Intitulé du poste : Support Senior administratif, financier & comptable

Positionnement
• Sous la supervision directe du PMO, du Chef d’équipe et du backstopping de GOPA Worlwide, le/la Support financier et comptable assure la bonne gestion administrative, financière et comptable des activités. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes projets, les partenaires et les experts mobilisés dans le cadre de la coopération GIZ-GOPA.
• Il/elle est chargée d’effectuer le suivi, la tenue à jour et la gestion efficace et transparente de la comptabilité et du suivi des dépenses. Il/elle assurera les relations avec les organismes bancaires, sociaux et fiscaux de l’état du Sénégal ;
• Ses tâches ne sont pas limitées à la liste ci-dessous. Pour toute la durée du projet, il/elle couvrira de manière responsable et professionnelle toutes les tâches nécessaires à la gestion globale afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet.

Missions
• Gestion administrative, financière et comptable du projet avec les exigences de la GIZ
• Administration des fournisseurs, prestataires et partenaires
• Elaboration et suivi du budget OPEX (décompte ECT, etc.)
• Tenue à jour de l’inventaire des équipements et matériels ;
• Pilotage de la performance financière (rapport Financier mensuel) ;
• Soutien à la mise en œuvre des missions spécifiques en assurant un suivi rigoureux des engagements contractuels et des dépenses associées.

Responsabilités et tâches
• Gestion des contrats signés (location, partenariat, etc) ;
• Préparer des estimations mensuelles des ressources financières nécessaires, en veillant à ce que des fonds suffisants soient transférés par GOPA sur le compte bancaire pour le moment où ils sont nécessaires ;
• Garantir la confidentialité des documents et courriers ;
• Veiller à la fiabilité des données fournies ;
• Assurer le suivi du calendrier et des échéanciers administratifs, financiers et comptables : mise en place du budget, reporting financier mensuel ;
• Présentation du rapport annuel administratif et financier
• Assurer le suivi des bons de commandes et des règlements fournisseurs ;
• Effectuer tous les achats liés à l´activité du bureau selon les instructions du PMO et du chef d’équipe, en veillant au respect des exigences en matière d’achat, y compris les devis/comparaisons de prix ;
• S’assurer que les montants et les enregistrements des paiements sont exacts et que toutes les transactions sont comptabilisées dans les lignes budgétaires correspondantes et tenues à jour
• Gérer les relations avec la banque, le compte bancaire et la petite caisse et vérifier l’enregistrement dans les journaux respectifs des entrées et sorties ;
• Tenir la comptabilité à jour dans le logiciel comptable WINPACCS ;
• Préparer et classer la documentation et de toutes les factures, reçus, offres et autres documents comptables ;
• Veiller au classement et archivage des documents comptables et financiers physiquement et électroniquement ;
• Suivre le budget et les dépenses et contribuer aux révisions budgétaires ;
• Contrôler et maintenir la petite caisse pour les petits paiements, en tenant à jour un suivi sur Excel des paiements effectués et en s’assurant que les reçus sont conservés à des fins comptables
• Réconcilier de manière mensuelle de la caisse (PV de caisse) ;
• Fournir une assistance pour la préparation de toute activité nécessitant la préparation d’un budget ;
• Appui à la gestion logistique lors de la tenue d’ateliers, missions, événements du projet ;
• Reporting des actions /budgets liées aux financements des activités ;
• Exécuter dans les délais, toute tâche demandée par le PMO, le Chef d’équipe et le backstopping de GOPA Worldwide.

Formation souhaitée
• Bac + 4 Comptabilité, Finance ou tout autre domaine connexe

Expérience nécessaire
• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire (au sein d’un projet de coopération internationale ou avec la GIZ serait un plus)

Compétences requises
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) : Niveau 3
• Bonnes capacités rédactionnelles : Niveau 4
• Communication orale et écrite : Niveau 3
• Parfaite maitrise des techniques de gestion administrative et financière et de contrôle de gestion : Niveau 4
• Parfaite maitrise des techniques de la comptabilité à partie double : Niveau 4 ;
• Parfaite maitrise des techniques de la comptabilité analytique : Niveau 4 ;
• Résolution de problèmes et capacités de gestion du travail en équipe : Niveau 3
• Sens de l’initiative / force de proposition : Niveau 4 ;
• Connaissance des normes de sécurité de l’information : Niveau 3 ;
• Confidentialité, diplomatie et discrétion : Niveau 4
• Ponctualité, gestion des priorités & rigueur : Niveau 4
• Connaissance dans l’organisation d’activités du type : formation, séminaire, conférence : Niveau3

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