Cadre organisationnel
Le Bureau sous régional de la FAO pour l’Afrique de l’Ouest (SFW) accompagne les Membres et les Communautés économiques régionales dans la réalisation de résultats transformateurs pour les systèmes agroalimentaires, conformément aux Quatre Améliorations, une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure.
Il soutient les bureaux pays de la FAO dans la sous-région et le Sahel sur les questions de sécurité alimentaire, de nutrition, d’agriculture et de développement rural. Il couvre quinze pays, nommément le Bénin, le Burkina Faso, le Cabo Verde, la Côte d’Ivoire, la Gambie, le Ghana, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Liberia, le Mali, le Niger, le Nigeria, le Sénégal, la Sierra Leone et le Togo ; une communauté forte de plus de 300 millions d’habitants.

Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Coordinateur Sous-régional pour l’Afrique de l’Ouest et la supervision directe du responsable de l’Unité Local des Achats (ULA), l’International Procurement Officer (IPO) , le/la Spécialiste a pour responsabilité principale l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des activités/ projets de l’organisations dans le respect strict des procédures et politiques d’achats de la FAO, en temps utile, de manière compétitive et transparente, tout en répondant aux exigences de l’utilisateur et en assurant le meilleur rapport qualité-prix.

Domaine de spécialisation
Achat des biens, services et travaux, ainsi que la gestion des contrats et le monitoring.

Tâches et responsabilités
• Assister les projets désignés dans la planification et le suivi des achats dans l’outil dédié de la division des achats du siège (CSLP) ;
• Vérifier que toutes les demandes d’achats reçues à l’ULA pour exécution sont réalistes, précises, complètes et signées à la main avant l’enregistrement dans le tableau de suivi des achats ;
• Maintenir et mettre à jour la base des données pour un bon suivi des demandes d’achats ;
• Définir les stratégies d’achats idoines pour chaque demande d’achat en accord avec les principes des Achats à la FAO, les procédures, le manuel MS 502 et les meilleures pratiques ;
• Formuler les demandes de délégation Adhoc, si applicable ; –
• Préparer les Appel d’Offres, en assurer la publication ; le suivi (ex : préparer les demandes de clarifications et assure que les réponses soient publiées à temps à tous les fournisseurs potentiels, préparer les offres pour transmission pour évaluations techniques…)
• Réaliser les évaluations financières, élaborer les recommandations d’adjudication ;
• Préparer les notes de synthèses, et les soumissions aux comités de revue des marchés/contrats (Local et Siège) ;
• Mettre à jour les « reportings » pour les cas assignés (Tableau de suivi des achats MS 502, suivi du Comité d’ouverture des soumissions, des rapports de performance, des applications dommages et intérêts) ;
• Assister dans la préparation et/ou la publication et ou la gestion des appels à manifestation d’intérêts (AMI) (dans le cadre des MS 502, MS 507 et/ou MS 704);
• Assurer l’émission et le suivi de bons de commande et de contrats des fournisseurs des biens, services et travaux ;
• Assurer le suivi des livraisons de biens et l’administration des contrats ; les retards de livraison doivent être documentés et les dommages et intérêts systématiquement appliqués ;
• Rédiger et transmettre les lettres de regrets aux soumissionnaires infructueux pour chaque appel d’offres ;
• Maintenir, organiser et entretenir les dossiers afférents à l’unité locale des achats y compris les documents engageant la responsabilité du service/ de l’Organisation ainsi que les correspondances, les dossiers généraux et les dossiers relatifs aux projets ;
• S’assurer de la mise à jour précise et quotidienne du Tableau de Suivi des Achats afin de s’assurer du bon suivi sur la situation des achats, de pouvoir en extraire les informations requises et de répondre aux demandes d’informations à ce sujet ;
• Contribuer à l’identification de nouveaux fournisseurs pour élargir la liste des fournisseurs potentiels à consulter pour les différentes catégories d’achat ;
• S’assurer du suivi de la performance des fournisseurs en ce qui concerne le délai, la qualité, les prix, et la fourniture de biens et de services conformément aux meilleurs intérêts de l’Organisation ;
• Assurer l’enregistrement des nouveaux vendeurs à temps ainsi que la mise à jour des informations des vendeurs déjà enregistrés ;
• Utiliser les systèmes/outils informatiques (INTEND, GRMS, DO Dashboard, Share point, UN Partner Portal, UNGM) des achats afin de transformer les informations utiles en base de données pour les sources d’approvisionnement ; vérifier que les informations sont complètes et correctes ;
• Classer les documents liés au processus d’achats sur les plateformes et dossiers dédiées et les tenir à jour ;
• S’assurer que tous les cas sont correctement documentés, et que les approbations de l’autorité d’achats sont systématiquement obtenues ;
• Examiner les protocoles d’accords conformément à la fonction d’assurance qualité telle qu’énoncée dans les règles et procédures de la FAO ;
• Identifier et prendre des décisions et formuler des recommandations préliminaires concernant les litiges ou les réclamations découlant des opérations d’achat ;
• Organiser et participer, le cas échéant, aux comités locaux d’ouverture des soumissions et au Comité local d’approvisionnement (LPC) ;
• Sur demande de l’IPO, procéder à la revue des demandes de délégation d’autorités des pays de la sous régions.
• Exécuter toute autre tâche qui lui serait confiée/ demandée par la hiérarchie.


LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:

Conditions minimales à remplir
• Diplôme Universitaire supérieur en droit, en gestion de développement d’entreprise, en économie, comptabilité, finance ou discipline apparentée et/ ou une discipline en lien avec les commodités achetées par la FAO
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente dans la gestion des achats et/ ou Supply Chain dans le secteur privé, humanitaires et/ ou pour une organisation internationale
• Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance intermédiaire (niveau B) de l’anglais
• Nationalité sénégalaise

Compétences de base exigées par la FAO
• Être axé sur les résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Savoir communiquer
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Excellentes qualités rédactionnelles, relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les superviseurs et les collègues.
• Capacité à travailler en tant que membre d’une équipe, à travers le partage d’informations et la coordination des efforts au sein de l’équipe ;
• Capacité à analyser rapidement les problématiques à la fois aux niveaux micro et macro.
• Faire preuve d’une grande rigueur.
• Être orientée résultats et solutions tout en appliquant/ respectant rigoureusement les procédures de l’organisation.

Critères de sélection
• Une maîtrise de l’outil informatique (Excel; World, PowerPoint et MS Teams) et une connaissance de SharePoint et MS Power BI ;
• Avoir une certification CIPS niveau 2 est vivement souhaité, niveau 3 est un atout ;
• Expérience avérée dans le domaine de la gestion contractuelle et des achats ;
• Bonne capacité de jugement, intégrité, sens de l’initiative, sens élevé de responsabilité et de l’organisation du travail ;
• Bon esprit analytique, bonne capacité à travailler sous pression ;
• Aptitude démontrée à analyser les problèmes, à faire des recommandations appropriées, à prendre des décisions efficaces, y compris dans les situations de développement ou d’urgence ;
• Expérience de travail antérieure dans le domaine ;
• Connaissance du système des Nations Unies ;
• Une expérience professionnelle dans une Organisation Internationale serait un atout.