Description du poste de CRS
• Titre du poste : Operations Manager
• Relève du : Head of Office
• Département: Operations
• Échelle salariale : 9
Résumé du poste
Vous êtes responsable de la gestion et/ou de la coordination de la plupart des fonctions opérationnelles suivantes – ressources humaines (RH), logistique, approvisionnement, administration, flotte, technologies de l’information et de la communication (TIC) et audit – en soutien à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables.
Le responsable des opérations favorise la gestion des ressources, aide à assurer la conformité selon des principes, identifie de manière proactive les problèmes de risque et, sous supervision, dirige les améliorations opérationnelles.

Rôles et responsabilités clés
• Gérer et coordonner les fonctions opérationnelles (systèmes, processus et personnel) afin de garantir leur conformité aux normes de CRS, aux exigences des bailleurs et aux réglementations locales, tout en soutenant une programmation de haute qualité. Collaborer avec les responsables de programmes pour veiller à ce que les dépenses des projets soient appropriées, conformes aux plans financiers et à une bonne gestion des ressources matérielles.
• Coordonner et superviser les opérations quotidiennes pour assurer la fourniture efficace et de qualité des services de soutien. Identifier et contribuer à la résolution des défis pouvant compromettre la bonne gestion et l’utilisation optimale des ressources du programme (financières, humaines et matérielles). Assurer une gestion proactive de la sécurité et mettre en œuvre des mesures d’atténuation des risques.
• Gérer efficacement les talents et assurer la supervision des équipes. Favoriser une dynamique de groupe positive et veiller au bien-être du personnel. Fournir un encadrement adapté, élaborer des plans de développement individuel, et assurer une gestion complète de la performance des subordonnés directs. Suivre et évaluer régulièrement la performance pour garantir une capacité suffisante à soutenir une programmation de qualité.
• Fournir des conseils sur les processus internes liés à l’approbation des dépenses, au suivi budgétaire et aux ajustements financiers nécessaires en fonction des besoins opérationnels, programmatiques et des exigences des bailleurs.
• Contribuer à la gestion des ressources humaines en veillant à une dotation efficace, au respect des systèmes, politiques et pratiques RH, et en favorisant une culture de performance, de développement et de rétention du personnel. S’assurer d’une administration de qualité du personnel et d’un environnement de travail conforme aux principes directeurs de l’organisation.
• Assurer la conformité avec les exigences de l’organisation, des bailleurs et des réglementations locales grâce à des vérifications régulières des systèmes, à l’examen et l’évaluation des politiques et procédures opérationnelles. Coordonner la réponse aux observations issues des audits internes et externes et accompagner la mise en œuvre des mesures correctives.
• Favoriser un environnement d’apprentissage sûr et collaboratif, propice au partage d’idées, de solutions et de difficultés, et permettant d’identifier, d’analyser et de corriger rapidement les lacunes. Identifier les besoins en renforcement des capacités, fournir des conseils aux équipes de projet et aux partenaires, et encourager l’apprentissage inter-départemental.

Risk & Compliance
• Collaborer avec les responsables de l’audit, des risques et de la conformité au siège, au niveau régional ainsi qu’avec la direction du CP, afin de mettre en œuvre et de renforcer les systèmes de contrôle interne et d’améliorer en continu la performance des processus.
• Anticiper et identifier les problèmes et défis liés aux risques, et proposer les solutions les plus appropriées pour y remédier.
• Soutenir la mise en œuvre de la politique de gestion financière des sous-bénéficiaires (SRFMP).
• Planifier et réaliser, en collaboration avec la direction du CP, des audits internes, des contrôles et des évaluations de conformité. Analyser les résultats et formuler des recommandations d’amélioration.
• Concevoir et animer, avec la direction et les responsables de la programmation et/ou des opérations du CP, des sessions de formation sur les risques pertinents et contribuer à l’élaboration de plans de renforcement des capacités institutionnelles pour CRS et ses partenaires.
• Assurer la liaison pour les audits externes et coordonner la mise en œuvre des plans d’action découlant des conclusions et recommandations.


Safeguarding :
• Assurer la liaison entre le CP et le conseiller régional en matière de sauvegarde des partenaires sur la sauvegarde des partenaires.
• Organiser des séances d’orientation pour les cadres des partenaires sur les normes minimales et le processus et les outils d’évaluation.
• Coordonner et réaliser des évaluations de la sauvegarde des partenaires conformément aux procédures.
• Être le premier point de contact pour les partenaires en ce qui concerne les procédures de sauvegarde des partenaires et leur apporter les informations et les ressources techniques appropriées
• Être le premier point de contact pour les employés du CP en ce qui concerne les procédures de sauvegarde des partenaires et d’autres demandes et questions relatives à la sauvegarde des partenaires.
• S’assurer que les partenaires soumettent des plans d’amélioration suite aux résultats de leur évaluation, conformément à la procédure.
• Organiser des réunions régulières avec les employés clés des programmes, des risques et de la conformité, des opérations, du partenariat (le cas échéant) et tout autre employé concerné du CP pour faire le point sur l’état, l’avancement et les difficultés du déploiement des procédures de sauvegarde des partenaires au niveau du CP.
• Assurer la coordination de toutes les activités de sauvegarde des partenaires avec les autres employés du CP impliqués dans les activités de renforcement des capacités des partenaires ou les évaluations, comme SRFMP et HOCAI.


Qualifications de base
• Baccalauréat en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou dans un autre domaine pertinent.
• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience de travail dans les domaines des finances, des ressources humaines, de la logistique ou d’un poste d’agent administratif/de soutien avec des responsabilités progressives.
• Une formation supplémentaire peut remplacer une certaine expérience ; Une expérience supplémentaire peut remplacer une certaine formation.

Qualifications souhaitées
Master de préférence.
• Une expérience en gestion est un atout. Expérience au sein d’une ONG de préférence.
• Bonne compréhension des systèmes financiers, y compris une expérience en budgétisation, analyse des budgets et suivi des dépenses. La connaissance des logiciels de comptabilité SunSystems et Vision accounting ou d’un logiciel d’information financière similaire est un atout.
• La connaissance de la réglementation de plusieurs bailleurs de fonds publics, y compris l’USAID, est un plus.
• Une expérience et des aptitudes en matière de gestion du personnel propices à un environnement d’apprentissage sont préférables.

Connaissances, compétences et aptitudes
• Maîtrise des progiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), des applications de conférence Web et des systèmes de gestion de l’information et du budget.
• Bonnes compétences en matière de stratégie, d’analyse, de pensée systémique et de résolution de problèmes, ainsi que capacité à faire preuve de jugement et à prendre des décisions éclairées.
• Bonnes capacités de gestion des relations. Capacité à travailler en collaboration
• Conduite éthique conformément aux codes de déontologie professionnels et organisationnels reconnus
• Proactif, ingénieux, orienté vers les solutions et les résultats
Langues exigées : Français et Anglais sont exigés
Voyages nécessaires : 15 à 20 % du temps


Principales relations de travail
Supervision : le personnel de l’administration du bureau
Interne : Tout le personnel de CRS
Externe : Fournisseurs, Prestataires Tous les employés de CRS de service, Etat du Sénégal, Autres ONG nationales et internationale,