Responsable Administratif et Financier (H/F)
• CDI
• Dakar, Sénégal
• Administration
• Audit - Comptabilité

Viamo
Viamo recrute un Responsable Administratif et Financier.

A propos de Viamo
La technologie mobile révolutionne la manière dont les organisations s’engagent auprès de leurs utilisateurs finaux. Plus de 96 % de la population mondiale a accès à un téléphone portable, ce qui signifie qu’il est désormais possible d’atteindre presque chaque personne sur la planète. Pourtant, 3 milliards de personnes vivant dans les marchés émergents n’ont toujours pas accès à des informations pertinentes, opportunes et intéressantes dans leur langue locale, et leur voix n’est toujours pas entendue. Les organisations qui les desservent ne disposent pas de la technologie et des capacités nécessaires pour les atteindre, et beaucoup d’entre elles ne sont pas conscientes du pouvoir de la technologie mobile pour atteindre leurs objectifs organisationnels.
Viamo met en relation les individus et les organisations qui utilisent la technologie numérique pour prendre de meilleures décisions.
Avec plus de 18 millions de personnes touchées rien qu’en 2018, nous sommes en bonne voie pour atteindre notre objectif de toucher 50 millions de personnes par an d’ici 2023.

A propos du rôle
Vous apporterez votre soutien au Représentant Pays et à l’équipe présente au Sénégal et travaillerez en collaboration avec la Comptable Régionale. Vous apporterez un soutien administratif, financier et opérationnel aux activités de Viamo, en maintenant et en contrôlant l’exhaustivité et l’exactitude des finances et de l’administration locales pour le bureau du Sénégal, en adéquation avec les directives du groupe.

Principales Responsabilités

Support Administratif
• Assurer que les procédures nécessaires pour maintenir Viamo Sénégal enregistré et en règle selon les législations en vigueur au Sénégal soient respectées.
• Régulièrement s’assurer du cadre législatif autour du droit du travail et faire remonter au Représentant pays et à la RH Centrale de Viamo, tout besoin d’évolution dans les contrats de Viamo.
• Disséminer les appels d’offres relatifs aux besoins d’audits de Viamo Sénégal, sélectionner le meilleur prestataire (avec le soutien du Représentant Pays et de la Comptable Régionale), puis superviser l’audit en assistant le prestataire selon ses besoins.
• Prendre en main puis soutenir le processus de recrutement des futurs employés au Sénégal (en collaboration étroite avec la RH centrale et les panels de recruteurs concernés).
• Couvrir les besoins RH récurrents (révision des avenants éventuels, correction dans les contrats, production des DMTs, enregistrement des contrats auprès des autorités locales, etc).
• Déterminer la meilleure assurance / couverture santé à contracter pour couvrir au mieux et dans la limite de la politique RH de Viamo, l’ensemble des employés en contrat local au Sénégal, et réviser cette couverture de façon annuelle.
• Assurer la gestion, le suivi et les relations avec le(s) prestataire(s) certifiant(s) les états financiers en fin d’année.
• En fonction des besoins, assurer toute procédure d’ordre administrative nécessaire à Viamo Sénégal.
• Rester informé, partager des « SitRep » et faire des recommandations au représentant pays en fonction de l’évolution du climat social et sanitaire du pays (i.e évolution des décrets autour du C19, etc).

Support Financier
• Préparer la demande d’approvisionnement mensuel en trésorerie pour le bureau et les projets.
• Préparer les paiements des prestataires locaux en suivant la procédure (demande de paiement + justificatifs, demande de signature et d’autorisation de paiement).
• Superviser / gérer la petite caisse selon les besoins / la présence d’un assistant administratif.
• Assurer les codifications de dépenses (allocation par projet).
• Soumettre tous les reçus et factures liés aux projets à la Finance centrale, et sauvegarder sur le drive de Viamo.
• En collaboration avec les gestionnaires de programmes, compiler et gérer les budgets pour les activités sur le terrain et ou revoir les rapports financiers à envoyer au partenaire dans le cadre de projets complexes.
• Réconcilier les relevés bancaires et les données comptables.
• Assurer le suivi et les relances des factures en suspens.
• Assister tout projet / audit organisationnel.
• Gérer les relations avec la banque et assurer régulièrement les intérêts de Viamo en révisant la prestation (étude des packages proposés par les concurrents, etc).

Paiements
• Préparation et partage des bulletins de salaires mensuels, et archivage dans le Drive de Viamo.
• Préparer les virements des salaires pour les employés locaux.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des déclarations de taxes, retenues salariales et autres (BRS, VRS, IPRES, SC) et veiller à ce que le compte des salaires soit rapproché et que lesdites taxes et retenues salariales soient payées conformément à la réglementation fiscale en vigueur.
• Assurer le dépôt des chèques de déclaration auprès des services étatiques concernés.
• Assurer l’archivage physique et digital des Récipicés des déclarations.

Support Opérationnel
• Gestion de bureau (i.e besoin d’achats divers, gestion des outils de planning, etc).
• Tenue des inventaires de fournitures et équipements.
• Assistance voyage et mission terrain (hébergement, réservations…)
• Support logistique des ateliers et autres évènements (location salle, rafraîchissement)

Indicateurs de performance
• Assurer la cohérence des rapports de compte
• Gestion de la paie des employés locaux et des prestataires effective
• Support Administratif effectif
• Support Financier effectif
• Support Opérationnel effectif

Liaison hiérarchique
• Sous la supervision du Représentant Pays au Sénégal.
• Encadrement technique par la Comptable Régionale.

Profil recherché

Requis
• Diplôme universitaire en administration générale avec plus de 3 ans d’expérience en gestion.
• Compétences et expérience en gestion administrative, financière et opérationnelle.
• Esprit d’initiative et proactivité.
• Autonomie et esprit d’équipe.
• Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et aux relations interpersonnelles.
• Capacité d’adaptation et de débrouillardise.
• Excellente communication écrite et orale en français et intermédiaire en anglais.
• Compétences en matière de service à la clientèle.
• Organisé(e), rigoureux(se) et soucieux(se) des détails.
• Nationalité et résidence (ou permis de résidence) au Sénégal.

Souhaité
• Une expérience dans les Organisations à but non lucratif (ONG, société civil…), télécommunications (opérateurs mobiles, secteur TIC…() ou entreprises sociales serait un atout.
• Expérience entrepreneuriale serait un plus.