Assistant(e) Administrtif(ve)
BirdLife International cherche à recruter une personne enthousiaste et expérimentée pour le poste d’assistant administratif. L’objectif principal de ce poste sera de fournir un soutien administratif efficace et efficient au bureau de Dakar et à ses projets et programmes, ainsi que de fournir un soutien administratif aux partenaires en Afrique de l’Ouest.

L’assistant(e) administratif(ve) aura les responsabilités suivantes :
Appui administratif
• Fournir un appui administratif au chef du bureau de Dakar, au personnel du bureau de Dakar, à BirdLife, aux visiteurs et aux membres du réseau africain de BirdLife, le cas échéant.
• Gérer les tâches de bureau, fournir une assistance polie et professionnelle par téléphone, courrier et e-mail.
• Apporter un soutien dans l’organisation des réunions, la programmation et la prise de rendez-vous, la gestion de la logistique, la rédaction des comptes-rendus de diverses réunions, le cas échéant.
• Soutenir les achats et les contrats avec les fournisseurs de services et assurer le bon fonctionnement administratif du bureau de Dakar.
• Aider à maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d’inventaire, en anticipant les fournitures nécessaires, en passant et en accélérant les commandes de fournitures, en vérifiant la réception des fournitures.
• S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement en remplissant les exigences de maintenance préventive, en demandant des réparations et en maintenant les inventaires de l’équipement.
• Contribuer à la maintenance et à la mise à jour des bases de données pertinentes, par exemple les contacts et les dossiers des prestataires de services sur le serveur du bureau de Dakar, et veiller à la confidentialité et à la sécurité des fichiers, des dossiers et des systèmes d’archivage.
• Appui au respect de la législation du travail locale et des directives gouvernementales pertinentes, ainsi qu’au traitement des permis de travail pour le personnel expatrié.

Soutien aux ressources humaines
• Soutenir les processus de recrutement, d’intégration, d’accueil et de sortie.
• Aide à la gestion et au suivi de l’assurance médicale et du régime de retraite du personnel.
• Aide au suivi des absences du personnel congés annuels, congés de maladie, etc.
• S’assurer que les politiques et procédures sont suivies conformément au manuel du personnel de BirdLife et que toutes les politiques d’emploi respectent les lois et réglementations locales en vigueur en matière de travail.
• Traiter les informations sensibles de manière confidentielle
Soutien à la coordination des événements
• Coordonner les arrangements de voyage, les réservations de vol, l’hébergement, le transport et les questions connexes pour le personnel du Secrétariat de BirdLife Afrique de l’Ouest, le cas échéant.
• Soutenir l’organisation de conférences, d’ateliers et de réunions en cas de besoin.

Soutien informatique
• Coordonner l’assistance informatique au personnel du bureau et assurer le suivi avec l’équipe informatique.
• Tenir un registre de tous les ordinateurs/portables du bureau de Dakar et envoyer la liste mensuelle mise à jour à l’équipe informatique.
• Autres : Toute autre tâche déléguée par votre supérieur hiérarchique.

Compétences, expérience et qualifications requises
• Diplôme/certificat en gestion des ressources humaines, en relations publiques, en administration des affaires ou dans un autre domaine connexe.
• L’expérience en lieu et place du niveau d’études sera également prise en considération.
• Bonnes connaissances informatiques dans toutes les applications standard de Microsoft Office.
• Grande motivation et désir de réussite, grand souci du détail et sens de l’organisation.
• Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit
• Compréhension de la législation locale en matière d’emploi ou du code du travail sénégalais.
• Professionnalisme, discrétion et capacité à travailler selon des normes élevées dans des délais serrés.
• Bonne capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et avoir une attitude positive, et une bonne capacité à travailler en équipe.

Date limite de candidature : 30 avril 2024
Lieu de travail :
Ce poste sera basé à Dakar au Sénégal.


Salaire et avantages
• En fonction de l’expérience et des qualifications et conformément aux termes et conditions de BirdLife International, Division Afrique.
• Salaire mensuel brut : EURO 1,000 1,200.
• Durée de ce poste : 6 mois renouvelables en fonction du financement et des performances
• Horaires de travail : Temps plein 40 heures par semaine
• Date d’entrée en fonction prévue : Mai 2024