GPF recrute un Office Manager H/F, bilingue Anglais, pour un de ses clients évoluant dans Secteur de la santé et de l’éducation.

Missions
• Coordination et contrôle des conférences téléphoniques, des réunions et des vidéoconférences du projet;
• Gestion des factures, de la correspondance et de l’archivage du bureau;
• Contribuer à la préparation des présentations de l’entreprise ou du service;
• Contribuer au contrôle et à l’archivage de la documentation relative au projet;
• Mise à jour de la base de données des clients et des partenaires;
• Participation aux réunions du département et préparation des procès-verbaux;
• Archivage de la documentation et soutien au secteur commercial dans la gestion des documents;
• Superviser et coordonner l’entretien et la gestion des bureaux, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, l’entretien des équipements, les réparations et la sécurité;
• Être responsable de l’achat et de la gestion des fournitures de bureau, y compris la papeterie, le matériel de bureau et les produits de nettoyage;
• Coordonner les voyages d’affaires des employés, y compris la réservation des vols, de l’hébergement, des transports terrestres et de tout autre besoin connexe;
• Gérer la correspondance de bureau entrante et sortante, y compris les courriels, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les services appropriés;
• Organiser et maintenir les dossiers et documents importants de l’entreprise, en veillant à ce qu’ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé;
• Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda pour les cadres supérieurs;
• Coordonner avec le siège à Madrid des projets spécifiques selon les besoins, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les ressources appropriées soient allouées;

Profil
• Expérience préalable dans des postes similaires;
• Niveau d’Anglais C1;
• Aisance relationnelle et communicationnelle remarquable;
• Souci du détail et des résultats;
• Fiable et digne de confiance ;
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de leadership