Solthis recrute 02 Assistants Administratifs et Logistiques.

Depuis 2018, Solthis intervient au Sénégal dans le cadre du déploiement à large échelle de l’autodépistage VIH auprès des populations vulnérables les plus difficiles à atteindre.

Solthis lance au mois de février 2021 et avec le soutien de l’AFD (Agence Française de Développement), en consortium avec Equipop, Enda Santé, le RAES (Réseau Africain d’Education pour la Santé et la citoyenneté) et le LARTES (Laboratoire de Recherche sur les Transformations économiques et sociales rattaché à l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar), un Projet d’amélioration pour l’accès aux droits à la santé sexuelle et reproductive des jeunes et des adolescent.es (SANSAS), en particulier des jeunes filles, jeunes femmes et jeunes vulnérables, à travers un accès à des services de santé de qualité et adaptés, ainsi qu’à une éducation en matière de Santé Sexuelle et Reproductive, visant à diminuer les inégalités de genre et les violences qui en découlent.

Mission du poste
Sous la responsabilité hiérarchique du/de la chargé.e de projet :
- Il/Elle l’appuiera dans la gestion administrative, comptable et logistique de la base en tenant la caisse et la banque, en assurant le contrôle et l’archivage des pièces comptables et le contrôle et suivi du paiement des organismes sociaux, en garantissant la bonne gestion du parc automobile, en coordonnant les ressources logistiques et le plan de mouvement des véhicules sur le terrain. Et en assurant par ailleurs la gestion optimale du stock.
- Il/Elle est partie prenante de la mise en place de la sécurité en étroite collaboration avec le/la chargé.e de projet et/ou la CDM.

Objectifs et tâches spécifiques
- Gestion de la caisse et de la banque de la base (réaliser les paiements des charges fixes bureau et des différents fournisseurs)
- Suivi et appui à la gestion de la trésorerie dans le respect des règles de la CMP
- Préparer le prévisionnel de trésorerie pour le mois suivant et l´état des chèques donnés pas encore encaissés
- Préparer le rapprochement bancaire ;
- Sous la supervision finale du RAF de la mission, enregistrement comptable et clôture mensuelle ainsi que la réalisation des taches comptables courantes : vérifier l´exhaustivité des documents comptables de la base postée sur SharePoint après chaque clôture comptable,
- Validation financière des dépenses terrain
- Appuyer à la gestion financière des couts programme et log/Admin
- Appuyer au suivi et révision de la planification budgétaire
- Maintenir un bon système de classement des justifications/documents/dossiers d´information
- Préparation et transmission au RAF des états mensuels des avances sur salaires et des congés ;
- Préparation et transmission au RAF de l´état des prestataires et journaliers chaque mois
- Appuyer le contrôle des états des organismes sociaux et impôts du mois et leur paiement
- Appuyer le RAF dans le suivi des dossiers administratifs du personnel de la base (salaires, congés, assurance).
- Assurer le classement des dossiers administratifs du personnel de la base
- Assurer la gestion de la flotte de véhicules en fonction des besoins (entretiens, réparations, maintenances, consommations…) en rapport avec le RAF de la mission.
- Assurer l’approvisionnement en carburant des véhicules sur le terrain.
- Faire l’état de consommation et Consolider les éléments pour présentation au paiement.
- Gérer le planning quotidien d’utilisation des véhicules sur la base et/ou le terrain. - - Veiller à l’utilisation adéquate des véhicules en respectant les procédures de Solthis.
- S’assurer du respect des consignes de sécurité par les chauffeurs.
- S’assurer du remplissage et de la mise à jour des logbook.
- Veiller à la bonne utilisation des ressources du bureau et préparer le rapport le Log mensuel,
- S’assurer que l’ensemble des véhicules soient en bon état et équipés en fonction des procédures Solthis (Caisses à outils, pharmacie, roues de secours, extincteurs…).

Qualifications et expérience :
Formation initiale :
- Licence en Gestion administration finance avec des connaissances avérées en logistique ou diplôme équivalent ou expérience équivalente.
Expérience :
- Au moins 2 années d’expérience professionnelle en ONG nationale ou internationale de préférence en rapport direct avec les responsabilités exposées cidessus.

Qualités & Compétences :
- Vous communiquez bien en français tant à l’oral qu’à l’écrit et êtes reconnu.e pour votre capacité d’écoute et votre sens de la diplomatie.
- Vous bénéficiez d’une très bonne capacité d’analyse et de synthèse et savez gérer votre stress.
Autres :
- Vous maitrisez parfaitement le pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…), classement et archivage, tenue de caisse et connaissance générale des fonctions de support (Administration, RH, Finance, Achats, Logistique), savez travailler en ligne avec l’utilisation des outils de visioconférence.
Rémunération : Selon la grille salariale de Solthis Sénégal.

Comment Postuler ?
Composition du dossier : CV, Lettre de Motivation et 3 références (anciens managers)
A envoyer à : ... avec l'objet « Assistant.e Admin/log projet
SANSAS Mbour » ou « Assistant.e Admin/log projet SANSAS Sédhiou».
Date limite de dépôt du dossier de candidature : 15/01/2021
Procédure : Les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s pour un entretien RH, et une
validation technique.

Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.