Présentation et contexte
ALIMA (The Alliance for International Medical Action) est une ONG médicale internationale créée en 2009 qui apporte des soins de santé de qualité aux personnes les plus vulnérables. ALIMA a soigné plus de 16 millions de personnes dans 15 pays, principalement en Afrique. Elle est reconnue pour son expertise en santé maternelle et infantile, malnutrition, épidémies et maladies émergentes, recherche et innovation.
L’efficacité d’ALIMA repose sur trois principes :
• L’alliance entre des acteurs locaux et internationaux (ONG nationales, ministères de la santé, instituts de recherche internationaux)
• L’ancrage local, avec 95% des équipes issues des pays d’intervention et un siège opérationnel à Dakar ;
• L’ambition constante d’innover pour transformer la médecine humanitaire (28 % des activités d’ALIMA sont consacrées à la recherche). ALIMA a déjà été récompensée par plusieurs prix internationaux.
Dans le cadre de l’amélioration continue de ses performances, l’ONG souhaite procéder à un diagnostic approfondi de ses processus et procédures internes.
L’objectif de ce diagnostic est d’avoir un aperçu détaillé des processus ALIMA ainsi que leur interaction . Elle aboutit à l’élaboration d’un manuel de procédures ainsi qu’à une cartographie des processus ALIMA. Cette dernière sera la base de travail de la digitalisation des projets SI.
Plus spécifiquement, établir ce diagnostic permettrait :
• Cartographier ses processus
• Identifier les écarts entre les processus actuels et les meilleures pratiques ou normes internes/externes
• Proposer des pistes d’amélioration pour optimiser les procédures afin de renforcer l’efficacité organisationnelle
• Proposer un plan d’implémentation des outils SI
Pour ce faire, l’ONG souhaite recruter un prestataire expérimenté chargé d’appuyer l’équipe responsable de l’exécution du projet de diagnostic stratégique.
Objet de la mission
Le ou la prestataire jouera un rôle de copilote dans ce projet stratégique, conduit en étroite collaboration avec les équipes d’ALIMA. Il ou elle travaillera en binôme avec la cheffe de projet interne, en apportant un regard critique et structurant sur le périmètre analysé. Les travaux seront menés de manière collaborative et participative, avec des sessions de travail en tripartite incluant les personnes référentes du projet (SPOC), à travers des ateliers, des entretiens individuels et collectifs.
Rôles et Responsabilités
• En qualité de membre de l’équipe projet, le prestataire devra participer aux travaux suivants:
• Cartographie des processus et procédures existants dans les principaux domaines opérationnels
• Analyse les écarts entre les pratiques actuelles et les meilleures pratiques ou normes applicables
• Proposition des recommandations concrètes et priorisées pour l’optimisation des processus
Formulation d’un plan d’amélioration des processus et procédures internes


Production de livrables
• Le ou la prestataire accompagnera ALIMA dans les livrables suivants :
• Une cartographie complète des processus existants dans les domaines concernés ;
• Un rapport d’analyse mettant en évidence les forces, faiblesses, goulots d’étranglement et éventuelles inefficacités ;
• Des recommandations pratiques, détaillées et hiérarchisées pour améliorer les processus ;
• Un plan d’action opérationnel assorti de priorités claires et d’un calendrier de mise en œuvre ;
• Une restitution des résultats sous forme d’atelier avec les parties prenantes concernées.


Étendue de la mission
Le projet de diagnostic est circonscrit aux services suivants aussi bien au siège que sur le terrain ( coordinations et projets) plus précisément sur les flux aboutissant à une information financière.
Finances :
• services comptabilité
• trésorerie : encaissement, décaissement, opérations de caisses et transferts de fonds
• finances opérationnelles
Ressources Humaines :
• administration RH
• gestion de la paie
• Services bailleurs et développement : Transmission de flux financiers
Moyens Généraux : transmission de flux financiers
Supply : procurement, gestion des immobilisations

Méthodologie Proposée
Le ou la prestataire proposera une méthodologie claire, participative et adaptée au contexte d’ALIMA, comprenant notamment :

• Une analyse documentaire des manuels de procédures, rapports existants, politiques internes, organigrammes, etc. ;
• Des entretiens avec les responsables de départements, les équipes opérationnelles et d’autres parties prenantes clés ;
• Une observation sur site, si jugée nécessaire, pour mieux comprendre les flux de travail ;
• Une cartographie des processus à l’aide d’outils visuels standardisés ;
• L’élaboration ou la mise à jour des manuels de procédures internes ;
• Les services sont inclus dans le cadre de la cartographie des processus permettant d’identifier les outils d’améliorations.
• Une analyse critique incluant un benchmarking avec des standards reconnus du secteur ;
• Une restitution participative des constats et la validation collective des recommandations.


Profil de la consultance
Le ou la prestataire devra présenter les compétences et expériences suivantes :
• Une expertise confirmée en gestion des processus organisationnels et en amélioration de la performance, spécifiquement en processus de digitalisation ; Une expérience significative dans l’accompagnement d’organisations à but non lucratif, notamment dans le diagnostic et l’optimisation de procédures internes ; Une bonne connaissance des normes et standards des bailleurs de fonds humanitaires et de développement ;
• Une maîtrise des outils de cartographie des processus et de formalisation des procédures (ADONIS, Optimiso, BPM) ;
• Une capacité démontrée à conduire des démarches participatives et à collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires et multiculturelles.

Une solide compétence en transformation digitale :
• analyser les processus métiers et identifier les leviers de digitalisation ? accompagner les équipes dans l’adoption des recommandations issues des livrables
• proposer une stratégie digitale en définissant une feuille de route alignée avec les objectifs de l’organisation avec des solutions adaptées incluant l’évaluation des systèmes d’information,


Lieu de la mission
La mission se déroule principalement à Dakar, Sénégal , avec des déplacements éventuels dans les bureaux décentralisés ou sur le terrain si nécessaire.

Mode de remise des propositions
Les prestataires intéressés sont invités à soumettre une proposition technique et financière comprenant :
• Une note technique détaillant leur compréhension et approche pour le diagnostic.
• Une proposition financière (détaillant les honoraires et éventuels coûts additionnels).
• Les CV des experts principaux ou le profil du cabinet.
• Une liste des missions similaires réalisées, avec au moins trois références.


Critères d’évaluation des offres
Les propositions seront évaluées sur la base des critères suivants :
• Pertinence de la méthodologie proposée (20 %).
• Expérience et expertise du prestataire (30 %).
• Qualité des références et exemples de missions similaires (30 %). 4. Offre financière (20 %).

Modalités contractuelles
• Un contrat sera signé entre et le prestataire sélectionné.
• Le paiement sera effectué en plusieurs tranches en fonction de la réalisation des livrables de chaque étape du projet.