Description du poste
Missions
Sous la supervision du Responsable Administratif & Financier, il revient au titulaire du poste de gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortant de la société, de les traiter, classer, archiver et mettre a? la disposition de la Direction Générale

Tâches
Appuyer la Direction dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif
Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace
Etre la personne référente du système d’information et de gestion
Faire des scans en temps réel et assurer le suivi des courriels pour l’obtention des accords de la Direction Générale.
Gérer les courriers entrants et sortants et l’envoi de documents administratifs
Gérer les fournitures de bureau et rechercher des offres et fournisseurs avantageux
Organiser les déplacements
Présenter des rapports, des présentations et des dossiers
Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la correspondance quotidienne
Tenir l’agenda, organiser les réunions et les rendez-vous et envoyer des rappels
Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée
Transcrire et prendre des notes de réunions et entrer les données avec précision
Assurer toutes autres tâches d’assistance à la Direction en lien avec son profil


Compétences
Expérience avérée en tant qu’assistant administratif ou tout autre poste de secrétaire
Très bonnes connaissances des systèmes et des procédures de gestion de bureau
Excellente connaissance de MS Office
Compétences exemplaires en planification et en gestion du temps
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
Très bon niveau de communication verbale et écrite
Discrétion et confidentialité.


Aptitudes
Accueillir une clientèle
Planifier des rendez-vous
Orienter les personnes selon leur demande
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Organiser des déplacements professionnels
Définir des besoins en approvisionnement
Suivre l'état des stocks


Profil du poste
Profil

Formation : Bac +2/3 en Communication, secrétariat ou ressources humaines
Expérience : 2 années minimum d’expérience
Salaire et avantages: A négocier