FICHE DE POSTE ASSISTANT EXECUTIF
Chez Gade Gui, nous prospérons lorsque nos employés prospèrent. Nous sommes actuellement à la recherche d’un assistant exécutif pour soutenir notre haute direction.
Le candidat idéal sait adresser les problèmes, est proactif, dispose de compétences de communication exceptionnelles et une attention méticuleuse aux détails. Cette personne devrait avoir de l’expérience ou avoir le potentiel pour travailler dans un environnement de bureau, d’effectuer des tâches administratives et de soutenir les décideurs. Compte tenu du caractère évolutif de Gade Gui, nous comptons sur l’assistant exécutif pour être flexible et engage tout en maintenant la confidentialité des informations dont il a connaissance.

Objectifs de ce rôle
• Soutenir principalement le Management et fournir un soutien supplémentaire aux membres de l’équipe de direction, selon les directives reçues, pour s’assurer que les buts et objectifs de l’entreprise sont atteints et que les activités fonctionnent efficacement
• Maintenir et améliorer les processus internes de l’entreprise, et coordonner les ressources internes et externes pour accélérer les flux de travail
• Gérer la communication avec les employés en assurant la liaison avec les cadres internes et externes sur divers projets et tâches
• Planifier et orchestrer le travail pour s’assurer que les priorités du Management sont respectées, que les objectifs organisationnels sont atteints et que les meilleures pratiques sont respectées
• Superviser les projets financiers et administratifs mis en œuvre par l’équipe de direction

Responsabilités
Soutien administratif
• Accomplir une grande variété de tâches administratives pour le Management, notamment gérer un agenda extrêmement actif, remplir des rapports de dépenses, rédiger et préparer de la correspondance parfois confidentielle; organiser des voyages, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés, et compiler des documents pour les réunions liées aux voyages.
• Communiquer directement, et au nom du Management, avec les membres du conseil consultatif et d’autres tiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc.) sur les questions liées aux initiatives entreprises par le Management.
• Effectuer des recherches, établir les ordres de priorité et assurer le suivi des questions et des préoccupations adressées aux cadres supérieurs, y compris celles de nature délicate ou confidentielle. Déterminer la ligne de conduite, l’orientation ou la réponse appropriée.
• Pour une communication fluide, être le trait d’union entre le Management et les services internes/opérationnels ; faire preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien du personnel du Management.
• Collaborer étroitement et efficacement avec la Direction Générale pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir et faire un suivi approprié. Agir comme un « baromètre », avoir une idée des enjeux qui se présentent dans l’environnement et tenir les cadres supérieurs au courant.
• Faire preuve de leadership pour établir des relations essentielles au succès de l’organisation et gérer une variété de projets spéciaux pour l’équipe de direction, dont certains peuvent avoir un impact organisationnel.
• Réussir les aspects critiques des livrables avec une approche pratique, y compris la rédaction d’accusés de réception, de correspondance personnelle et d’autres tâches qui facilitent la capacité de la Direction Générale à diriger efficacement l’entreprise.
• Établir l’ordre de priorité des besoins concomitants; traiter les questions rapidement, de façon proactive et assurer le suivi des projets jusqu’à leur achèvement, souvent avec des contraintes de délais.
• Fournir un soutien administratif, comme la télécopie et la maintenance du système de classement et de la base de données des contacts
• Maintenir le professionnalisme et la stricte confidentialité de tous les documents
• Organiser les communications de l’équipe et planifier les événements,
• Faire des présentations à l’interne et à l’externe, au besoin
• Mettre au défi les responsables de pôles/d’activités, en particulier en ce qui concerne l’atteinte des objectifs (budget financier, qualité du service fourni, satisfaction des clients, etc. Soutien et Interaction avec le Advisory Board
• Assurer la liaison et le soutien au conseil consultatif
• Assurer la liaison administrative entre la Direction Générale et les membres du conseil consultatif
• Aider les membres du conseil consultatif à planifier leurs déplacements, leur hébergement et leurs repas, au besoin
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans ses relations avec tous les membres du conseil consultatif
• Se conformer aux règles et règlements applicables établis dans les règlements administratifs concernant les questions relatives au conseil consultatif, y compris la distribution préalable des documents avant les réunions en format électronique Interaction avec le Senior Management
• Participer en tant que membre de l’équipe de direction, notamment en participant à la planification des réunions et en assistant aux réunions indiquées.
• Participer à la coordination de l’ordre du jour des réunions de l’équipe de Direction Générale et hors site, ainsi que de toutes les réunions de la direction
• Faciliter la coordination intersectorielle des plans de déplacement et de sensibilisation Initiatives Stratégiques
• Assurer le suivi de l’aboutissement des initiatives stratégiques entreprises par la Direction Générale

Compétences et qualifications requises
• Expérience dans un rôle administratif relevant directement de la Direction Générale
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Solides compétences de gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets simultanés
• Maîtrise des outils de productivité bureautique et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
• Esprit d’équipe flexible, volonté de s’adapter aux changements et sans crainte des défis
• Capacité à préserver la confidentialité des informations relatives à l’entreprise et à ses employés
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Power Point), d’Adobe Acrobat et des plateformes Web de médias sociaux ; capacité à concevoir et à modifier des présentations graphiques et du matériel.
• Expérience de la supervision des finances, des budgets et des dépenses de l’entreprise
• Expérience de l’élaboration de processus internes et de systèmes de classement

Environnement de Travail
• Prospérer dans un environnement de start-up, « do-it-yourself » et à rythme intensif
• Capacité à travailler dans un environnement multisectoriel/multi sociétés et au sein d’une équipe interfonctionnelle