Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmettre les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable. Prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats, maintenance des équipements de la structure, …).
Fonctions
• Accueillir une clientèle
• Planifier les rendez-vous
• Orienter les personnes selon leur demande
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Saisir des documents numériques
• Classer les documents, informations et fonds documentaires des activités
• Organiser des déplacements professionnels
• Définir des besoins en approvisionnement
• Suivre l’état des stocks
• Préparer les commandes
• Correspondre avec les institutions sociales
• Archiver les dossiers et documents de référence
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Réaliser des reporting d’activités
Compétences
• Sténographie
• Techniques de prises de notes
• Outils bureautiques
• Règles d’accueil
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
• Normes rédactionnelles
• Connaissance en Droit du travail
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