Full vacancy title: Personnel temporaire – Assistant administratif
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50086877
Posting Date: 09-sep-2021
Closing Date: 08-oct-2021

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique.
Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable.
Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013–2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir?; l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :
Le Chef économiste et Vice-président de la gouvernance économique et de la gestion des connaissances est le porte-parole de la Banque pour les questions à caractère économique et le Vice-président du Complexe de la gouvernance économique et de la gestion des connaissances.
Le Complexe de la gouvernance économique et la gestion des connaissances a pour rôle :
i) d’assurer le leadership et la visibilité de la Banque dans les domaines de l’économie, des finances, de la gouvernance financière et du développement socioéconomique?; de coordonner la production de travaux d’analyse qui éclaireront les politiques opérationnelles?; et
ii) de mettre systématiquement l’accent sur le rôle essentiel du savoir, de l’expérience et des enseignements, ainsi que sur leur impact concret sur la transformation durable et inclusive de l’économie en Afrique.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
L’Institut africain de développement (ECAD) assure la coordination et la mise en œuvre des programmes de renforcement des capacités dans les pays membres régionaux (PMR).
À cet égard, il
i) fournit des services consultatifs en matière de renforcement des capacités?;
ii) identifie, conçoit et met en œuvre des programmes adaptés de renforcement des capacités?; et
iii) tire parti des partenariats et coordonne la diffusion du savoir en vue d’améliorer la prise de décision et la gouvernance économique pour un développement durable dans les PMR.

LE POSTE :
Personnel temporaire : Assistant(e) administratif(ve)

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Sous la supervision du Directeur principal, l’Assistant(e) administratif(ve) assumera les fonctions suivantes :

- Apporter son concours à l’organisation des séminaires de la communauté mondiale de pratique.
- Prêter son concours pour la relecture et l’édition des produits du savoir.
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département / Division;
- Veiller à ce que les documents présentés au Directeur / au Manager pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;
- Fournir des informations de base au Directeur / Manager pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et / ou les membres du personnel ;
- Relayer l'information entre le Directeur, les chefs de division et les autres membres du personnel du Département ;
- Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les chefs de Division ;
- Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine ;
- Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département ;
- Tenir un calendrier hebdomadaire d'activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département ;
- Organiser les voyages du Directeur / Manager, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d'hôtel, etc. ;
- Aider à préparer des exposés à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions ;
- Effectuer d’autres tâches d’administration du bureau (photocopie, courriels) au besoin.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une Licence ou en économie, comptabilité, droit, sciences politiques ou dans un autre domaine connexe?;
- Avoir au minimum cinq (5) ans d’expérience pertinente à une position similaire ;
- Bonne expérience en rédaction professionnelle, rédaction de documents juridiques ou politiques, etc. ;
- Bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
- Bonnes compétences en coordination - être méthodique et auto-organisé ;
- Engagement bien établi à offrir un service-client excellent, axé sur la réception et le service d'administration ;
- Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;
- Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;
- Flexibilité d'adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;
- Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
- Communication ;
- Résolution des problèmes ;
- Orientation client ;
- Travail en équipe ;
- Efficacité opérationnelle ;
- Innovation et créativité ;
- Sens du détail ;
- Démontrer une bonne capacité d’analyse ;
- Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français?;
- Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access).
- La maîtrise de SAP serait un avantage concurrentiel.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.

Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct ...