Titre du Poste : Procurement Assistant (Agent Assistant d’Achat)
Durée : Une année renouvelable
Lieu du poste : Dakar, Senegal
Type de poste : National CDD


Contexte
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’ éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Procurement Assistant, pour le projet EpiC Sénégal.

EpiC est un projet mondial de cinq ans financés par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet fournit une assistance technique stratégique (TA) et une prestation de services directe pour surmonter les obstacles à 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant le dépistage des cas de VIH, la prévention, les programmes de traitement et la charge virale (CV) suppression parmi les populations clés (PC) et les populations prioritaires (PP). Au Sénégal, EpiC travaillera dans plusieurs régions pour fournir des services liés au VIH parmi les PC et les PP au Sénégal et renforcera les capacités des organisations locales et communautaires de PC et travaillera en étroite collaboration avec les structures de santé, le gouvernement sénégalais et les principales parties prenantes pour fournir des services VIH adaptés.


Description du poste
Sous la Supervision du Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d’approvisionnement du bureau du projet EpiC au Sénégal sous l’assistance de son superviseur, Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basées au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il / elle collaborera étroitement avec l’équipe des programmes et des finances pour l’achat de fournitures de bureau et programmatiques, d’équipements et d’autres demandes d’achat.


Principales responsabilités
• Coordonner la gestion des achats en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360.
• S’assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d’achats.
• Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
• Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits
• Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
• Maintenir la documentation des bons de commande et s’assurer de leur contresignature à temps
et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement
• Elaborer et mettre à jour le tracking vendor mensuellement
• Suivre dans son intégrité le SOP relatif au Procurement et alerter à temps au besoin pour une harmonisation entre les pratiques et le SOP existant
• Suivre les PO, contrats à travers les différentes dates ou délais impartis afin d’envisager les modifications ou amendements, pénalités et autres
• Assurer la mise à disposition de Contrat cadre avec des prestations au niveau local
• Aider à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement
• Procéder au classement de tous les différents sans exception sur le SharePoint
• Appuyer la mise à jour de la liste des Fournisseurs disponible annuellement
• S’assurer que le processus d’achat a été respecté du besoin jusqu’au paiement et donner son accord au Département de finance pour paiement.
• Aider à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
• Participer à l’évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriés
• S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables de l’USAID ;
• Appuyer le recrutement des consultants des projets- dans le respect des procédures de FHI360 et des bailleurs.
• Assister son superviseur dans tout le processus de gestion des appels d’offres de prestation de service ; de la réception de la demande d’appel à candidature au choix du ou des fournisseurs ;
• S’assurer que toutes les étapes de la chaine ont été exécutées (Procéder aux différentes vérifications nécessaires, participer au dépouillement, à la présélection, à l’évaluation des candidats, et à l’élaboration des documents y relatifs (purchase, , PV etc.) ;
• Effectuer d’autres tâches assignées.

Exigences minimales
• Licence en administration des affaires, en gestion des achats, ou de la chaîne d’approvisionnement, du secteur public ou d’un domaine connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des Achats, de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fonds
• Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs
• Connaissance des processus d’approvisionnement
• Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturellement et géographiquement diversifiés
• Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports
• Être méthodique et organisée
• Être honnête et de bonne moralité ;
• Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante ;
• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés ;
• Expérience de travail dans des ONG est un atout. ;
• Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.


Conditions de voyage
5-10% voyages domestiques.