Principales responsabilités du poste
• Assurer la gestion technique des items de communications (ILs, SLs, requêtes d’informations de parrains, dons spéciaux (GN), lettres d’adieux, lettres spéciales) pour une bonne coordination avec les bureaux de soutien, les parrains et le GC.
• Faire un suivi rapproché de tous les items du parrainage afin que les KPIs soient au vert
• Veiller à ce que tous les items de communication soient traités dans les délais requis par le partenariat et s’assurer de leur fermeture dans le système.
• Assurer la revue qualité de toutes les correspondances « départ et arrivée» (L/R, IL, lettres d’adieu et de remerciement et courriers saisonniers, rapports de GN) selon les normes et les délais du partenariat pour satisfaire les attentes des parrains, puis les enregistrer dans le sending file et procéder à l’expédition par la poste ou le mail.
• Renseigner régulièrement les formulaires de suivi du parrainage et les fiches de gestion des timbres et les classer afin de faciliter la recherche et mieux faire face aux besoins de l’audit.
• Travailler étroitement avec l’équipe du cluster de façon à réaliser la planification, la mise en œuvre, le suivi des livrables du parrainage (collecte des données du parrainage), s’assurer qu’ils sont mis à jour et intégrés dans le système Horizon dans les délais avec la qualité requise.
• Participer à la mise en oeuvre des activités su sponsorship et contribuer au suivi des enfants en collaboration avec le staff de terrain.

Qualifications / compétences / aptitudes / expérience requises
Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.


Qualification minimum exigée
Bac et diplôme en secrétariat ou diplôme équivalent


Expérience
Expérience en secrétariat ou bureautique


Compétences techniques
• Connaissance en archivage
• Connaissance de l’outil informatique
• Connaissance en anglais


Autres remarques pertinentes
• Leadership
• Capacité d’initiatives, de planifications, de suivi de la performance
• Capacité de Communication
• Capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner un travail
• Maitrise de Microsoft office (Word, Excel, power point)