Description du poste : Procurement Officer/Agent chargé des Achats

Aperçu
La Mission de l’Agence des États-Unis pour le Développement International basée au Sénégal (USAID/Sénégal) a sélectionné Chemonics International Inc. pour mettre en œuvre le Projet Bâtir un Système de Santé Résilient (BSSR). Cette composante du programme santé de l’USAID 2021-2026, a la charge du "Renforcement du Système de Santé au niveau central" plus particulièrement dans les domaines des politiques et réformes du système de santé, la gouvernance, les systèmes d’information, les ressources humaines pour la santé, la chaine d’approvisionnement en médicaments et produits de santé, le financement de la santé et l’engagement du secteur privé auprès du Ministère de la Santé et de l’Action Sociale (MSAS).
C’est dans ce cadre que le Projet BSSR recrute un Agent chargé des Achats pour organiser et coordonner les achats des biens et services du bureau, sous la supervision du Directeur des Finances et de la Conformité.

Responsabilités :
L’agent aux Achats et à la Logistique aura pour principales missions :
1. Assurer le contrôle préalable des demandes d’achat : Valider que toutes les requêtes d’achat (PAR) sont approuvées par le Chef de Projet ou la personne autorisée avant le lancement des procédures d’acquisition.
2. Suivre l’exécution des bons de commande : S’assurer de la signature et du respect des bons de commande par les parties concernées.
3. Coordonner la réception des commandes : Organiser la réception des commandes conformément aux procédures de Chemonics, en collaboration avec l’Agent Administratif et Financier.
4. Faciliter la communication : S’assurer qu’il n’y a pas de déficit de communication dans le processus d’approvisionnement, en maintenant un lien étroit avec le Directeur des Finances et de la Conformité.
5. Veiller au respect des procédures d’achat : S’assurer que toutes les procédures de Chemonics sont respectées pour chaque achat.
6. Évaluer les offres de soumission : Vérifier que les critères de qualité, prix, conditions de paiement et délais de livraison sont pris en compte dans l’évaluation des dossiers.
7. Gestion des paiements : Vérifier la liasse complète de paiements, y compris les documents de support, et l’envoyer au Comptable après numérisation et téléchargement sur SharePoint.
8. Informer les initiateurs : Communiquer régulièrement avec les initiateurs des demandes d’achat sur l’état d’avancement de leurs requêtes et notifier tout retard éventuel.
9. Maintenir la transparence avec les fournisseurs : Assurer des relations professionnelles transparentes avec les fournisseurs et prestataires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau.
10. Tenir à jour le tableau de suivi : Collecter les informations et actualiser le tableau de suivi des achats (Procurement Tracker).
11. Mise à jour des fichiers d’inventaire : Réaliser des mises à jour périodiques des inventaires et des biens et appuyer l’Agent Administratif et Financier dans l’étiquetage des biens
12. Développement du catalogue fournisseurs : Établir et actualiser le catalogue des fournisseurs de biens et services.
13. Effectuer toute autre tâche assignée : Participer activement à toute mission annexe nécessaire au bon fonctionnement du projet.

Qualifications Requises :
- Diplôme académique : BAC + 3 minimum en Transport et Logistique, Gestion des Approvisionnements, ou tout autre domaine connexe comme la Gestion des Affaires ou l’Administration.
- Expérience professionnelle : Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un projet financé par un bailleur de fonds international.
- Connaissance des procédures d’achat : Une expérience dans la gestion des achats pour des projets de l’USAID et une maîtrise des procédures de Chemonics seraient un atout.
- Compétences linguistiques : Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais.
- Compétences informatiques : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de logiciels de gestion des achats.
- Aptitudes interpersonnelles : Fortes capacités d’organisation, de communication et d’adaptabilité.

Lieu d’affectation : Dakar avec possibilité de missions dans les régions.
Type de contrat : CDD renouvelable en fonction des résultats de l’évaluation annuelle des performances individuelles et de la continuité du financement par le bailleur de fonds.