Cadre organisationnel
L’équipe de la Représentation de la FAO au Sénégal assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO au Sénégal. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation.

Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Coordonnateur Sous régional de la FAO et Représentant du bureau pays au Sénégal, et sous la supervision directe de la chargée de l’administration de la FAO

Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) administratif(ve) effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes

Tâches et responsabilités
• Assurer l’insertion de tous les receipts dans le système ;
• Assurer les clôtures mensuelles des 2 comptes de la FAO ;
• Assurer les suivis des factures de la réception au paiement final ;
• Contribuer au suivi des recrutements locaux, des contrats, des congés etc ;
• Etablissement de contrats dans le système GRMS et les contrats physiques ;
• Insérer les feuilles de présence du personnel (Timesheets) dans GRMS mensuellement et dans les délais ;
• Demander et gérer les avances de caisse pour les paiements des dépenses des ateliers et les justifier dans les délais ;
• Assurer le classement électronique et l’archivage physique des documents administratifs ;
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.) ;
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:

Conditions minimales à remplir
• Une formation (BAC + 2 ans) en Finance, Gestion ou Comptabilité
• Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau
• Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais
• Nationalité sénégalaise

Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

Critères de sélection
Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.