DESCRIPTION DE L'EMPLOI
Poste : Adjoint administratif
Superviseur : Conseiller Logistique Régional
Référent technique : Officier Administration
Superviser : N/A
Niveau 4
Lieu d'affectation : Dakar - CWA RO
Déplacement : N/A
Durée et type de contrat : Contrat national (CDD) de 3 mois (couverture de congés de maternité) / Nationalité Sénégalaise seulement



Contexte
NRC Afrique de l'Ouest et du Centre couvre des opérations au Burkina Faso, au Cameroun, en République centrafricaine, en République démocratique du Congo, au Mali, au Niger et au Nigeria. Tous ces pays connaissent une détérioration de la situation sécuritaire, une augmentation des besoins humanitaires et des déplacements dus aux conflits. Les travailleurs humanitaires continuent d'être affectés par des incidents de sécurité dans toute la région. Le rétrécissement de l'espace humanitaire expose également les travailleurs humanitaires à un risque accru. L'expansion des zones contrôlées par le NSAG et l'application contestée du droit international humanitaire par les forces de sécurité de l'État contribuent aux risques encourus par les communautés et le personnel du NRC.
Situé à Dakar, au Sénégal, le Bureau régional pour l'Afrique centrale et de l'Ouest (CWARO) supervise les programmes nationaux dans la région et fournit une orientation stratégique et une supervision à travers le programme de base, le plaidoyer et les fonctions Soutien.



RESPONSABILITÉS
Rôle et responsabilités
L'objet du poste d'Assistant Administration est d'assister dans la mise en œuvre quotidienne de l'administration au sein du bureau régional.
Ce qui suit est une description concise du rôle.



Responsabilités générales :
1. Travailler en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC
2. Assister dans la mise en œuvre des fonctions Administration, y compris Logistique liée aux achats pour le bureau, qui lui sont déléguées en conformité avec le plan d'action
3. Rédiger les rapports sur l'état d'avancement des activités support sur demande du superviseur ou de la direction
4. Numériser et archiver les documents conformément aux règles de NRC
5. Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques au bureau
6. Réceptionner les achats pour le bureau et tenir un registre de l'utilisation de la papeterie, des fournitures de bureau, des provisions et articles de cuisine et des matériels et produits de nettoyage afin d'être prêt à signaler les besoins de réapprovisionnement des stocks
7. Maintenir un calendrier de réservations de salles de réunions et organiser des ateliers internes pour le bureau régional et pour le personnel de la région (mise en place de la salle de réunion, pauses café, déjeuners, réservations d'hôtel, etc.)
8. Maintenir un registre des biens et s'assurer que tous les biens sont étiquetés avec un numéro d'inventaire unique correspondant
9. Toute autre tâche déléguée par l'Officier Administration.
10. Encourage et est force de proposition pour favoriser l'amélioration des fonctions support



QUALIFICATIONS
Compétences
Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance
Compétences professionnelles générales
• Licence en Administration, Gestion etc.
• Expérience professionnelle comme assistant Administration dans un contexte humanitaire
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste
• Anglais un atout.
Compétences comportementales
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Planifier et obtenir des résultats
• Travailler avec les autres
• Communiquer de manière respectueuse et efficace
• Faire face au changement



Gestion de Performance
Il est attendu que l'employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.
Les documents suivants seront utilisés :
• Description du poste
• Plan de travail et de développement de l'employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d'essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences NRC