Contexte du recrutement et définition de poste
SERVTEC Sénégal recherche pour un de ses Clients spécialiste du carrelage, de l’équipement de salles de bains et de cuisines de luxe.

1 Assistant de direction
L’assistante de direction accompagne un dirigeant d’entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.


Référentiel
• Organisation
• Gestion d’agenda
• Support de communication
• Logistique des événements
• Reporting


Missions principales
Organisation de l’agenda du top management
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion, suivi et archivage des courriers, comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

Communication
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du dirigeant).

Activités éventuelles
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, relance gros clients indiqués par le dirigeant).
• Suivre les procédures d’appels d’offres.

Rattachement hiérarchique
• PDG du groupe
• DGA Filiales
• Directeur Administratif et Financier du groupe