Avis de recrutement

Office Manager/Assistant.e de management

Durée du contrat: 1 an renouvelable

Date limite de candidature : 04.09.2025

Contexte et Mission

« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui est une organisation allemande de coopération internationale pour le développement. Présente dans environ 120 pays, elle soutient le gouvernement allemand dans la mise en œuvre de ses objectifs en matière de coopération internationale. Le Bureau régional de la GIZ à Dakar accompagne la mise en œuvre des projets de coopération dans la région, notamment dans quatre pays : le Sénégal, la Gambie, le Cap-Vert et la Guinée. Il assure le pilotage stratégique et administratif dans les domaines suivants : gestion du portefeuille, ressources humaines,


L’Office Manager / Assistante de management soutient efficacement la Direction du Bureau Régional dans ses fonctions de coordination, de communication et de gestion administrative. Elle contribue activement à la fluidité des processus, à la structuration du travail quotidien et à la création d’un environnement professionnel efficace, multiculturel et orienté vers la qualité. Il/elle assure le lien entre la Direction, les équipes internes, les partenaires externes ainsi que les structures de la GIZ au niveau national, régional et international. Dotée d’un excellent savoir-faire numérique, elle maîtrise les outils digitaux collaboratifs et les systèmes internes de la GIZ (MS Teams, DMS, IDA, etc.), ce qui lui permet de gérer efficacement l’information, les documents, les processus administratifs et l’organisation des réunions virtuelles et hybrides.

Vos responsabilités principales

Assurer le secrétariat de la direction, incluant la gestion de l’agenda, des rendez-vous et du courrier du/de la directeur.rice résident.e ainsi que l’organisation logistique des déplacements ;
Soutien à la direction pour la diffusion et la mise en forme des informations internes ;
Contribuer au bon déroulement et au suivi stratégique des instances de décision en préparant les réunions, en assurant la qualité des documents produits et en garantissant la traçabilité des échanges ;
Assurer la coordination des relations avec les partenaires institutionnels, ambassades et autorités publiques, en garantissant un protocole approprié lors des visites officielles et échanges bilatéraux ;
Servir de point de contact pour les demandes transversales et faciliter la circulation de l’information entre les départements du bureau régional et les autres services (Hub sectorielles, projets GIZ au Senegal et ailleurs) ;
Soutenir les efforts de digitalisation : archivage électronique, mise à jour des bases de données, contribution à l’amélioration continue des outils numériques
Assurer la gestion courante du bureau : fournitures, inventaire, gestion des besoins matériels en lien avec les services techniques
Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs.trices et à la gestion des contacts internes/externes
Proposer des améliorations dans les pratiques d’office management et contribuer à la qualité du service
Votre profil

Profil requis

Diplôme de niveau Licence 3 en administration, gestion, communication, logistique ou domaine connexe.
Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement au sein d’organisations internationales, de missions diplomatiques ou d’institutions de coopération internationale.
La mention « fonction similaire » implique un rôle au niveau de la haute direction, avec des responsabilités de coordination, de suivi et de support stratégique pour les dirigeants.
Maîtrise des outils numériques (MS Office, Outlook, Teams, SharePoint) et aisance dans un environnement digitalisé.
Parfaite maîtrise du français et de l’anglais professionnel (niveau C1) ; la connaissance de l’allemand est un atout.
Expérience dans la coordination logistique d’événements et la gestion de savoir.
Compétences souhaitées

Excellente Capacité à collaborer avec des interlocuteurs multiples et à assurer la fluidité de la communication interne ;
Compétences avérées en gestion autonome de dossiers, avec connaissance des outils et procédures internes.
Aptitude à travailler de manière structurée, avec un bon sens de la synthèse et de la clarté dans les échanges écrits et oraux.
Bonne capacité d’adaptation dans un environnement en construction et en évolution constante ;
Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec un bon sens de la synthèse et de la clarté dans les échanges ;
Sensibilité aux aux exigences de confidentialité, de protection des données et aux normes qualité ISO
Intéressé(e) ?

Ce que nous offrons

Un poste stratégique avec un fort impact sur l’organisation.
Un environnement de travail dynamique, multiculturel et stimulant.
Un cadre contractuel transparent basé sur la grille salariale et les avantages de la GIZ Sénégal.
Des possibilités de formation continue et de développement professionnel.
Un engagement institutionnel fort pour la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances.
Si vous souhaitez contribuer à cette dynamique et estimez correspondre au profil recherché, nous vous invitons à soumettre votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation et 3 références professionnelles) exclusivement via notre plateforme EasyHR jusqu’à 4 septembre 2025.