L’objectif de votre rôle est d’améliorer l’efficacité de la gestion de l’administration en fournissant un soutien à la Direction. Vous serez chargée de fournir un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les services. De plus, vous serez responsable de l'organisation et de la coordination des opérations et des procédures du bureau afin d'assurer l'efficacité et l'efficience organisationnelles.



Activités :
- Fournir un soutien administratif et de secrétariat au Directeur Général et aux équipes
- Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques ; relecture et révision des lettres et de tous les rapports
- Assister la Direction avec leurs présentations PowerPoint et Excel ou leurs documents Word (c.-à-d. Dactylographie, formatage, révision, impression et reliure)
- Assister l’exécutif en acheminant la correspondance, rédigeant des lettres et des documents ; recueillir et analyser des informations ; lancer des télécommunications
- S'assurer que les courriers / correspondances entrants / sortants sont traités correctement et distribués quotidiennement (par exemple, lettres, courriels et colis)
- Gérer le calendrier des rendez-vous de l'exécutif en planifiant et en programmant les réunions, les conférences ou les téléconférences
- Préparer des rapports mensuels de revue des activités en collectant et en analysant les informations envoyées par les Managers
- Organiser les voyages internationaux : réservation de vols, d'hôtels et la gestion des visas internationaux
- Saisir les dépenses en utilisant le système approprié
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues
- S'assurer que les biens et les installations de l’entreprise sont en bon état
- Gérer le stockage de fournitures de bureau et passer les commandes
- Préparer des rapports réguliers sur les dépenses et le budget du bureau
- Maintenir et mettre à jour les bases de données de l'entreprise
- Organiser un système de classement pour les documents d'entreprise importants et confidentiels
- Répondre aux requêtes des employés et des clients
- Mettre à jour les politiques du bureau en cas de besoin
- Tenir à jour un calendrier de l'entreprise et planifier les rendez-vous
- Réserver et préparer les salles de réunion en cas de besoin
- Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme assigné
- Planifier les événements internes et externes
- Gérer les voitures de l’entreprise et les chauffeurs, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, etc.
- Être l’interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau
- Prendre soin des factures liées aux fournitures de bureau
- Effectuer toutes les autres activités requises par la Direction.
- S’impliquer activement dans la mise en œuvre des projets sociaux initiés par l’entreprise dans le cadre de sa politique RSE.

Qualification and Skills:
- Bachelor in administration or equivalent degree.
- Minimum of 05 years of experience as Executive/Administrative assistant.
- Must be fluent (oral and written) in English and French.
- Good knowledge of Word, Power Point and Excel is essential.
- Ability to prioritize workload and work independently.
- Administrative writing skills/Excellent communication skills.
- Reporting skills.
- Availability, Scheduling, Organization and Time Management