Procurement Assistant.
L’ Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité filles-garçons ou l’égalité supp des droits pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant mais nous savons que cela est souvent balayés par la pauvreté, la violence, l’exclusion, les normes sociales et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont le plus affectées.
En travaillant conjointement avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous recherchons un monde plus juste et plus durable qui s’attaquent aux causes profondes des défis que les filles et les enfants vulnérables peuvent rencontrer.
Nous accompagnons, les filles et plus largement tous les enfants de la naissance jusqu’à l’âge adulte pour développer leur autonomie et leur donner la capacité de décider pour leur vie en situation de développement et/ou d’urgence. Nous stimulons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et notre connaissance des besoins, des réalités et des inégalités.
Pendant plus de 85 ans, nous avons mobilisé d’autres optimistes déterminé?es pour transformer les vies de tous les enfants dans plus de 80 pays. Ensemble, nous n’arrêterons pas.


Responsabilités
Gestion de l’approvisionnement et du SAP
• Recueillir en début de chaque année fiscale les projets d’acquisitions du personnel de Plan International Sénégal et les traduire en Plan d’Acquisition dans le format élaboré à cet effet ;
• Conduire trimestriellement une actualisation dudit plan en y intégrant les nouveaux projets et en rendant compte du niveau d’exécution des activités prévues
• Gérer et assurer de façon proactive les activités d’approvisionnement pour chacune des différentes catégories,
• Etablir et tenir à jour une base de données fournisseurs pour tous les besoins identifiés au niveau national et international, afin d’optimiser les dépenses et de réaliser les objectifs fixés en matière de réduction des coûts.
• Soutenir les différents demandeurs afin de renforcer leurs connaissances, leur degré de confiance et leur capacité concernant les meilleures pratiques et une meilleure rentabilité en matière d’approvisionnements.
• Analyser les activités – comprendre les besoins et les éléments moteurs des activités en lien avec la ou les catégories d’approvisionnement, et établir de façon proactive les approches d’optimisation des approvisionnements.
• Repenser les approches dans la gestion des catégories pour mieux répondre aux besoins des activités du bureau régional et du CO, ce qui peut inclure la coordination, la consolidation, la décentralisation / centralisation, la renégociation de contrats.
• Diriger le développement d’appels d’offres et de contrats à long terme dans les catégories prioritaires.
• Traiter les demandes de fourniture dans SAP et tenir à jour un tableau de bord de suivi quotidien de toutes les requêtes à partager avec les intéressés dans le Drive
• Lancer l’appel aux consultations (cotations, demande de prix) pour l’acquisition de biens et services dans SAP en s’assurant que les critères de sélection sont définis à l’avance avec le demandeur
• Suivre le dépouillement des dossiers reçus avec le Comité de Passation des Marchés ou analyser les offres reçues.
• Etablir les bons de commande et s’assurer de l’exhaustivité des dossiers de paiement avant leur approbation et leur transmission en paiement
• Faire le suivi avec les fournisseurs consultés pour s’assurer du dépôt des dossiers dans les délais convenus ;
• Organiser partout où cela s’applique la séance d’ouverture publique des offres ;
• Dans un respect rigoureux des normes d’éthique et de confidentialité consubstantielle aux opérations de passation des marchés, conserver les dossiers jusqu’à leur transmission au Comité de Dépouillement ;
• Siéger au comité pour apprécier la conformité des dossiers reçus aux critères d’acceptabilité préalablement établis ;
• Assurer le Secrétariat du Comité de Passation des Marchés (CPM) lors de ses séances de dépouillement ;
• Faire approuver les délibérations du CPM ;
• Conduire la vérification du statut non-terroriste du fournisseur/consultant proposé à l’adjudication ;
• Evaluer de façon périodique et formelle la satisfaction des demandeurs sur le service rendu et mettre en place un plan d’actions d’amélioration
• Lancer chaque semaine le rapport de POs et GRs sur SAP et prendre les actions nécessaires

Gestion de la Base de données des fournisseurs et de la relation avec les fournisseurs
Conduire le processus de mise en place de la base de données des fournisseurs pré qualifiés selon la démarche suivante :

• Analyser les sollicitations courantes de Plan et définir une approche stratégique pour chaque catégorie
• Faire publier un avis d’appel à manifestation d’intérêt pour les domaines courants de sollicitation de services de Plan ;
• Recueillir et organiser les manifestations d’intérêt reçues et en les soumettant à la commission de dépouillement mise en place à cet effet ;
• S’assurer de l’existence physique des fournisseurs qualifiés ;
• Rendre disponible la base de données des fournisseurs qualifiés pour travailler avec Plan International Sénégal.
• Mettre à jour la banque de données (agréments et pièces administratives) des fournisseurs et prestataires de services ;
• Développer une base de données des demandes d’agrément reçues par l’Administration et partager un point périodique avec le personnel pour l’informer du niveau de traitement des demandes reçues ;
• Conduire l’évaluation semestrielle de la performance de chaque fournisseur et prendre les actions nécessaires.


Se rapporte au: Chargée des Affaires Contractuelles.
Niveau: 12.