Contexte
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Dans le cadre de l’extension de sa couverture géographique au Sénégal, FHI 360 ouvre deux bureaux avancés hébergés au sein des Directions Régionales de la Santé, l’un couvrant les régions de Louga, Saint-Louis et Matam, l’autre celles de Tambacounda et Kédougou. Pour faciliter la mise en œuvre des interventions dans ces régions, FHI 360 recherche des candidats qualifiés pour deux postes d’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère).
Le poste combine les fonctions administratives et financières au niveau du bureau avancé, dans un environnement où les fonctions support sont centralisées à Dakar.

Description du poste
• Il/elle sera responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau avancé et des activités de terrain, y compris la préparation des paiements journaliers dûment approuvés conformément aux systèmes et aux procédures de FHI 360 ;
• Appuyer la revue des pièces comptables et s’assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentées ;
• Vérifier les demandes d’avance, les rapports de dépenses de voyage et les dépenses opérationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivité, s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de FHI 360, et effectuer la réconciliation des avances après avoir scanné et archivé les justificatifs dans SharePoint, avant de les soumettre pour revue et approbation ;
• Appuyer l’équipe Grants dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous-subventions mises en œuvre dans les régions couvertes ;
• Appuyer la gestion des ateliers et/ou activités, y compris le paiement des participants ;
Assurer la gestion administrative et logistique du bureau avancé ainsi que le suivi des biens et équipements qui y sont affectés ;
• Assister le service Procurement de Dakar pour les acquisitions réalisées sur site et servir de point focal local pour les fournisseurs ;
• Assurer l’interface administrative courante avec la Direction Régionale de la Santé qui héberge l’équipe de FHI360 et avec les partenaires locaux.

Principales responsabilités
Tenir la comptabilité et les dossiers comptables
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées, éligibles et traitées efficacement
• Vérifier les factures et constituer les dossiers nécessaires aux paiements
• Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants ;
• Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis
• Examiner les rapports de dépenses du bureau avancé en veillant à ce que les méthodes d’établissement des rapports et les documents d’appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes de FHI360;
• Enregistrer les opérations dans GFAS selon les codes comptables et des projets, et assurer l’archivage physique sur place et électronique dans SharePoint des pièces justificatives, selon le calendrier de clôture mensuelle ;
• Contrôler le registre des immobilisations du bureau avancé ;
• Alerter sans délai le superviseur sur toute dépense non conforme, tout dépassement budgétaire ou tout risque financier identifié.

Appuyer les achats et les relations avec les fournisseurs locaux
Les achats de FHI 360 Sénégal sont centralisés à Dakar et relèvent du service Procurement. Au niveau du bureau avancé, il/elle :
• Assiste l’équipe Procurement de Dakar pour les acquisitions à réaliser sur site : identification des fournisseurs locaux, collecte des cotations et des factures pro forma, vérification de la disponibilité des biens et services ;
• Prépare et transmet à Dakar les expressions de besoins et demandes d’achat du bureau avancé, avec les spécifications et justifications requises ;
• Assure la réception physique des biens et services livrés sur site, vérifie leur conformité à la commande et établit les documents de réception ;
• Transmet au service Procurement les dossiers complets et assure le suivi local jusqu’au règlement des fournisseurs ;
• Constitue et tient à jour un répertoire des fournisseurs et prestataires locaux (hôtels, traiteurs, imprimeurs, agences de location de véhicules, etc.).
Organiser les ateliers, formations et missions
• Appuyer l’organisation des ateliers, séminaires et formations tenus dans les régions couvertes
• Préparer les feuilles de présence et les états de paiement et les soumettre à validation avant exécution par le bureau de Dakar ;
• Appuyer le paiement des participants lors des ateliers et des formations et collecter l’ensemble des justificatifs signés (listes de présence, décharges, reçus) ;
• Assurer le suivi des factures annexes liées aux activités et leur archivage dans les délais ;
• Appuyer la préparation logistique des missions de terrain et des programmes de visiteurs

Assurer la gestion administrative du bureau et le suivi des biens
• Assurer la gestion administrative courante du bureau avancé et servir de point focal auprès de la Direction
• Régionale de la Santé qui héberge le bureau (espaces mis à disposition, charges éventuelles, coordination pratique) ;
• Gérer les stocks de fournitures et les consommables : suivi des entrées et sorties, tenue des fiches de stock, expression des besoins de réapprovisionnement auprès de Dakar ;
• Maintenir à jour les fichiers des immobilisations, assurer l’inventaire des équipements du bureau et leur référencement, et signaler tout mouvement, perte ou défaillance ;
• Assurer le suivi de l’entretien courant et des petites réparations des équipements affectés au bureau, en coordination avec le bureau de Dakar ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
Assurer l’archivage et le reporting et participer à l’Audit des Etats Financiers
• Gérer et améliorer le système d’archivage des pièces comptables et administratives avant et après le rapport financier ;
• Appuyer l’archivage des documents comptables et financiers sur SharePoint ;
• Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
• Produire, à la demande du superviseur, les rapports administratifs et financiers périodiques du bureau avancé ;

Compétences et qualités requises
• Avoir un BAC + 3 au minimum en finance, comptabilité, gestion ou administration
• Avoir une expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire dans une ONG ou institution de la place ; une expérience en bureau décentralisé ou de terrain est un atout
• Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé
• Faire preuve d’autonomie et de sens des responsabilités, le poste étant basé hors du siège national
• Être capable de travailler sous stress
• Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable, ainsi que les outils collaboratifs de type SharePoint
• Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de FHI 360
• Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie dans les rapports avec les autorités sanitaires régionales et les partenaires
• Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
• Être capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches en tenant compte des priorités