Full vacancy title: Assistant (e) de protocole
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50000205
Posting Date: 05-nov-2021
Closing Date: 04-déc-2021

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement.
Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent.
La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).
Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique.
Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision pour l’Afrique.

LE COMPLEXE :
Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque.
Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement.
Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des Cinq domaines prioritaires (Hi5) et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) en améliorant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en renforçant les relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend :
i) le Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui a pour responsabilité supplémentaire de gérer la section de Diffusion et accès à l'information (DAI) et Archives, la section de la Coordination des politiques de Gouvernance institutionnelle et les relations Statutaires et la Coordination des Conférences et Réunions ;
ii) la Division des Affaires et procédures du Conseil (PSEG1); et
iii) la Division du Protocole, des Privilèges et Immunités (PSEG2).

Les fonctions de PSEG2 dans le contexte des objectifs de la Banque consistent à gérer les relations entre la Banque africaine de développement et les Organes du pays hôte, à fournir les services de Protocole relatifs aux cérémonies officielles organisées par la Banque africaine de développement, à apporter une assistance au personnel Elu, à gérer les immunités et privilèges accordés à la Banque africaine de développement et à son personnel.

Le poste :
La mission de l’Assistant (e) du protocole est la :
- Réception, traitement et vérification rigoureuse des documents en vue de maintenir et de renforcer la confiance des partenaires de la Banque africaine de développement
- Préparation des projets de notes verbales adressées au pays hôte et aux Missions diplomatiques avec une attention particulière en vue de préserver la bonne image de la Banque
- Préparation des correspondances administratives adressées aux Organes du Pays hôte en tenant compte des spécificités locales
- Gestion quotidienne des relations avec le Pays hôte et les Missions diplomatiques, dans le respect des normes protocolaires et des instruments pertinents
- Mise en œuvre scrupuleuse des Accords de partenariats

Principales fonctions :
Sous la supervision et la direction du/de la Chargé(e) Principal du protocole, l’Assistant (e) du protocole assure les fonctions suivantes :
- Réceptionner et traiter les demandes de visas formulées par les membres du personnel de la Banque africaine de développement et les membres de leurs familles
- Préparer des notes verbales des demandes de visas
- Introduire auprès des Missions diplomatiques des demandes de visas au titre des missions, vacances, voyage d’études des enfants, évacuation sanitaire et transits.
- Organiser le classement des dossiers de visas
- Assurer la liaison entre PSEG, les différents Ministères et autres Administrations du Pays hôte ainsi qu’entre PSEG et les diverses Missions diplomatiques
- Accueillir et assister à l’aéroport le Président, le personnel Elu, les délégations officielles et les invités de la Banque africaine de développement
- Tenir des statistiques mensuelles sur les activités en matière de visas
- Traiter et suivre auprès des services compétents les demandes de visas d’entrée et de séjour
- Assurer une couverture protocolaire lors des cérémonies et événements organisés par la Banque ou co-organisés par elle
- Contribuer à la couverture protocolaire lors des Assemblées annuelles du Groupe de la Banque africaine de développement et autres réunions statutaires.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une Licence en Diplomatie, Droit et Administration, ou toutes autres disciplines connexes.
- Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans le domaine du Protocole, des Relations Publiques ou de l’Administration Publique.
- Le/la titulaire du poste devrait également avoir une expérience de travail dans un contexte multiculturel
- Connaissances générales du Protocole et expérience similaire dans une organisation intergouvernementale
- Avoir une bonne connaissance des normes et pratiques diplomatiques.
- Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point) ; la connaissance de eProtocol et d’un système intégré de gestion de documents ou de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives est un atout supplémentaire.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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