La KfW recrute un(e) Office Manager chargé(e) d’assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique du bureau afin de garantir le bon fonctionnement de son bureau au Sénégal.
Le/la Office Manager sera basé(e) à Dakar et travaillera sous l’autorité du Directeur du bureau de la KfW sur la base d’un contrat à durée déterminée de deux (02) ans avec possibilité de prolongation régi par la législation du travail du Sénégal. Le/la Office Manager travaillera en collaboration directe avec les équipes du Bureau de Dakar et celles basées au siège de la KfW à Francfort.

Activités :
Gestion administrative et organisationnelle :
• Assurer la gestion administrative du bureau, y compris la coordination administrative avec l’Ambassade de l’Allemagne ainsi que la GIZ ;
• Veiller à la bonne tenue et l’archivage des dossiers administratifs ainsi qu’à la bonne gestion des données :
• Superviser l’exécution des contrats administratifs (bail, maintenance, prestations de services) ;
• Exécuter l’acquisition de matériel bureautique et fournitures, le suivi des commandes administratives, la tenue du stock de fournitures de bureau et la mise à jour de l’inventaire ;
• Assurer la maintenance des équipements informatiques et mobiliers.

Gestion financière et administrative :
• Contrôler les dépenses administratives (loyers, contrats de maintenance, fournitures, services) ;
• Gérer les paiements des factures liées au fonctionnement du Bureau ;
• Tenue de la comptabilité du Bureau : caisse, banque, chèques ;
• Faire le suivi de la relation avec le cabinet de conseil comptable, fiscal et juridique ;
• Préparer la documentation requise pour les audits internes et externes.

Gestion logistique et des missions :
• Traitement de la paie et déclarations sociales conformément au droit sénégalais.
• Coordonner l’organisation logistique des missions, réunions, ateliers, évènements et visites officielles ;
• Appui aux collaborateurs du siège en visite au Sénégal ;
• Superviser la gestion des locaux, équipements, fournitures et véhicules ;
• Assurer la maintenance des équipements informatiques et mobiliers.

Appui à la gestion du personnel du bureau :
• Gérer les dossiers administratifs du personnel du bureau ;
• Assurer le suivi des contrats, assurances et obligations sociales selon la législation sénégalaise ;
• Assurer l’intégration administrative des nouveaux employés et stagiaires.

Conformité et sécurité :
• Veiller au respect des règles de conformité de la KfW (anti-corruption, prévention des conflits d’intérêt, protection des données) ;
• Assurer le respect des obligations légales locales (fiscales, sociales, administratives) ;
• Contribuer à la mise en œuvre des mesures de sécurité du bureau.

Profil :
• Être titulaire d’un diplôme en Finance, Comptabilité, Gestion ou Administration.
• Avoir au minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience souhaitée au sein d’une organisation de la coopération internationale, de préférence avec un bailleur européen ;
• Bonne connaissance des procédures administratives et réglementaires au Sénégal.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (MS Office) ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Connaissance des règles de conformité et d’audit ;
• Excellente maîtrise du français ; une bonne pratique écrite et orale de l´allemand (de préférence) et/ou de l´anglais sera un atout ;
• Sens de l’organisation et rigueur ;
• Discrétion et intégrité ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Esprit d’initiative et autonomie ;
• Personnalité ouverte, proactive et hautement motivée avec une grande facilité à travailler dans une équipe multidisciplinaire et dans un contexte international.

Composition du dossier de candidature :
• Lettre de Motivation
• CV pertinent (max. 3 pages) contenant des références les plus significatives de votre parcours professionnel
• Copies des diplômes et attestations de travail.