prolongations pour le personnel non statutaire, y compris le personnel militaire, la police des Nations Unies (UNPOL), les Volontaires des Nations Unies et les contractuels internationaux, en veillant au respect des exigences du pays hôte.
• Appuyer la délivrance et le renouvellement des cartes d’identification diplomatiques pour le personnel et les personnes à charge éligibles, y compris le traitement des visas de courtoisie et des formalités d’entrée/sortie, et veiller à la gestion rapide et précise de toute la documentation associée.
• Fournir un appui aux processus administratifs liés au protocole pour les véhicules officiels des Nations Unies, y compris l’admission temporaire, le dédouanement et la délivrance des plaques d’immatriculation diplomatiques, conformément à la réglementation nationale et aux procédures établies des Nations Unies.
• Faciliter la mise en œuvre des privilèges et immunités de la Mission et de son personnel, dans la mesure où ils ne sont pas en contradiction avec les lois locales, afin de protéger les intérêts des Nations Unies.
• Aider à coordonner avec les autorités locales les aspects protocolaires liés aux évacuations médicales (MEDEVAC), selon les besoins.

Formation
• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent requis.

Qualifications spécifiques au poste
• Un diplôme technique ou professionnel en gestion des voyages, logistique ou domaine connexe est souhaitable.
• Une formation en services de protocole ou domaine connexe est souhaitable.

Expérience professionnelle
• Un minimum de sept (7) années d’expérience en administration, dont au moins trois (3) années en administration des voyages et services de protocole ou domaine connexe, est requis.
• Une expérience dans le traitement des demandes de voyage ou des rapports de dépenses dans un système ERP tel qu’Umoja est souhaitable.
• Une expérience dans l’application du Statut et Règlement du personnel des Nations Unies en environnement opérationnel est souhaitable, y compris la gestion d’un large éventail de questions liées aux voyages et au protocole.
• Une expérience dans le diagnostic et l’analyse des problèmes, ainsi que dans la formulation de recommandations pour résoudre les difficultés liées aux demandes de voyage (TR), rapports de dépenses (ER) ou paiements, est souhaitable.