1. MISSIONS
La Direction des opérations a pour mission de mettre en place une stratégie opérationnelle permettant d’améliorer la rentabilité et d’assurer le lien entre les équipes pilotées, la Direction Générale et la Direction Qualité-Développement-Recouvrement.

2. ACTIVITES ET TACHES DU POSTE
• Superviser les équipes constituées d’account managers, du chef de transit, du responsable du transport et du responsable de l’entreposage dans le respect des délais, missions et procédures de traitement des opérations des clients, mais aussi dans la tenue des différents tableaux de bord
• Participer à la négociation des contrats avec les sociétés de transport
• Mettre en place des outils de gestion visant à réduire les coûts relatifs au traitement des opérations des clients en collaboration avec la Direction Générale et la Direction Qualité-Développement-Recouvrement
• S’assurer que chaque account manager envoi les supports de suivi des opérations à chaque client
• Superviser l’envoi des mails de reporting aux clients par les account managers
• Prendre en charge les remarques des clients
• Analyser et trouver des solutions aux remarques de la clientèle
• Superviser la circulation d’informations auprès des autres services
• S’assurer de la transmission des factures fournisseurs locaux et partenaires étranger après contrôle au Service Administratif et Financier pour enregistrement et planification des règlements
• Transmettre chaque semaine au SAF les prévisions de débours (droits de douane et autres débours) de la semaine suivante
• Soumettre au RAF les préparations de règlement Trésor pour contrôle et planification du règlement
• Valider les pièces de dépenses en débours pour chaque opération
• Valider les fiches de transmission des dossiers à facturer, et transmettre ces derniers au facturier avec toutes les justifications des dépenses
• Consulter régulièrement le solde du crédit d’enlèvement et alerte le Directeur Général en cas de problèmes ou de difficultés à y trouver solution
• S’occuper de tous les besoins logistiques sous les directives de la Direction Générale
• Transmettre au RAF l’état des dossiers clos et Cut-off pour chaque mois écoulé

3. ACCES MAYA DU POSTE
• Gestion des dossiers (Tous les accès)
• Gestion et suivi tiers
• Gestion des ventes (Liste des factures, Liste des avoirs, Liste des cotations)
• Gestion des cotations
• Recouvrement
• Traitement
• Suivi Clientèle
• Information
• Demande Autorisations de Dépenses

4. COMPETENCES ET PROFIL REQUIS
COMPETENCES
• Bonne maitrise du français et de l’anglais
• Bonne maitrise de l’outil informatique
• Bonne capacité de management
• Connaissance en marketing
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais
• Sens du relationnel, des responsabilités et de la diplomatie
• Excellentes capacités d'organisation et de leadership
• Conscience professionnelle, un grand respect des engagements et une grande disponibilité
• Capacité à établir de bonnes relations avec les clients et à faire preuve d’initiatives, de capacité d’adaptation et de réactivité
• Compétences exceptionnelles en communication et en relations humaines
• Connaissance des règles et directives juridiques de l’activité
• Connaissance approfondie de diverses fonctions et principes commerciaux (par exemple, chaîne d'approvisionnement, finances, service à la clientèle, etc.)
• Connaissance pratique de l'analyse des données et des mesures de performance/opération
• Connaissance de MS Office et de divers logiciels d'entreprise (par exemple ERP)
• Rigueur, intégrité, discrétion et organisation
• Bonne capacité de persuasion
• Constance dans le travail

PROFIL REQUIS
• Titulaire d’un diplôme supérieur BAC+5 en transport logistique
• Posséder un minimum de 10 ans d’expérience dans un poste similaire, dont 5 ans dans un rôle de cadre supérieur
• Agé de 30 ans et plus

5. DOCUMENTS
5.1. Documents produits au poste
• Tableau hebdomadaire de prévision des débours
• Tableau de suivi des opérations (en ligne)
• Tableau de bord du DG
• Etat des dossiers clos et cut off
5.2. Documents reçus au poste
• Tableau des échéances transit
• Pièces de caisse
• Tous les documents venant de l’extérieur en rapport avec les dossiers des clients
• Factures fournisseurs locaux et partenaires étranger en rapport avec les dossiers clients
• Mails de recouvrement

6. RAPPORTS PRODUITS DU POSTE
• Rapport de gestion des opérations