Le Centre africain de recherche sur la population et la santé (APHRC) est un institut de recherche international dirigé par des Africains et basé en Afrique, engagé à mener des recherches multidisciplinaires de haute qualité et pertinentes pour les politiques. Nos chercheurs abordent d'importants problèmes et défis de développement auxquels l'Afrique subsaharienne est confrontée dans des domaines tels que l'éducation, la population, la santé, le vieillissement, l'urbanisation et le bien-être. Notre objectif est de générer des preuves pour une action significative, de dialoguer avec les décideurs politiques de la région pour diffuser les résultats de nos recherches, d'influencer les décisions politiques et d'améliorer la qualité de vie en Afrique.

APHRC cherche à recruter un(e) Assistante Administratif(ve)/Réceptionniste pour travailler au Bureau Régional de l'Afrique de l'Ouest (WARO) à Dakar, au Sénégal.

Principales responsabilités

• Gérer l'accueil et l'interface avec les visiteurs du Bureau ;
• Assurez-vous que l'aire de réception est propre et attrayante, que le mobilier est bien rangé et que les magazines, brochures, journaux quotidiens et autres publications sont à jour;
• Gérer le standard téléphonique, assurer un flux de communication fluide entre le Centre et les parties externes ;
• Gérer le bureau du chef de WARO et répondre aux questions en son absence ;
• Planifier les rendez-vous pour le chef de WARO si nécessaire ;
• Gérer les réunions du personnel de WARO, y compris la planification, la réservation des salles de réunion, la préparation de la documentation et la rédaction des procès-verbaux si nécessaire ;
• Identifier les points d'action lors des rencontres et faire le suivi avec les parties concernées pour s'assurer de leur réalisation;
• Maintenir un système d'enregistrement et de classement efficace pour les contrats, les activités de projet, les correspondances et les documents pour une référence rapide et facile ;
• Soutenir le recrutement de consultants et de stagiaires ;
• Rassembler les mises à jour de WARO pour le site Web, l'intranet, le bulletin d'information et le rapport annuel ;
• Mettre à jour la base de données de contacts avec les contacts pertinents du personnel ;
• Fournir un soutien dans la préparation et la mise en forme des contrats et des rapports ;
• Gérer toute la logistique des conférences et des ateliers ;
• Gérer la petite caisse du bureau et tenir les registres des véhicules administratifs ; ;
• Traiter les bons de commande locaux, les demandes d'achat, recevoir les factures et les transmettre pour paiement ;
• Recevoir des articles de papeterie ;
• Traiter les cartes de visite du personnel ;
• Réquisitionner et distribuer l'allocation de temps d'antenne/Internet au personnel éligible ; et
• Rapprocher les relevés pour les réservations de vol de l'APHRC

Compétences requises :
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Au moins 2 ans d'expérience post-qualification pertinente dans un environnement de bureau occupé, de préférence dans une ONG, une organisation de recherche ou un grand programme de recherche
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français
• Bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais
• Bonnes compétences en matière de planification, de finances et d'organisation
• Bonnes compétences en informatique
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler sous pression
• Une expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel sera un atout supplémentaire

Qualités :
• Souci du détail, discret, plein de tact, courtois
• Capacité à travailler de manière autonome, à établir des priorités, à jongler avec les tâches, à respecter les délais ; et
• Initiative et innovation dans l'évaluation des situations, le dépannage, la résolution de conflits et la consolidation d'équipe