Poste: Assistant(e) à la gestion administrative et logistique de projet
Pays : Sénégal
Supervision directe: Technicienne en Finance et administration du projet ACF-AO
Durée : CDD avec possibilité de renouvellement
Début prévu : immédiatement
Période d’affichage : 11 au 18 novembre 2024
Prendre note que cette offre d’emploi s’adresse aux personnes résidentes et autorisées à travailler au Sénégal.

Contexte d’intervention
L’organisation canadienne SUCO, présente au Sénégal depuis 2012, met en œuvre sa programmation dans le pays selon trois axes d’intervention, soit les systèmes alimentaires viables, la résilience aux changements climatiques et les droits et la participation des femmes.
Depuis 2023, SUCO met en oeuvre le projet ACF-AO - Action Climatique Féministe en Afrique de l’Ouest, financé par Affaires Mondiales Canada (AMC), en partenariat avec ses partenaires locaux au Sénégal et en Côte d’Ivoire. ACF-AO a pour objectif l’adaptation aux changements climatiques des femmes rurales et des jeunes dans les régions côtières et insulaires écologiquement sensibles.

Description du poste
Sous la supervision directe de la technicienne en Finance et administration du projet ACF-AO, la personne assistante à la gestion administrative et logistique du projet ACF-AO, est responsable d’appuyer sa superviseure sur tous les aspects inhérents à la planification financière, la budgétisation, les avances de fonds, et les régularisations financières mensuelles et trimestrielles du projet. Elle est particulièrement impliquée dans l’appui à la régularisation des pièces justificatives et des documents d'accompagnement remis par les partenaires de SUCO dans le cadre de leurs activités de suivi et de rapportage financier.

Responsabilités spécifiques

Administration:
-Soutenir la technicienne en finance et administration dans la préparation des avances pour le bureau et pour le projet;
- S’assurer du respect des délais de la remise des rapports financiers mensuels réalisés par les partenaires;
- Revoir et analyser les pièces justificatives des rapports financiers mensuels réalisés par le partenaire et effectuer des rapports en vue de les régulariser;
- Préparer les rapprochements bancaires ;
- Soutenir la technicienne en finance et administration dans la consolidation des rapports financiers mensuels;
- Réaliser l'inventaire des actifs du bureau pour le projet ACF-AO et s’assurer de leur bonne gestion;
- Soutenir la réalisation de toutes procédures bancaires en collaboration avec la technicienne en finances et en administration ;
- Participer à la collecte, à l'organisation, au maintien, et à un partage efficient de la documentation administrative du projet
- S’assurer de la numérisation des pièces justificatives virtuelles et de l'archivage des pièces justificatives physiques;
- Gérer la petite caisse sous le contrôle de la technicienne en finances et en administration.

Logistique :
- Réaliser les démarches de rassemblement des devis dans le cadre des demandes d’acquisitions;
- Réaliser l’approvisionnement matériel du bureau du projet (selon les besoins) conformément aux normes politiques en vigueur;
- Réaliser les courses administratives et d’approvisionnement (au besoin);
- Participer à la préparation des missions nationales et internationales et activités planifiées dans le cadre du projet.
Autres tâches :
- Participer aux différentes réunions périodiques du projet ;
- Assumer les tâches de la technicienne en administration et finances en cas d’absence de cette dernière;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, préalablement convenues avec la technicienne en finances et en administration ou en lien avec la nature du poste;
- Promouvoir un environnement qui génère des relations de travail d'équipe pour SUCO et les membres, en assurant le respect du code de conduite, de la politique de sécurité et d'autres politiques de SUCO.

Qualifications requises et compétences
- 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire;
-Expérience avec des ONG locales ou internationales serait un atout;
- Expérience dans les systèmes comptables, serait un atout;
- Expérience dans les processus administratifs et logistiques;
- Expérience dans les processus financiers et comptables ainsi que tout système informatique comptable serait un atout;
- Diplôme en administration, en logistique, en comptabilité ou dans des carrières connexes.
- Capacité à établir des priorités, à s'organiser et à effectuer plusieurs tâches à la fois efficacement, parfois sous pression ;
- Capacité à travailler en équipe et dans un environnement de travail multidisciplinaire et multiculturel
- Faire preuve de proactivité, d'autonomie, de diplomatie, d'entrepreneuriat et de de discrétion ;
- Avoir de bonnes références en termes d'intégrité et d'honnêteté ;
- Connaissance de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Drive et des navigateurs Internet ;
- Une expérience dans le domaine des organisations de coopération internationale sera considérée comme un atout ;

Conditions
- Horaire de travail : 40 heures/semaine du lundi au vendredi - en présentiel
- Assurance santé pour l’employé
- Salaire mensuel compétitif
- Lieu de travail : Dakar, Sénégal
- Type de contrat : Contrat local
- Durée du mandat : un (1) an avec possibilité de renouvellement