Assurer le bon déroulement des opérations d’approvisionnement en fournissant un soutien, des conseils et des services fiables en matière de contrats, de processus et de collaboration avec les parties prenantes.

But du poste
Associé principal en approvisionnement fournit des services de soutien efficaces et rapides en matière d’approvisionnement et d’administration des contrats aux différents programmes gérés par son bureau. Ce rôle favorise une approche axée sur la qualité, le client et les résultats afin de garantir la conformité aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’approvisionnement de l’UNOPS, tout en travaillant et en assurant la liaison avec les autres membres du personnel d’approvisionnement et diverses autres parties prenantes, notamment les chargés d’appui aux programmes, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille. Dans l’exercice de ses fonctions, l’assistant(e) principal(e) en approvisionnement travaille avec un minimum de supervision.

Soutien aux transactions d’approvisionnement
• Mettre en œuvre les mesures approuvées pour intégrer le développement durable dans le processus d’approvisionnement.
• S’assurer que les dossiers soumis aux comités des contrats et des biens (CCB) soient complets.
• S’assurer de l’exhaustivité de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande (BC), des contrats, des accords à long terme (ALT) ou de leurs modifications.
• Effectuer des études de marché régulières pour déterminer les sources d’approvisionnement en utilisant le
• Marché mondial des Nations Unies et d’autres sources externes pertinentes.
• Mettre en place, améliorer ou maintenir la base de données des fournisseurs locaux, en veillant à la mise à jour régulière des bases de données d’informations et des fichiers et registres d’approvisionnement.
• Générer des rapports d’état, selon les besoins.
• S’assurer de la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d’audit et de révision.

Planification des approvisionnements, demandes d’achat et sourcing
• Collaborer avec le personnel et les gestionnaires de projet à la préparation de leurs plans d’approvisionnement et d’attribution.
• Maintenir et mettre à jour les processus de suivi des approvisionnements pour les projets et fournir des commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur.
• Fournir aux entités requérantes des propositions sur les modalités de fourniture de biens, de travaux et de services, y compris les délais d’approvisionnement pour chaque étape.
• Vérifier que les demandes sont complètes.
• Préparer des spécifications appropriées et complètes pour l’équipement et les matériaux, les profils de poste et les énoncés de travaux (SoW) en tant qu’éléments d’entrée pour les demandes de propositions (RFP), les demandes de devis (RFQ) et les invitations à soumissionner (ITB), en veillant à l’autorisation/approbation des unités d’approbation concernées.
• Assurer une liaison régulière avec les fournisseurs et les destinataires jusqu’à la livraison sécurisée des marchandises.
• Suivre l’avancement du processus et assurer la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement.
• Enquêter sur les problèmes survenus après la commande, les résoudre et partager des rapports d’étape sur les questions d’approvisionnement.
• Fournir des réponses orales ou écrites aux questions des projets, clients, entreprises, etc., concernant les questions liées aux achats.
• Élaborer des rapports mensuels sur les questions d’approvisionnement.
• Assurer la liaison avec l’unité logistique ou les projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d’obtenir les rapports de livraison appropriés, les rapports de réception et d’inspection (RRI) ou les certificats pertinents tout en veillant à ce qu’un inventaire approprié soit effectué.

Soutien aux appels d’offres et aux soumissions
• Établir des listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d’une valeur supérieure aux montants désignés, pour approbation par le(s) responsable(s) désigné(s).
• Préparer et publier les manifestations d’intérêt (EOI), les demandes de prix (RFQ), les appels d’offres (ITB), les demandes de propositions (RFP) ou autres documents d’appel d’offres selon les besoins, en veillant à leur conformité avec les modèles approuvés par l’UNOPS et en sollicitant l’autorisation légale en cas d’ajustements nécessaires.
• Collaborer avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour examiner et évaluer les offres ou propositions reçues et préparer des analyses pour les attributions de contrats moins complexes en vue de leur soumission au Comité des contrats et des biens (CPC) ou à tout autre organisme désigné par la loi.
• Collaborer avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour soumettre des demandes au Comité des contrats et des biens du siège.
• Organiser les réunions du CPC (ou de l’organisme statutaire désigné) selon les besoins, en faisant circuler les documents à examiner au moins 24 heures à l’avance.
• Conserver les registres du CPC ou de tout autre organisme statutaire désigné

Administration des contrats
• Assurer le suivi de la signature des contrats par les fournisseurs.
• Engager les fonds dans le système ERP et obtenir les signatures nécessaires à l’approbation.
• Diffuser les annonces de contrats et les attributions.
• Tenir à jour le système de contrats et de classement.
• Tenir à jour des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.

Construction et partage des connaissances
• Organiser, faciliter ou dispenser des formations et des initiatives d’apprentissage sur les achats à destination du personnel.
• Apporter une contribution pertinente aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
• Recueillir et utiliser de manière productive les commentaires, les idées et les connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.

Compétences
• Contract Management, Electronic Procurement, Logistics Management, Market Analysis, Procurement, Regulations, Risk Management

Formation
Requis
• Diplôme d’études secondaires (ou équivalent) avec 7 ans d’expérience pertinente OU.
• Un baccalauréat (ou l’équivalent) dans n’importe quelle discipline, assorti de 3 ans d’expérience pertinente, est requis.
Souhaitée
Une certification ou une adhésion professionnelle reconnue à l’échelle mondiale ou nationale (par exemple, CIPS) est souhaitable.

Experience
Requise
• L’expérience pertinente consiste à travailler dans le domaine des achats ou dans des domaines connexes.
• Expérience de l’utilisation d’outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web est requis.
Souhaitée
• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d’organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans le domaine du développement ou de l’aide humanitaire est souhaitée.