Assistant opérationnel FIRM2
Offre d'emploi

Assistant opérationnel FIRM2




Référence
109732
Salaire xxx/ mois
Localisation Abidjan / Côte d Ivoire
Expiration 11 Fevrier 2021
Offre visitée 2271 fois

Description de l'offre

Objectifs
LA BANQUE

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, promouvant la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Il y a 81 États membres, dont 54 pays membres régionaux en Afrique. Le programme de développement de la Banque fournit un appui financier et technique aux projets de transformation qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler fortement les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et d'assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5s), qui tous accéléreront notre prestation pour l'Afrique, ont été identifiés pour une mise à l'échelle, à savoir la lumière et alimenter l'Afrique; Nourrir l'Afrique; Industrialiser l'Afrique; Intégrer l'Afrique; et Améliorer la qualité de vie des populations africaines.



FACILITÉ D'AMÉLIORATION DU CRÉDIT DU SECTEUR PRIVÉ (PSF):

La Facilité d'amélioration du crédit au secteur privé (PSF) est une facilité de partage des risques de la BAD créée pour fournir des participations de crédit aux OSN de la BAD dans les pays éligibles aux prêts du Fonds africain de développement, à savoir les pays à faible revenu. Sur la base de son niveau actuel de fonds propres, le portefeuille cible de PSF en matière de couverture du risque de crédit s'élève à 1,1 milliard.

Compte tenu de la spécificité du PSF en tant que participant aux risques dans les OSN de la Banque, le Conseil d'administration du FAD assure la supervision de la Facilité et approuve la participation de la Facilité aux risques des OSN individuelles conformément au Cadre et aux Directives du PSF. L'administrateur PSF (PSFA) est responsable de la gestion quotidienne du PSF et de la mobilisation de contributions supplémentaires pour le pipeline de la Facilité.

Le PSF bénéficie d'une autonomie financière et opérationnelle, ses ressources étant totalement distinctes de celles de la BAD et du FAD. Il remplit certains des rôles d'intermédiaire et d'entreposage de la BAD. Le PSFA travaille en étroite collaboration avec les départements concernés pour s'assurer que ces fonctions sont exécutées en temps opportun et conformément aux normes applicables et qu'elles satisfont à toutes les exigences en matière de performance et de planification financière, de reporting et d'audit.

LA POSITION:
Sous la supervision de l'Administrateur du PSF, l'Assistant Opérations et Services Administratifs jouera un rôle d'appui dans la coordination des opérations et des services administratifs et dans la mise en œuvre du PSF. Il / elle soutiendra l'équipe PSF dans la gestion administrative, opérationnelle et financière de la structure - y compris l'approvisionnement des comptes, la budgétisation, la coordination du programme de travail, la passation des marchés, l'informatique et l'archivage électronique, l'interface web / intranet et les informations sur les transactions. Il / elle produira des informations et des rapports fournissant des mises à jour sur l'avancement, les réalisations et les résultats des activités du PSF. Il ou elle supervisera le bon fonctionnement du travail de soutien de bureau et l'examen, le traitement et l'exécution de diverses activités, y compris la supervision de l'utilisation des installations et des ressources de bureau.

Personnel employé par l'installation - «Personnel du projet».

Le personnel du projet se distingue du personnel régulier de la BAD en ce que son statut et ses conditions d'emploi sont liés à une initiative, une installation ou un projet distinct hébergé par la BAD. Le conseil d'administration du FAD approuve l'effectif total du personnel du projet PSF, dans le cadre du programme et budget annuel du PSF. Les conditions de nomination du personnel du projet PSF sont établies sur la base de la structure des grades et des salaires de la Banque, ainsi que du Statut et Règlement du personnel de la Banque. Les coûts liés à la rémunération et aux avantages de l'ensemble du personnel du projet PSF sont supportés par le PSF.

Devoirs et responsabilités
Sous la supervision de l'Administrateur PSF, l'Assistant Opérations et Services Administratifs exercera les fonctions suivantes:

Gestion opérationnelle et financière: coordination du programme de travail et exécution du budget administratif
• Soutenir la gestion et la coordination des ressources du PSF et la mise en œuvre du programme de travail conformément aux procédures et dans le strict respect des politiques et orientations du PSF et de la Banque.
• Soutenir les activités opérationnelles des membres de l'équipe; fournir une assistance technique au personnel dans l'utilisation de SAP.
• Contribuer à la production de rapports, de présentations (mise en page, revue de documents, production de matériel graphique), ainsi qu'à l'analyse basée sur Excel, et saisir / récupérer des informations dans SAP PS et LM.
• Définir et maintenir une architecture d'archivage électronique et de coordination avec les points focaux de l'écosystème PSF pour la recherche, l'archivage et la maintenance du pipeline opérationnel et des informations sur le portefeuille ainsi que la documentation juridique et financière.
• Gérez et surveillez les documents dans BPPS.
• Assurer l'archivage sécurisé des informations sensibles et confidentielles.
• Gérez la base de données et effectuez toutes les tâches de saisie et d'analyse des données, au besoin
• Collectez et consolidez les données de projet et document à partir de sources multiples (DARMS, BPPS, SARS, SAP, SharePoint Collaboration, etc.) et de tous types (PEN, PAR, NCP, etc.)
• Structurez et organisez les données du projet dans un format facile à utiliser (base de données).
• Compilez la base de données du portefeuille PSF et présentez les données du projet.
• Produire des rapports ad hoc sur la performance des activités et le portefeuille de projets

Gestion de l'administration
• Contribuer à la gestion des ressources telles que le budget administratif; surveiller et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction.
• Participer, le cas échéant, à la programmation des activités opérationnelles à l'aide du logiciel approprié.
• Coordonner la préparation et le suivi du programme de mission trimestriel et du programme de travail annuel.
• Déterminer et recommander l'allocation des ressources, gérer les consultants.
• Préparer et suivre la mise en œuvre du budget administratif du PSF, y compris la préparation des rapports mensuels d'utilisation du budget.
• Soutenir le recrutement et la gestion contractuelle des consultants.
• Superviser l'organisation et la logistique des réunions clés, tenir des registres des décisions prises lors des réunions.
• Prenez des notes lors des réunions, rédigez des lettres et rédigez des comptes rendus sur demande.
• Prendre les dispositions nécessaires pour les voyages, les visas et l'hébergement; voyager occasionnellement avec la direction pour fournir une assistance générale. Organiser la logistique pour les délégations en visite, y compris les membres de l'équipe PSF et les consultants.
• Traiter les demandes de remboursement des frais de voyage.
• Gérez les systèmes et les abonnements, créez et traitez les notes de frais dans SAP.
• Participer au suivi et à la mise à jour des données sur le calendrier de travail et les indicateurs clés de performance.
• Contribuer au reporting sur la gestion et la performance des activités PSF et aux différents documents de travail de la Facilité.
• Coordonner avec le Département des services informatiques de la Banque), si nécessaire, pour les besoins liés à SAP / BPPS / ATRS / SRAS et aux questions informatiques.

Les critères de sélection
• Au moins un baccalauréat en gestion d'entreprise, informatique, commerce, administration des affaires ou dans une discipline connexe;
• Un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente et pratique dans un service opérationnel, de préférence dans une organisation internationale, en particulier dans une banque commerciale internationale ou dans le secteur des assurances;
• Bonne connaissance de l'administration générale et de l'organisation des bureaux dans les institutions financières exposées à différents niveaux de risque;
• Expérience dans le secteur bancaire d'investissement ou de développement et avec des acteurs du secteur privé;
• Une expérience administrative du travail d'équipe et des relations dans une institution financière de développement qui utilise des instruments de participation au risque ou de garantie de crédit ou une fonction d'assurance-crédit serait un avantage supplémentaire;
• Capacité d'anticiper les risques imprévus en élaborant des plans et des programmes d'urgence pour résoudre les problèmes qui pourraient avoir une incidence sur l'atteinte de résultats de qualité;
• Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à fournir et à recevoir des commentaires;
• La maturité, la fiabilité, l'intégrité, l'adaptabilité et l'initiative sont essentielles pour remplir cette fonction;
• Capacité à prendre des décisions éclairées et à fournir des conseils pour résoudre de manière indépendante les problèmes du programme en fonction des informations disponibles ou difficiles à trouver; utiliser des informations pertinentes, opportunes et claires.
• Résolution de problèmes: appliquer les connaissances opérationnelles pour résoudre les problèmes et trouver des solutions pour le client (interne et externe) et l'organisation;
• Communication: Capacité à communiquer oralement et par écrit de manière claire et concise; présenter l'information orale avec clarté et un style approprié et adapter le langage et le style aux besoins d'un public particulier;
• Efficacité opérationnelle S'engager à faire en sorte que les systèmes, les procédures et la culture au sein de l'organisation soient pleinement exploités pour produire les résultats requis;
• Capacité à faire preuve d'innovation et de créativité: Démontrer un engagement fort dans la recherche et la production de solutions innovantes et originales pour l'exécution d'activités visant à améliorer la performance et à générer des avantages supplémentaires pour la Banque et ses clients;
• Travail d'équipe et relations: Travaillez avec des collègues pour améliorer l'efficacité de l'équipe dans son ensemble, en partageant les connaissances et la charge de travail. Établir de solides relations de travail avec les collègues et contribuer à la création d'un environnement positif pour le travail d'équipe;
• Compétences en administration et organisation de bureau;
• Aptitude avérée à rédiger des rapports professionnels;
• Compétence dans l'utilisation des applications logicielles standard de MS Office, notamment Word, PowerPoint, Excel et SAP. • Compétence dans l'utilisation de SAP ou d'un logiciel de planification des ressources d'entreprise associé (y compris des modules de gestion de projets et de prêts); avoir les compétences technologiques pour effectuer la saisie de données, gérer les horaires des équipes et créer des rapports d'entreprise;
• Capacité à mettre en place un système de base de données;
• La capacité de communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en anglais est une exigence pour ce poste. Être bilingue (anglais et français)

LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) ÉMET LE PRÉSENT AVIS DE VACANCE AU NOM DE LA FACILITÉ D'AMÉLIORATION DU CRÉDIT DU SECTEUR PRIVÉ (PSF) QUI SERA L'EMPLOYEUR DU BÉNÉFICIAIRE. ÊTRE RECRUTEMENT DANS LE PSF NE GARANTIT PAS UN EMPLOI FUTUR À LA BAD.

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