Description du Poste
L’Assistant de Programme soutient efficacement le Directeur de Programme dans la gestion et la coordination des activités liées aux programmes immobiliers de l’entreprise. Il joue un rôle essentiel dans le suivi des projets, la gestion des informations et la communication avec les parties prenantes, contribuant ainsi au succès global des programmes.

Responsabilités Principales
Soutien Administratif :
• Fournir un soutien administratif au Directeur de Programme, y compris la gestion des calendriers, la planification des réunions et la préparation de la correspondance.
• Organiser et maintenir les documents et les fichiers relatifs aux programmes, en assurant leur accessibilité et leur mise à jour régulière.
Suivi des Projets :
• Assister dans le suivi des projets individuels au sein des programmes, en collectant et en analysant les données relatives aux performances, aux échéanciers et aux budgets.
• Alerte le Directeur de Programme des délais potentiels et des risques identifiés, en proposant des mesures d’atténuation appropriées.

Coordination des Réunions :
• Organiser et coordonner les réunions du programme, y compris la préparation de l’ordre du jour, la prise de notes et la distribution des comptes rendus.
• Suivre les actions convenues lors des réunions et veiller à ce qu’elles soient suivies et mises en œuvre dans les délais impartis.
Communication :
• Assurer une communication efficace et transparente entre les membres de l’équipe du programme, en diffusant les informations pertinentes et en répondant aux demandes d’information.
• Faciliter la communication avec les parties prenantes internes et externes, en relayant les informations et en répondant aux préoccupations dans les limites de ses responsabilités.


Support Documentaire :
• Contribuer à la préparation et à la rédaction de documents relatifs aux programmes, tels que les rapports de progrès, les présentations et les propositions.
• Assurer la qualité et la cohérence des documents produits, en veillant à ce qu’ils répondent aux normes de l’entreprise.
Compétences Requises :
• Excellentes compétences en organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureau.
• Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.

Formation et Expérience :
• Diplôme d’études supérieures en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe.
• Expérience antérieure dans un rôle administratif ou de soutien serait un atout.
• Formation ou certification en gestion de projet ou en gestion de programme serait appréciée.